De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Je kent het vast wel: je ontvangt elke maand van verschillende relaties een factuur en je vraagt je af hoe je de verwerking hiervan geautomatiseerd kan worden.
Onder Beheer / Administratie / Automatisering vind je de mogelijkheden om het proces van inkomende factuur tot aan boeking naar eigen inzicht te automatiseren door het toepassen van regels. In dit artikel geven we specifiek uitleg over:
Boekingen
Goedkeur regels
In Zenvoices bieden we de mogelijkheid om tags (labels) aan relaties toe te voegen. Op deze wijze kun je relaties groeperen om facturen van deze relaties bijvoorbeeld automatisch te boeken. Door een aangemaakte tag op te nemen in goedkeurregels kun je daarmee eenvoudig boekingen van alle leveranciers met de bewuste tags automatiseren. Onderstaand een voorbeeld hoe je dit kan inrichten per administratie:
Stap 1: Maak een tag aan
Stap 2: Maak een goedkeurregel aan met de tag
Stap 3: Koppel de tag aan relaties
Stap 1: Maak een tag aan
Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Tags. Klik op 'Nieuwe tag' en noem deze bijv. Automatisch goedkeuren en klik op 'Opslaan'. Deze tag gaan we vervolgens toevoegen aan de 'Goedkeur regel'.
Stap 2: Maak een goedkeurregel aan met de tag
Ga naar Beheer / Administratie / Automatisering en klik op 'Goedkeur regels'. Klik op 'Nieuwe regel'. Voer een omschrijving in bijv. >97,5% goedkeuren. Vink 'Toepassen op alle relaties' uit. Voeg de eerder aangemaakte tag toe bij 'Relatie tags' en klik vervolgens op het groene + teken. Hier kunnen condities toegevoegd worden door op 'Conditie toevoegen' te klikken. Door op de blauwe balk met tekst te klikken worden de mogelijke opties getoond. Kies hier 'Herkenningsscore'. Klik op de groene balk en maak hier bijv. '> Groter dan' van. Vul in de laatste kolom een waarde in, bijv. 97,50%. Wil je een extra conditie toevoegen? Klik dan nogmaals op het groene + teken om een extra conditie toe te voegen, bijv. Bedrag (excl. btw) / < Kleiner dan / 500 en klik op 'Opslaan'.
Hierbij een aantal voorbeelden van condities die gekozen kunnen worden.
# 1: Voor documenten met een herkenningsscore hoger dan 97,5%:
# 2: Voor documenten met een bedrag tot 500,00:
# 3: Indien de betalingsconditie 'Incasso' van toepassing is:
#4: Combinaties zijn ook mogelijk (alle drie de voorwaarden dienen van toepassing te zijn):
Let op: lees hier welke waardes je kan invullen bij 'Als'.
Resultaat Goedkeur regel:
Stap 3: Koppel de tag aan relaties
Bij het boekingsvoorstel kan je eenvoudig de eerder aangemaakte tag toevoegen aan relaties om deze de volgende keer automatisch te laten boeken (mits de boeking voldoet aan de ingestelde voorwaarden). Klik daarvoor op 'Wijzigen' bij 'Relatie'.
Voeg vervolgens links bovenin de tag toe aan de relatie en klik op 'Opslaan'.
Het is ook mogelijk om een tag in 1x aan meerdere relaties toe te kennen. Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Relaties. Selecteer meerdere relaties en kies via de 'Bulkactie' de actie 'Tag toevoegen/verwijderen' en selecteer de eerder aangemaakte tag.
