De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Autorisatiemanagement.
Open 'Autorisatie' in het hoofdmenu om alle nog te autoriseren boekingen weer te geven. Klik op een boeking om deze te bekijken en te autoriseren.
Tijdens het autoriseren kan een autorisator zes acties uitvoeren bij een boeking:
Goedkeuren: de boeking goedkeuren.
Afkeuren: de boeking afkeuren, met de verplichte invoer van een opmerking.
Doorsturen: de boeking ter autorisatie aanbieden bij een andere autorisator, met de verplichte invoer van een opmerking.
Let op: doorsturen is alleen mogelijk wanneer het gebruikersrecht 'Autorisatie | Andere autorisatoren toewijzen' ingeschakeld is en de gekozen autorisator niet in het schema van de desbetreffende boeking opgenomen is.
Status wijzigen naar “in behandeling”: aangeven dat de autorisatie in behandeling is genomen, met de verplichte invoer van een opmerking.
Boeking wijzigen: autorisatoren met de gebruikersrechten Pagina's | Boekingen | Boekingen wijzigen en Autorisatie | Boekingen autoriseren | Boekingen wijzigen tijdens autorisatie kunnen boekingen wijzigen tijdens autorisatie.
Let op: dit kan uitsluitend als de boeking niet vóór autorisatie is geëxporteerd naar het boekhoudpakket. Door deze rechten toe te voegen aan autorisatoren, zijn ook alle andere boekingen van andere autorisatoren te raadplegen.
Communiceren met anderen: in het autorisatieproces kan met andere gebruikers gecommuniceerd worden door middel van het toevoegen van opmerkingen aan boekingen. Het taggen van een gebruiker in een opmerking zorgt ervoor dat hij/zij een notificatie ontvangt, deze opmerkingen zijn alleen te raadplegen voor de ontvanger, wanneer deze persoon toegang heeft tot de boeking via het geactiveerde autorisatieschema. Deze gebruiker dient dus opgenomen te zijn in het autorisatieschema.
Wanneer een boeking goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze geëxporteerd naar het boekhoudpakket of vrijgegeven voor betaling, afhankelijk van de dagboek instellingen. Wanneer een boeking afgekeurd is door een autorisator, wordt het autorisatieproces beëindigd en verschijnt de boeking in het overzicht met afgekeurde boekingen voor verdere verwerking door een autorisatiebeheerder.