De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Compleet abonnement
Zowel financiële boekingen als inkoopfacturen kunnen op basis van vooraf ingestelde voorwaarden beoordeeld worden. Denk hierbij aan vereisten voor een boeking, bijvoorbeeld dat het bij diverse relaties verplicht is om op één of meerde projecten te boeken.
Via automatisering op zowel administratie- als omgevingsniveau kunnen de voorwaarden ingesteld worden, via het Autorisatiemanagement kunnen incorrecte boekingen automatisch afgekeurd worden.
Let op: deze functionaliteit wordt alleen ondersteund voor het inkoopdagboek.
Instellen
Activeren in het dagboek
De functionaliteit wordt geactiveerd in het dagboek welke te raadplegen is via Beheer / Omgeving / Administraties / Wijzigen / Dagboek / Wijzigen / Automatische inkoopfactuur beoordeling.
Voorwaarden bepalen
Administratieniveau: Beheer / Administratie / Automatisering
Omgevingsniveau: Beheer / Omgeving/ Automatisering
Via 'Inkoopfactuur beoordeelregels' kunnen beoordeelregels aangemaakt worden.
Weergave van beoordeling resultaten
De beoordeling van boekingen worden op de volgende wijze weergegeven:
In boekingsoverzichten (o.a. bij Niet compleet, Te controleren en Autorisatie / Afgekeurd) wordt de beoordeling weergegeven in de kolom 'Inkoopfactuur beoordeling'.
In het boekingsscherm wordt de beoordeling weergegeven met het veld 'Inkoopfactuur beoordeling'. Daarnaast worden regels en velden groen (correct) of rood (gemarkeerd) op basis van hun beoordeling.
Opnieuw beoordelen
Boekingen worden in de volgende gevallen automatisch opnieuw beoordeeld:
Na het wijzigen van een boeking door een gebruiker
In boekingsoverzichten is de bulkactie 'Inkoopfactuur opnieuw beoordelen' beschikbaar.
In het boekingsscherm is de knop 'Inkoopfactuur opnieuw beoordelen beschikbaar':
Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door gebruikers met de benodigde rechten.
Handmatig beoordelen
Het is mogelijk om de automatische beoordeling te overrulen en een factuur handmatig als correct te beoordelen:
In boekingsoverzichten is de bulkactie 'Inkoopfactuur beoordeling wijzigen' beschikbaar.
In het boekingsscherm is de knop 'Inkoopfactuur beoordeling wijzigen':
Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door gebruikers met de benodigde rechten.
Na het handmatig beoordelen van een factuur zal deze niet meer automatisch beoordeeld worden.
Verplichtingen beoordelen
Via de dagboek instellingen kan ingesteld worden om de verplichtingen te controleren op bedragen. Hier kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat boekingen automatisch als 'niet correct' beoordeeld worden als het bedrag niet gelijk is aan de verplichting of verder afwijkt dan dat is ingesteld. Ook kunnen zo deelfacturen van een verplichting als correct beoordeeld worden zolang het verplichtingsbedrag niet overschreden wordt.
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor Afas en Exact Online Bouw. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Integratie met autorisatie
Onderstaande zijn in het autorisatieschema in te stellen welke te raadplegen is via Beheer / Administratie / Autorisatieschema`s
Automatisch afkeuren van incorrecte facturen
Incorrecte boekingen kunnen automatisch afgekeurd worden in het autorisatieproces, zodat deze bij Autorisatie / Afgekeurd terecht komen voor opvolging. Nadat een boeking alsnog als correct beoordeeld wordt, kan deze opnieuw geautoriseerd worden en alsnog goedgekeurd worden.
Als een boeking automatisch afgekeurd wordt tijdens autorisatie, dan wordt automatisch een opmerking toegevoegd aan de boeking waarin de reden van afkeuring toegelicht wordt.
Schakel bij een autorisatieschema de optie 'Incorrecte inkoopfacturen automatisch afkeuren' in om deze functionaliteit te activeren.
Automatisch opnieuw autoriseren na herbeoordeling
Incorrecte inkoopfacturen die afgekeurd zijn kunnen automatisch opnieuw geautoriseerd worden als deze alsnog als correct beoordeeld worden in een herbeoordeling. Schakel bij een autorisatieschema de optie 'Afgekeurde incorrecte inkoopfacturen automatisch opnieuw autoriseren na herbeoordeling als correct' in om deze functionaliteit te activeren.