Elke administratie in Zenvoices heeft een @to-zenvoices.com e-mailadres waar u documenten naar toe kan mailen. Het e-mailadres van een administratie vindt u terug bij 'Beheer | Omgeving | Administraties'.

Emailadres van administratie wijzigen:

Door het pennetje aan te klikken bij het emailadres in betreffende administratie onder'Beheer | Omgeving | Administraties'  ondersteunen wij de mogelijkheid om het e-mail adres van de administratie (deels) te wijzigen. 

Verwerking van e-mails

Voor elke bijlage van een ontvangen e-mailbericht wordt een document aangemaakt in Zenvoices. ZIP-bestanden worden hierbij automatisch uitgepakt. Ook de inhoud van e-mailberichten wordt opgeslagen in Zenvoices en is te raadplegen bij 'Uploaden & inlezen'.

Dagboek meesturen

Wanneer u met meerdere dagboeken werkt, kunt u in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen. In dit geval wordt het opgegeven dagboek toegewezen aan het document en hoeft u dit niet handmatig te doen bij 'Uploaden & inlezen'. De dagboekcode dient u tussen blokhaken te plaatsen. Een aantal voorbeelden:

  1. Facturen mei 2017 [INK]
  2. Facturen mei 2017 [VRK]
  3. [VRK] facturen mei 2017

UBL facturen

Voor UBL facturen wordt vaak zowel een .xml bestand als .pdf bestand aangeleverd. Zenvoices herkent automatisch bij elkaar horende bestanden en behandelt deze als één document. Om deze als één document te verwerken tot boeking is het vereist dat de bestandsnaam voor de extensie gelijk is (bijvoorbeeld: naam.pdf & naam.xml). 

Maximale berichtgrootte

Lees hier welke aanleverlimieten er gelden.

Eigen e-mailaccount koppelen

Het is ook mogelijk om uw eigen e-mailaccount te koppelen aan Zenvoices. Dit kunt u instellen via "Beheer | Administratie | Kanalen". Klik vervolgens op "Nieuw kanaal", kies "E-mail" bij "Koppeling" en vul op het tabblad "Instellingen" de gegevens van uw e-mailaccount in. POP3 en IMAP e-mailaccounts worden ondersteund.

Heeft u het antwoord gevonden?