De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Autorisatiemanagement.
In een autorisatieschema wordt vastgelegd welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. De volgorde wordt vastgelegd met niveaus.
In een autorisatieschema kan je meerdere niveaus toevoegen. Autorisatie start bij niveau 1 en gaat na goedkeuring van alle niet optionele autorisatoren verder op het volgende niveau.
Als je meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toevoegt, dan zal de boeking gelijktijdig bij deze autorisatoren aangeboden worden ter autorisatie. In bovenstaande schema wordt een boeking eerst gelijktijdig aangeboden aan autorisatoren Jörg en Nik. Nadat beide hebben geautoriseerd, dienen Luuk en Murat na elkaar goed te keuren wanneer hun voorwaarden van toepassing zijn.
Wanneer een autorisator een boeking afkeurt, dan wordt het autorisatieproces van de boeking stopgezet.
Je kan een onbeperkt aantal autorisatoren en niveaus aanmaken in een autorisatieschema.
Autorisatieschema's beheren
Ga naar Beheer / Administratie / Autorisatieschema's om autorisatieschema's aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.
Autorisatieschema's die gekoppeld zijn aan bestaande boekingen kunnen niet verwijderd worden. Wel is het mogelijk om een autorisatieschema op inactief te zetten, zodat deze niet meer voor nieuwe boekingen gebruikt kan worden.
Alleen gebruikers die het gebruikersrecht 'Boekingen autoriseren' hebben kunnen toegevoegd worden aan een autorisatieschema. Dit gebruikersrecht is standaard toegevoegd aan de gebruikersrol 'Autorisator'. In dit artikel leggen we uit welke zes acties een autorisator kan uitvoeren.
Autorisatieschema's kunnen gekopieerd worden naar andere administraties binnen de omgeving met de knop 'Dupliceren':
In dit artikel geven we uitleg hoe autorisatiemanagement geactiveerd kan worden voor een administratie. Lees hier meer over de dagboekinstellingen die er zijn.
Voorwaardelijke autorisatie
Stel voorwaarden in voor autorisatoren om een autorisatieschema voorwaardelijk te maken. Op deze wijze kunnen de juiste autorisatoren automatisch toegewezen worden aan facturen.
Op het tabblad 'Voorwaarden' bij het aanmaken/wijzigen van een autorisatieschema
kan je voorwaarden definiëren (ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd).
Op het tabblad 'Autorisatoren' kan je deze voorwaarden vervolgens koppelen aan één of meerdere autorisatoren:
Met het veld 'Vereiste voorwaarden' stel je in of aan alle voorwaarden voldaan moet worden (standaard) of dat het voldoende is als aan (ten minste) één voorwaarde voldaan is:
Voorwaarden
Wanneer er geen voorwaarden gekoppeld zijn aan een autorisator, dan dient hij een boeking altijd te autoriseren.
Voorwaarden kunnen naar wens opgebouwd worden. De volgende velden zijn hiervoor beschikbaar (afhankelijk van het gekoppelde boekhoudpakket):
Boekingstype
Factuurnummer
Omschrijving
Opmerkingen
Betalingsreferentie
Dagboek type
Dagboek
Bedrag (incl. btw)
Valuta
Crediteur
Debiteur
Relatietag
Betalingsconditie
Betalingsreferentie
Geen autorisatoren op het vorige niveau: dit veld is 'waar' als er geen autorisatoren zijn op het vorige niveau.
Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus: dit veld is 'waar' als er geen autorisatoren zijn op het alle bovenliggende niveaus.
Transitorische boeking: dit veld is 'waar' als als de boeking transitorisch is.
Opnemen in Zenvoices betaalopdrachten: alleen beschikbaar als de aanvullende module Betalen ingeschakeld is voor de administratie.
Opnemen in betaalopdrachten (alleen AFAS)
Aangemaakt door: de gebruiker die het document ingelezen heeft of de boeking handmatig aangemaakt heeft.
Goedgekeurd door: de gebruiker die het boekingsvoorstel goedgekeurd heeft.
Grootboekrekening
Kostenplaats kop/regel
Kostendrager kop/regel
Project kop/regel
Project item regel
Projectleider kop/regel (kop alleen Exact Globe)
Doorbelasten (alleen wanneer het boekhoudpakket dit ondersteund)
Artikel (alleen Exact Globe/ bij Purchase to pay ook beschikbaar voor King en Exact Online)
Medewerker (alleen Exact Globe)
Verbijzonderingscodes (alleen AFAS)
Magazijncode (alleen Exact Online)
Is directe inkoopfactuur (alleen beschikbaar als Purchase to pay ingeschakeld is): is 'Waar' als één of meerdere inkoopfactuurregels niet gekoppeld zijn aan een bestelling.
Inkoopfactuur beoordeling (alleen beschikbaar als Purchase to pay ingeschakeld is): de beoordeling van de inkoopfactuur. Dit veld is leeg voor niet inkoopfacturen.
Afhankelijk van gekozen velden zijn de volgende selectiemogelijkheden instelbaar
Bevat (een gedeelte van een factuurnummer/omschrijving)
Bevat niet
Begint met
Eindigt met
Is gelijk aan (waarde moet exact overeenkomen)
Is niet gelijk aan (alles afwijkend van ingestelde waarde)
Is één van (meerdere waardes selecteren)
Is leeg
Is niet leeg
Is tussen (een bereik tussen waardes)
Kleiner dan
Groter dan
Kleiner of gelijk aan
Groter of gelijk aan
Voorbeelden voorwaarden
Raadpleeg dit artikel met meer informatie welke waardes je kan invoeren bij 'Voorwaarde' (zoals En/Of/Niet en/Niet of).
Hieronder wordt een voorbeeld voorwaarde weergegeven, waarin vereist wordt dat twee voorwaarden van toepassing dienen te zijn
Bedrag (excl. btw) groter is dan 50,00 én (kies daarom de voorwaarde 'En')
Grootboekrekening gelijk is aan 5530 - Autokosten
Hieronder wordt een voorbeeld voorwaarde weergegeven, waarin alleen vereist wordt dat:
Relatie tag 'Telecom' van toepassing dient te zijn (één voorwaarde, dan kan je zowel 'En'/'Of' gebruiken):
Optioneel autoriseren
In een autorisatieschema kan je per autorisator met het veld 'Optioneel' instellen of autorisatie optioneel is:
Het autorisatieproces gaat naar het volgende niveau als alle niet optionele autorisatoren goedgekeurd hebben. Als alle autorisatoren op een niveau optioneel zijn, dan is de goedkeuring van één autorisator vereist (van toepassing bij bovenstaand voorbeeld).
Catch-all autorisatoren
De velden 'Geen autorisatoren op het vorige niveau' en 'Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus' kan je gebruiken om te werken met catch-all autorisatoren. Catch-all autorisatoren hoeven alleen goed te keuren als andere autorisatoren niet hoeven goed te keuren.
Dit kan je als volgt inrichten:
Jörg en Nik worden op niveau 1 geplaatst met als voorwaarde de kostenplaatsen waarvan ze de facturen moet goedkeuren.
Luuk op niveau 2 met alleen boekingen met een bedrag boven de € 10.000,-
Murat wordt op niveau 3 geplaatst met als voorwaarde 'Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus'. Hierdoor hoeft Murat alleen te autoriseren als Jörg, Nik en Luuk niet hoeven te autoriseren.
Machtigen voor autorisatie tijdens afwezigheid
In Zenvoices is het mogelijk om een persoon te machtigen te handelen namens de oorspronkelijke gebruiker gedurende ( langere) periode van afwezigheid. Raadpleeg de informatiepagina om door middel van deze instelling tijdens afwezigheid een vervanger aan te wijzen.
Automatisch afkeuren van incorrecte inkoopfacturen
Schakel op het tabblad 'Eigenschappen' de optie 'Incorrecte inkoopfacturen automatisch afkeuren' in om incorrecte inkoopfacturen automatisch af te keuren. Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar als de module Purchase to pay geactiveerd is. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.