De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Autorisatiemanagement.

In een autorisatieschema wordt vastgelegd welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. De volgorde wordt vastgelegd met niveaus.

In een autorisatieschema kan je meerdere niveaus toevoegen. Autorisatie start bij niveau 1 en gaat na goedkeuring van alle niet optionele autorisatoren verder op het volgende niveau.

Als je meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toevoegt, dan zal de boeking gelijktijdig bij deze autorisatoren aangeboden worden ter autorisatie. In bovenstaande schema wordt een boeking eerst gelijktijdig aangeboden aan autorisatoren Nik en Brian, en daarna aan autorisator Test Autorisator.

Wanneer een autorisator een boeking afgekeurd, dan wordt het autorisatieproces van de boeking stopgezet.

Je kan een onbeperkt aantal autorisatoren en niveaus aanmaken in een autorisatieschema.

Autorisatieschema's beheren

Ga naar Beheer / Administratie / Autorisatieschema's om autorisatieschema's aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.

Autorisatieschema's die gekoppeld zijn aan bestaande boekingen kunnen niet verwijderd worden. Wel is het mogelijk om een autorisatieschema op inactief te zetten, zodat deze niet meer voor nieuwe boekingen gebruikt kan worden.

Alleen gebruikers die het gebruikersrecht 'Boekingen autoriseren' hebben kunnen toegevoegd worden aan een autorisatieschema. Dit gebruikersrecht is standaard toegevoegd aan de gebruikersrol 'Autorisator'. In dit artikel leggen we uit welke zes acties een autorisator kan uitvoeren.

Autorisatieschema's kunnen gekopieerd worden naar andere administraties binnen de omgeving met de knop 'Dupliceren':

In dit artikel geven we uitleg hoe autorisatiemanagement geactiveerd kan worden voor een administratie. Lees hier meer over de dagboekinstellingen die er zijn.

Voorwaardelijke autorisatie

Stel voorwaarden in voor autorisatoren om een autorisatieschema voorwaardelijk te maken. Op deze wijze kunnen de juiste autorisatoren automatisch toegewezen worden aan facturen.

Op het tabblad 'Voorwaarden' bij het aanmaken/wijzigen van een autorisatieschema
kan je voorwaarden definiëren (ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd). 

Op het tabblad 'Autorisatoren' kan je deze voorwaarden vervolgens koppelen aan één of meerdere autorisatoren:

Met het veld 'Vereiste voorwaarden' stel je in of aan alle voorwaarden voldaan moet worden (standaard) of dat het voldoende is als aan (ten minste) één voorwaarde voldaan is:

Wanneer er geen voorwaarden gekoppeld zijn aan een autorisator, dan dient hij een boeking altijd te autoriseren.

Voorwaarden kunnen naar wens opgebouwd worden. De volgende velden zijn hiervoor beschikbaar (afhankelijk van het gekoppelde boekhoudpakket):

  • Boekingstype

  • Factuurnummer

  • Omschrijving

  • Betalingsreferentie

  • Dagboek type

  • Dagboek

  • Bedrag (incl. btw)

  • Valuta

  • Crediteur

  • Debiteur

  • Relatietag

  • Betalingsconditie

  • Betalingsreferentie

  • Geen autorisatoren op het vorige niveau: dit veld is 'waar' als er geen autorisatoren zijn op het vorige niveau. 

  • Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus: dit veld is 'waar' als er geen autorisatoren zijn op het alle bovenliggende niveaus. 

  • Opnemen in Zenvoices betaalopdrachten: alleen beschikbaar als de aanvullende module Betalen ingeschakeld is voor de administratie.

  • Opnemen in betaalopdrachten (alleen AFAS)

  • Aangemaakt door: de gebruiker die het document ingelezen heeft of de boeking handmatig aangemaakt heeft.

  • Goedgekeurd door: de gebruiker die het boekingsvoorstel goedgekeurd heeft.

  • Grootboekrekening

  • Kostenplaats kop/regel

  • Kostendrager kop/regel

  • Project kop/regel

  • Project item regel

  • Artikel (alleen Exact Globe/ bij Purchase to pay ook beschikbaar voor King en Exact Online)

  • Medewerker (alleen Exact Globe)

  • Verbijzonderingscodes (alleen AFAS)

  • Magazijncode (alleen Exact Online)

  • Is directe inkoopfactuur (alleen beschikbaar als Purchase to pay ingeschakeld is): is 'Waar' als één of meerdere inkoopfactuurregels niet gekoppeld zijn aan een bestelling.

  • Inkoopfactuur beoordeling (alleen beschikbaar als Purchase to pay ingeschakeld is): de beoordeling van de inkoopfactuur. Dit veld is leeg voor niet inkoopfacturen.

Afhankelijk van gekozen velden zijn de volgende selectiemogelijkheden instelbaar

  • Bevat (een gedeelte van een factuurnummer/omschrijving)

  • Bevat niet

  • Begint met

  • Eindigt met

  • Is gelijk aan (waarde moet exact overeenkomen)

  • Is niet gelijk aan (alles afwijkend van ingestelde waarde)

  • Is één van (meerdere waardes selecteren)

  • Is leeg

  • Is niet leeg

  • Is tussen (een bereik tussen waardes)

  • Kleiner dan

  • Groter dan

  • Kleiner of gelijk aan

  • Groter of gelijk aan

Voorbeelden voorwaarden

Raadpleeg dit artikel met meer informatie welke waardes je kan invoeren bij 'Voorwaarde' (zoals En/Of/Niet en/Niet of).

  1. Hieronder wordt een voorbeeld voorwaarde weergegeven, waarin vereist wordt dat twee voorwaarden van toepassing dienen te zijn

    • Bedrag (excl. btw) groter is dan 50,00 én (kies daarom de voorwaarde 'En')

    • Grootboekrekening gelijk is aan 5520 - Kantoorkosten

  2. Hieronder wordt een voorbeeld voorwaarde weergegeven, waarin alleen vereist wordt dat:

    • Relatie tag 'Telecom' van toepassing dient te zijn (één voorwaarde, dan kan je zowel 'En'/'Of' gebruiken):

Optioneel autoriseren 

In een autorisatieschema kan je per autorisator met het veld 'Optioneel' instellen of autorisatie optioneel is:

Het autorisatieproces gaat naar het volgende niveau als alle niet optionele autorisatoren goedgekeurd hebben. Als alle autorisatoren op een niveau optioneel zijn, dan is de goedkeuring van één autorisator vereist.

Voorbeeld: in onderstaande schema is goedkeuring van één van beide autorisatoren (Nik of Brian) voldoende om een factuur goed te keuren:

Catch-all autorisatoren

De velden 'Geen autorisatoren op het vorige niveau' en 'Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus' kan je gebruiken om te werken met catch-all autorisatoren. Catch-all autorisatoren hoeven alleen goed te keuren als andere autorisatoren niet hoeven goed te keuren.

Voorbeeld: autorisator Brian hoeft alleen de facturen van bepaalde leveranciers goed te keuren. Overige facturen dienen goedgekeurd te worden door gebruiker Nik. 

Dit kan je als volgt inrichten:

  1. Brian wordt op niveau 1 geplaatst met als voorwaarde de leveranciers waarvan ze de facturen moet goedkeuren.

  2. Nik wordt op niveau 2 geplaatst met als voorwaarde 'Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus'. Hierdoor hoeft Nik alleen te autoriseren als Brian niet hoeft te autoriseren.

Machtigen voor autorisatie tijdens afwezigheid

In Zenvoices is het mogelijk om een persoon te machtigen te handelen namens de oorspronkelijke gebruiker gedurende ( langere) periode van afwezigheid. Raadpleeg de informatiepagina om door middel van deze instelling tijdens afwezigheid een vervanger aan te wijzen. 

Automatisch afkeuren van incorrecte inkoopfacturen

Schakel op het tabblad 'Eigenschappen' de optie 'Incorrecte inkoopfacturen automatisch afkeuren' in om incorrecte inkoopfacturen automatisch af te keuren. Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar als de module Purchase to pay geactiveerd is. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Heb je het antwoord gevonden?