In een autorisatieschema wordt vastgelegd welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden.

In een autorisatieschema kan je meerdere niveaus toevoegen. Autorisatie start bij niveau 1 en gaat na goedkeuring van alle niet optionele autorisatoren verder op het volgende niveau.

Als je meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toevoegt, dan zal de boeking gelijktijdig bij deze autorisatoren aangeboden worden ter autorisatie. In bovenstaande schema wordt een boeking eerst gelijktijdig aangeboden aan autorisatoren Nik en Brian, en daarna aan autorisator Test Autorisator.

Wanneer een autorisator een boeking afgekeurd, dan wordt het autorisatieproces van de boeking stopgezet.

Autorisatieschema's beheren

Ga naar Beheer / Administratie / Autorisatieschema's om autorisatieschema's aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.

Autorisatieschema's die gekoppeld zijn aan bestaande boekingen kunnen niet verwijderd worden. Wel is het mogelijk om een autorisatieschema op inactief te zetten, zodat deze niet meer voor nieuwe boekingen gebruikt kan worden.

Alleen gebruikers die het gebruikersrecht "Boekingen autoriseren" hebben kunnen toegevoegd worden aan een autorisatieschema.

Voorwaardelijke autorisatie

Stel voorwaarden in voor autorisatoren om een autorisatieschema voorwaardelijk te maken. Op deze wijze kunnen de juiste autorisatoren automatisch toegewezen worden aan facturen.

Voorbeeld: autorisator Eva hoeft alleen te autoriseren als de grootboekrekening "5520 - Kantoorkosten" is en het bedrag (incl. btw) groter is dan 50,00.

Op het tabblad "Voorwaarden" bij het aanmaken/wijzigen van een autorisatieschema
kan je voorwaarden definiëren (ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd). 

Op het tabblad "Autorisatoren" kan je deze voorwaarden vervolgens koppelen aan één of meerdere autorisatoren:

Wanneer er meerdere voorwaarden gekoppeld zijn aan een autorisator, dan dient hij een boeking alleen te autoriseren als aan beide voorwaarden voldaan is.

Wanneer er geen voorwaarden gekoppeld zijn aan een autorisator, dan dient hij een boeking altijd te autoriseren.

Voorwaarden kunnen naar eigen wens opgebouwd worden. De volgende velden zijn hiervoor beschikbaar (afhankelijk van het gekoppelde boekhoudsysteem):

  • Factuurnummer
  • Omschrijving
  • Betalingsreferentie
  • Dagboek type
  • Dagboek
  • Bedrag (incl. btw)
  • Crediteur
  • Debiteur
  • Betalingsconditie
  • Aangemaakt door
  • Goedgekeurd door: de gebruiker die het boekingsvoorstel goedgekeurd heeft.
  • Grootboekrekening
  • Kostenplaats kop/regel
  • Kostendrager kop/regel
  • Project kop/regel
  • Product
  • Medewerker 

Hieronder wordt een voorbeeld voorwaarde weergegeven, waarin vereist wordt dat:

  1. Bedrag (incl. btw) groter is dan 50,00
  2. Grootboekrekening gelijk is aan 5520 - Kantoorkosten

Optioneel autoriseren 

In een autorisatieschema kan je per autorisator met het veld Optioneel instellen of autorisatie optioneel is:

Het autorisatieproces gaat naar het volgende niveau als alle niet optionele autorisatoren goedgekeurd hebben. Als alle autorisatoren op een niveau optioneel zijn, dan is de goedkeuring van één autorisator vereist.

Voorbeeld: in onderstaande schema is goedkeuring van één van beide autorisatoren (Nik of Brian) voldoende om een factuur goed te keuren:

Machtigen voor autorisatie tijdens afwezigheid

In Zenvoices is het mogelijk om een persoon te machtigen te handelen namens de oorspronkelijke gebruiker gedurende ( langere) periode van afwezigheid. Raadpleeg de informatiepagina om door middel van deze instelling tijdens afwezigheid een vervanger aan te wijzen. 

Heeft u het antwoord gevonden?