Wat doet generatieve AI in Zenvoices
Zenvoices gebruikt AI-services van Microsoft Azure voor de volgende onderdelen van het factuurverwerkingsproces:
Herkennen van Eigen velden op een factuur.
Maken van een samenvatting van de omschrijving op een factuur.
Classificeren van het documenttype of de kostensoort, bijvoorbeeld brandstofkosten.
De AI genereert op basis van de factuur een suggestie voor de boekingsregel. Deze suggestie leggen we altijd eerst aan jou voor. De AI neemt zelf geen beslissingen, jij beoordeelt en bevestigt elke suggestie voordat deze verwerkt wordt. De output van de AI wordt niet zelfstandig opgeslagen of voor andere doeleinden gebruikt.
Generatieve AI: jouw data & de AVG
Verwerking binnen de EU
De AI-services die we gebruiken maken onderdeel uit van het Microsoft Azure platform. Microsoft is opgenomen in onze AVG-structuur als subverwerker, met een geldende verwerkersovereenkomst. De verwerking vindt uitsluitend plaats binnen de Europese Economische Ruimte, via datacenters van Microsoft in Europa. Je data verlaat de EU niet.
Geen gebruik van jouw data voor AI-training
Je factuurdata wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren. Microsoft heeft dit contractueel vastgelegd in haar verwerkersovereenkomst. Je data wordt alleen ingezet voor het doel waarvoor je Zenvoices gebruikt, het verwerken van je facturen.
Persoonsgegevens op facturen
Op facturen kunnen soms persoonsgegevens staan, bijvoorbeeld de naam van een medewerker of een zakelijk adres. Dit zijn gewone persoonsgegevens, geen bijzondere categorie in de zin van de AVG. De grondslag voor verwerking is gerechtvaardigd belang of uitvoering van de overeenkomst.
Let op: heb je een administratie waarbij bijzondere persoonsgegevens kunnen voorkomen? De generatieve AI-functionaliteit kan eenvoudig uitgeschakeld worden, per omgeving, per administratie of per gebruiker. Je houdt zo altijd zelf de controle over waar generatieve AI wel en niet ingezet wordt.
Generatieve AI & technische beveiliging
We hebben de integratie van generatieve AI ingericht volgens gangbare beveiligingsnormen:
Versleutelde communicatie: alle communicatie met de AI-services verloopt via beveiligde, versleutelde verbindingen (HTTPS). Toegangssleutels zijn nooit zichtbaar voor eindgebruikers.
Toegangsbeheer: toegang tot systemen en data is strikt beperkt op basis van het need to know principe.
Dataminimalisatie: alleen de data die nodig is voor de specifieke herkenningstaak wordt naar de AI-service gestuurd.
Geen onnodige opslag: gegevens die door de AI verwerkt worden, bewaren we niet langer dan operationeel noodzakelijk en delen we niet buiten de verwerkingsketen.
Auditlogging: alle AI-aanroepen worden gelogd voor monitoring en incidentrespons.
Certificeringen: Microsoft Azure beschikt over ISO 27001, SOC 2 Type II en andere internationale beveiligingscertificeringen. Zenvoices is zelf ook ISO 27001 gecertificeerd.
Jij houdt de regie
Bij onze generatieve AI-toepassing houd je als gebruiker altijd zelf de regie:
Alle AI-suggesties worden aan jou voorgelegd ter beoordeling.
Je bevestigt of corrigeert een suggestie altijd zelf, voordat deze opgeslagen wordt.
Handmatig ingrijpen is altijd mogelijk, je bent nooit afhankelijk van de AI-output.
Alle output en eventuele correcties worden gelogd voor traceerbaarheid.
Generatieve AI & EU AI Act
De AI-toepassing van Zenvoices valt niet onder de categorieën 'Onaanvaardbaar risico' of 'Hoog risico' uit de EU AI Act. Het gaat om geautomatiseerde documentverwerking in een zakelijke context, zonder ingrijpende beslissingen over personen. We volgen de ontwikkelingen rond de EU AI Act op de voet en passen onze processen en documentatie hier steeds op aan.
Samengevat
De AI-functionaliteit in Zenvoices is AVG conform, technisch beveiligd en valt onder laag risico volgens de EU AI Act. Je data wordt verwerkt binnen de EU, niet gebruikt voor AI-training en alleen ingezet voor het doel waarvoor je Zenvoices gebruikt. Jij houdt altijd de regie, de AI ondersteunt je, maar beslist niet.
We adviseren je dan ook om gebruik te maken van deze functionaliteit. De voordelen voor automatisering zijn groot, terwijl je data volledig beschermd blijft.
Heb je vragen over? Neem gerust contact op via support@zenvoices.com.