De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Autorisatiemanagement.
Met voorwaardelijke autorisatie wordt het autorisatieschema van een boeking automatisch opgesteld aan de hand van boekingsgegevens en is het niet langer nodig om handmatig het juiste autorisatieschema te kiezen of een factuur handmatig door te sturen.
Per autorisator kan met voorwaarden en regels ingesteld worden wanneer hij een boeking dient te autoriseren.
Voorbeeld: alleen autoriseren als grootboekrekening "5520 - Kantoorkosten" is en bedrag (incl. btw) groter is dan € 50,00.
De gewenste voorwaarden leg je vast in een autorisatieschema en koppel je aan één of meerdere autorisatoren. Lees voor uitleg hierover het hoofdstuk over voorwaardelijke autorisatie in het artikel over autorisatieschema's.
Tip
Om het autorisatieproces van een administratie volledig te automatiseren is ons advies om met één autorisatieschema te werken en deze als standaard in te stellen voor de dagboeken. Dit stel je in bij dagboek instellingen. Daarnaast kan je ervoor kiezen om autorisatie te verplichten per dagboek om zodoende zeker te stellen dat alle boekingen het autorisatieschema doorlopen.
Let op: als een schema verplicht is gemaakt bij het dagboek en de betreffende boeking valt buiten de voorwaarden/criteria, dan wordt deze boeking automatisch verwerkt zonder autorisatie. In het archief staat hierbij dan "geautoriseerd" vermeld zonder een schema, aangezien dit voor betreffende boeking dan van toepassing is.