De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Je kent het vast wel: je ontvangt allemaal verschillende bonnetjes en facturen van verschillende supermarkten, tankstations, bouwmarkten enz. Deze relaties wil je niet allemaal als losse crediteur aanmaken, maar bundelen onder één verzamelcrediteur, bijv. diverse supermarken, diverse tankstations e.d. In onderstaand artikel leggen we uit uit hoe je dit kan automatiseren en hoe vervolgens het boekingsvoorstel automatisch geboekt kan worden.
Onder Beheer / Administratie / Automatisering vind je alle mogelijkheden om het proces van inkomende factuur tot aan boeking naar eigen inzicht te automatiseren door het toepassen van regels. In dit artikel geven we specifiek uitleg over:
Boekingen
Goedkeur regels
Relatie toewijs regels
In Zenvoices bieden we met behulp van zogenaamde 'Relatie toewijs regels' en 'Goedkeur regels' de mogelijkheid om bonnen/facturen volledig automatisch te boeken. Door een 'Relatie toewijs regel' aan te maken (met instelbare condities), kunnen bijv. bonnen van tankstations, supermarkten, bouwmarkten en bijv. verkoopfacturen op een verzamelrelatie geboekt worden. In combinatie met een 'Goedkeur regel' kan deze o.b.v. voorgaande boekingen automatisch goedgekeurd (en dus geboekt) worden.
Stap 1: Maak een relatie toewijsregel aan
Stap 2: Maak een goedkeurregel aan
Stap 1: Maak een relatie toewijsregel aan
Doorloop onderstaande stappen om dit in te stellen per administratie:
Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Automatisering. Klik links in het scherm op 'Relatie toewijs regels' en vervolgens op 'Nieuwe regel'.
Voer vervolgens een omschrijving in bijv. Supermarkten. Kies een dagboek (in dit geval Inkoop). Klik vervolgens op het groene + teken. Hier kunnen condities toegevoegd worden door op 'Conditie toevoegen' te klikken. Door op de blauwe balk met tekst te klikken worden de mogelijke opties getoond.
Hierbij een aantal voorbeelden van condities die gekozen kunnen worden.
# 1: Voor e-facturen (daar is geen scan & herken uitgevoerd):
# 2: Voor bedragen kleiner dan 500,00 (werk je met verschillende valuta's, voeg dan ook de conditie 'Valuta' toe):
# 3: Voor een specifiek woord op een document:
# 4: Voor alle documenten die aangeleverd worden met de mobiele app:
#5: Combinaties zijn ook mogelijk (of het woord Bouwmaat voorkomt in het documentonderwerp, of het woord Bouwmaat voorkomt op het document, of het woord Bouwmaat voorkomt in de bestandnaam). Eén van de drie is voldoende:
Kies bijv. 'Document tekst'. De tekst in de groene balk kan op 'Bevat' blijven staan. In de laatste kolom kan bijv. 'Albert Heijn' ingevoerd worden. Als deze tekst aanwezig is in een document, zal dit herkend worden en de gekozen relatie automatisch toegevoegd worden. Kies hier dus voor een uniek woord of een combinatie van unieke woorden.
Herhaal deze stappen indien nodig voor andere supermarkten.
Let op: lees hier welke waardes je kan invullen bij 'Als'.
Selecteer bij 'Relatie toewijzen' de crediteur waar bonnetjes van deze supermarkten op geboekt mogen worden en klik op 'Opslaan'.
Voorbeeld relatie toewijs regel:
Stap 2: Maak een goedkeurregel aan
Doorloop onderstaande stappen om dit in te stellen per administratie:
Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Automatisering. Klik links in het scherm op 'Goedkeur regels' en vervolgens op 'Nieuwe regel'.
Voer vervolgens een omschrijving in bijv. Goedkeuren diverse supermarkten. Vink 'Toepassen op alle relaties' uit en voer bij 'Relaties' de crediteur Diverse supermarkten in.
Klik vervolgens op het groene + teken. Hier kunnen condities toegevoegd worden door op 'Conditie toevoegen' te klikken. Door op de blauwe balk met tekst te klikken worden de mogelijke opties getoond. Voer bij de condities bijv. in: Herkenningsscore / > groter dan / 95%. Indien gewenst kan er een filter op het bedrag gezet worden voor bijv. de conditie Bedrag (excl. btw) / < Kleiner dan / 100,00 in te voeren. Klik vervolgens op 'Opslaan'.
Voorbeeld Goedkeur regel:
Boekingen die voldoen aan de ingestelde voorwaarden zullen per direct automatisch een relatie toegewezen krijgen en het boekingsvoorstel zal automatisch goedgekeurd worden.