Met de functie 'Splitsen & rangschikken' kan je documenten splitsen, rangschikken (de volgorde van pagina's bepalen) en pagina's verwijderen. Deze functie kan je bijvoorbeeld gebruiken om gescande documenten die uit meerdere facturen bestaan te splitsen in losse documenten. Je kunt documenten handmatig splitsen of automatisch splitsen met de aanvullende module Automatisch documenten splitsen.
Let op:
Documenten met maximaal 250 pagina's worden ondersteund.
Deze functie is alleen beschikbaar voor PDF documenten. Wanneer voor het splitsen andere bestandtypes dan PDF worden samengevoegd met het PDF bestand, zullen de overige documenten verloren gaan bij het splitsen.
Door splitsen en rangschikken ontstaan nieuwe documenten. Bij het inlezen van deze documenten worden verwerkte facturen in rekening gebracht, ook al is dit bij het originele document al gebeurd op het moment van ontvangst in de administratie.
Er zijn twee mogelijkheden om documenten te splitsen:
Handmatig documenten splitsen
Automatisch documenten splitsen
Handmatig splitsen
De functie 'Splitsen & rangschikken' vind je bij 'Uploaden & inlezen'. Klik op het gewenste PDF document en klik in het rechtermenu op 'Splitsen & rangschikken':
Vervolgens verschijnt het 'Splitsen & rangschikken' venster. Bij meerdere pagina's kan er met de schuifbalk onderaan het splitsscherm naar rechts geschoven worden.
Splitsen: klik op het plusteken tussen de pagina's om aan te geven of het document op deze positie gesplitst dient te worden. Het splitsen van twee pagina's wordt weergegeven door een schaar in plaats van een plusteken tussen de pagina's.
Klik op de knop 'Alle pagina's splitsen' om op elke pagina overgang te splitsen en zodoende voor elke pagina een los document aan te maken:
Rangschikken: sleep een pagina naar andere positie om de pagina volgorde te wijzigen. Zo bepaal je welk document wordt getoond in het boekingsscherm.
Pagina verwijderen: klik op de 'Verwijderen' knop onder een pagina om de pagina te verwijderen uit het document.
Ongedaan maken: klik op de 'Ongedaan maken' knop om de vorige uitgevoerde actie ongedaan te maken:
Minimap: de minimap toont een overzicht van de splits. Gebruik de minimap bij automatisch splitsen (zie hieronder) om eenvoudig te navigeren tussen veel pagina's.
Klik wanneer je gereed bent op 'Opslaan' of op 'Opslaan & inlezen'.
Automatisch splitsen
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie hoe deze aanvullende module ingeschakeld kan worden.
Splitsen: klik op de knop 'Automatisch splitsen' om een splitsvoorstel toe te passen. Er wordt dan automatisch bepaald of het nodig is om pagina's te splitsen. Hiervoor wordt onder andere gekeken of pagina's verschillende facturen zijn en of dat pagina's verschillende documenttypes hebben (bijvoorbeeld een bon of factuur):
Met de herkenningsscore wordt weergegeven wat de zekerheid is dat het splitsvoorstel correct is:
Herkenningsscores hoger dan 80 % worden groen weergegeven.
Herkenningsscores tussen 60 en 80 % worden oranje weergegeven.
Herkenningsscores onder 60 % worden rood weergegeven.
In de minimap worden alle splits weergegeven. De kleur van een split geeft de hoogte van de herkenningsscore aan (zie hierboven). Als je op een split klikt, dan worden de bijbehorende pagina's weergegeven. Als een split handmatig gewijzigd is, dan wijzigt de kleur naar grijs in de minimap en is de herkenningsscore niet meer zichtbaar.
Wanneer je pagina's verwijdert of de volgorde van pagina's wijzigt, dien je opnieuw op de knop 'Automatisch splitsen' te klikken om een nieuw splitsvoorstel toe te passen.
Het automatisch splitsen is zelflerend en verbetert naar mate meer documenten verwerkt worden in een administratie.