De informatie in dit artikel heeft betrekking op Lite administraties.
Met Zenvoices Lite kun je facturen en bonnen automatisch en realtime omzetten in een UBL factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.
Hoe werkt het?
Facturen en bonnen komen per e-mail, scan, upload of via de smartphone app (beschikbaar voor iOS en en Android) binnen in je Zenvoices administratie. Documenten die per mail of app worden aangeleverd worden automatisch ingelezen en direct omgezet in een UBL factuur. Binnen enkele seconden wordt de UBL factuur met oorspronkelijke factuur/bon als bijlage geëxporteerd naar je boekhoudpakket. Afhankelijk van je boekhoudpakket gebeurt dit per e-mail of via een directe API koppeling. In je boekhoudpakket controleer je de herkende gegevens en verwerk je vervolgens de boeking. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van je boekhoudpakket.
Welke gegevens worden herkend in facturen en bonnen?
De volgende gegevens worden herkend:
Factuurnummer (bij bonnen waar geen factuurnummer herkend wordt, wordt de datum + een uniek kenmerk als factuurnummer voorgesteld)
Factuurdatum
Totaalbedrag incl. btw
Totaalbedrag excl. btw
Btw-bedragen
Vervaldatum
KvK-nummer
IBAN
Btw-nummer
Betalingsreferentie: Belgische gestructureerde mededeling en ISO-betalingskenmerk (ISO-standaard 11649)
Valuta
Aandachtspunten:
Adresgegevens worden niet herkend, maar opgezocht bij de handelsregisters van Nederland en België en opgenomen in het UBL bestand.
Factuurnummer wordt automatisch gegenereerd als er geen factuurnummer herkend is o.b.v. de herkende datum of de huidige datum.
Bedragen van creditfacturen worden negatief gemaakt indien deze positief zijn.
Voor bonnen zonder KvK-nummer vermelding wordt 99999990 als KvK-nummer opgenomen in het UBL bestand. In veel administraties worden bonnen op deze wijze op een 'diverse bonnen' relatie geboekt. Het fictieve KvK-nummer is instelbaar onder Beheer / Omgeving / Administraties. Bij het tabblad Voorkeuren in de administratieinstellingen kan een fictief KvK-nummer ingevoerd worden voor bonnen.
De administratiegegevens (naam, KvK-nummer, btw-nummer) worden opgenomen als afzender (verkoop) of begunstigde (inkoop) in de UBL factuur. Als er meerdere KvK of btw-nummers ingesteld zijn, dan wordt de eerste gebruikt.
Welke boekhoudpakketten zijn geschikt?
Van onderstaande pakketten is bij ons bekend dat ze UBL facturen vanuit Zenvoices kunnen ontvangen en verwerken:
AFAS
Asperion
CASHweb
e-Boekhouden.nl
Exact Online
iMUIS
InformerOnline
Reeleezee
Rompslomp
SnelStart (lokale administratie)
SnelStart (Online administratie)
Syntess Atrium
Visma eAccounting
Yuki
7x24
Bij onderstaand boekhoudpakket is het mogelijk om via een directe koppeling te exporteren:
SnelStart
Voor niet specifiek genoemde pakketten, die wel de mogelijkheid hebben om per e-mail inkomende EN 16931 UBL facturen in te lezen, kan tijdens het aanmelden voor 'Overig (universeel)' worden gekozen.
Aan de slag gaan
Ga naar Beheer / Omgeving / Boekhoudpakket koppelingen, klik op 'Nieuw boekhoudpakket koppelen' en kies je boekhoudpakket. Doorloop vervolgens de stappen om een Zenvoices Lite UBL boekhoudpakket en een bijbehorende administratie aan te maken.
Let op: is je bedrijf vóór 04-06-2020 geregistreerd, neem dan contact op via support@zenvoices.com of 085-3038853 om Zenvoices Lite beschikbaar te maken in je omgeving.
Instellingen Zenvoices Lite administraties algemeen
Onderstaande instellingen zijn beschikbaar onder administratie / voorkeuren voor alle UBL boekhoudpakketten:
Automatisch inlezen: het is mogelijk het automatisch inlezen van bonnen en facturen uit schakelen.
E-mails zonder bijlage automatisch inlezen als factuur.
Converteer documenten naar PDF: Word, Excel, afbeeldingen en e-mailberichten kunnen worden geconverteerd naar PDF.
Dagboek: het inkoopdagboek wordt standaard ingesteld voor het administratie e-mailadres.
Toegestane afzenders: hier kunnen e-mailadressen toegevoegd worden welke mogen aanleveren.
Toegestane documenttypes: hier kunnen toegestane documenttypes toegevoegd worden, bijvoorbeeld .pdf.
Minimale herkeningsscore voor overslaan herkenning controle: met het instellen van de minimale herkenningsscore bepaal je de drempelwaarde voor het overslaan van de stap 'herkenning controle'.
KvK-nummer voor bonnen: dit KvK-nummer wordt opgenomen in UBL facturen van bonnen waarvoor geen KvK-nummer herkend is. Hiermee is het mogelijk om bonnen op een vaste crediteur/debiteur te boeken in je boekhoudpakket.
Instellingen Zenvoices Lite administraties met export via e-mail
Onderstaande instelling is alleen van toepassing wanneer er geen directe koppeling met het boekhoudpakket gemaakt is en UBL facturen per e-mail verstuurd worden.
E-mailadres boekhoudpakket: het e-mailadres waarnaar UBL facturen gemaild worden. Dit is instelbaar via Beheer / Omgeving / Boekhoudpakket koppelingen.
Bedrijfsnaam (alleen bij het aanmaken van een nieuw boekhoudpakket): bepaalt de administratienaam. Deze kan na het aanmaken gewijzigd worden via Beheer / Omgeving / Administraties, Wijzigen.
Herkenningsscores
Aan ingelezen documenten wordt een herkenningsscore toegekend. De herkenningsscore van een document geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens van het document volledig juist herkend zijn. Met deze score kun je ook bepalen vanaf welke score een document automatisch naar een UBL geconverteerd kan worden en tot welke score je handmatige herkenningscontrole wilt toepassen.
Naast het gehele document, wordt ook aan onderstaande velden een herkenningscore toegekend:
Factuurnummer
Factuurdatum
Totaalbedrag incl. btw
Totaalbedrag excl. btw (indien admin niet btw vrijgesteld is)
Vervaldatum
Valuta
KvK-nummer
Btw-nummer
IBAN
Betalingsreferentie
Bij 'Herkenning controle' worden velden met een lage score gemarkeerd:
Minimale herkenningsscore voor overslaan herkenning controle
Hiermee bepaal je boven welke herkenningsscore je de herkenning controle wilt overslaan. Ga naar Beheer / Omgeving / Administraties en klik op 'Wijzigen' om dit bij 'Voorkeuren' aan te passen.
Zelflerende herkenning
Zenvoices Lite maakt gebruik van een zelflerend herkenningsalgoritme. Daardoor is het mogelijk dat de herkenning verbetert naar mate er meer documenten zijn verwerkt. De eventuele aanpassingen tijdens het controleren van facturen bij de stap 'Herkenning controle' in Zenvoices worden meegewogen om de toekomstige herkenning van facturen te verbeteren.
Achteraf feedback geven op de herkenning
In Zenvoices Lite kun je achteraf feedback geven over de herkenning van facturen en bonnen. Hiermee train je het hierboven beschreven zelflerende algoritme achteraf. Deze functie is uitsluitend beschikbaar voor documenten die automatisch zijn geconverteerd tot UBL, dus niet reeds via de stap 'Herkenning controle' zijn verwerkt.
Door op 'Herkenning controleren' te klikken kan je bijvoorbeeld het factuurnummer of factuurdatum aanpassen.
Let op: voordat het trainen van het zelflerende algoritme effect heeft is het vereist dat er minimaal circa 50 facturen zijn gecontroleerd en verwerkt als UBL.
Technische specificaties
UBL standaard: EN 16931
Landen tabel standaard: ISO 3166-1 alpha-2
Valuta tabel standaard: ISO 4217 alpha-3
UBL factuur downloaden
Om een UBL factuur te downloaden ga je naar Uploaden & inlezen / Archief. Selecteer 'Details weergeven' in het menu.
Vervolgens kan de UBL factuur gedownload worden:.
Aandachtspunten
Er vindt geen controle op dubbele facturen plaats in Zenvoices. Dit is een taak van het boekhoudpakket.
Facturen die als UBL aangeleverd worden, worden zonder wijziging doorgestuurd naar het boekhoudpakket.
Ingelezen en geëxporteerde documenten worden na 30 dagen verwijderd in Zenvoices.