De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Purchase to pay.

Inkoopfacturen worden in Zenvoices automatisch gecontroleerd en beoordeeld op basis van bestellingen en magazijnontvangsten. Wanneer een inkoopfactuur kosten bevat die niet opgenomen zijn in de bestelling, zoals bijv. transportkosten en verzendkosten, dienen deze handmatig geboekt te worden in het boekingsscherm. Daarnaast dienen deze handmatig toegevoegde regels handmatig beoordeeld te worden. In dit artikel leggen we uit hoe dit geautomatiseerd kan worden.

Automatisering boekingsregels voor e-facturen (UBL)

E-facturen kunnen op regelniveau gematcht worden met bestellingsregels. Vereist is dat bestellingsnummers (ordernummers) en bestellingsregelnummers (orderregelnummers) of artikelnummers in de e-factuur op regelniveau gespecificeerd zijn. Om regels die niet opgenomen zijn in de bestelling (denk aan bijvoorbeeld verzendkosten) toch automatisch toe te voegen aan de boeking, kan via Beheer / Administratie / Automatisering een boekingsregel aangemaakt worden. Klik hiervoor op 'Boekingsregels' en daarna op 'Nieuwe boekingsregel'. Bij het aanmaken van een boekingsregel zijn de volgende velden beschikbaar:

  • Omschrijving
  • Prioriteit: regels worden uitgevoerd op basis van laag naar hoge prioriteitswaarde
  • Actief
  • Toepassen op alle relaties
  • Relaties: hier kunnen relaties toegevoegd worden wanneer 'Toepassen op alle relaties' uitgevinkt is
  • Relatie tags: hier kunnen relatie tags toegevoegd worden wanneer 'Toepassen op alle relaties' uitgevinkt is en relatietags aangemaakt zijn
  • Voorwaarde: wanneer een voorwaarde van toepassing is, zal de boekingsinstructie geactiveerd worden met het bedrag zoals op regelniveau opgenomen in de e-factuur. Onderstaande condities zijn instelbaar:

In dit artikel lees je welke waardes ('En'/'Of') je kan gebruiken bij 'Voorwaarde'.

Voorbeeld boekingsinstructie (King):

  • Artikelsoort: standaard, tarief en tekst zijn beschikbaar
  • Artikel: beschikbare artikelen uit het boekhoudpakket kunnen hier geselecteerd worden
  • Btw code: aangemaakt btw-codes uit het boekhoudpakket kunnen hier geselecteerd worden

Let op:

Beschikbare boekingsinstructies Exact Globe:

  • Grootboekrekening
  • Artikel
  • Kostenplaats
  • Kostendrager
  • Project
  • Medewerker
  • Btw-code

Beschikbare boekingsinstructies Exact Online:

  • Artikel
  • Kostenplaats
  • Kostendrager
  • Project
  • Btw-code

Automatisering inkoopfactuur beoordeelregels

Zenvoices kent aan inkoopfacturen een beoordeling toe. Wanneer een inkoopfactuur overeenkomt met de bestelling (en de bestelling compleet ontvangen is) krijgt deze boeking de beoordeling 'Correct'. Wanneer een inkoopfactuur afwijkt van de bestelling (of nog niet ontvangen is), krijgt deze de beoordeling 'Incorrect'. Via een inkoop beoordeelregel is het mogelijk om regels die niet opgenomen zijn in de bestelling, toch automatisch als correct te laten beoordelen. Ga naar Beheer / Administratie / Automatisering. Klik op 'Inkoopfactuur beoordeelregels' en vervolgens op 'Nieuwe beoordeelregel'. Bij het aanmaken van een beoordeelregel zijn de volgende velden beschikbaar:

  • Omschrijving
  • Prioriteit: regels worden uitgevoerd op basis van laag naar hoge prioriteitswaarde
  • Actief
  • Toepassen op alle relaties
  • Relaties: hier kunnen relaties toegevoegd worden wanneer 'Toepassen op alle relaties' uitgevinkt is
  • Relatie tags: hier kunnen relatie tags toegevoegd worden wanneer 'Toepassen op alle relaties' uitgevinkt is en relatietags aangemaakt zijn
  • Als: wanneer een conditie van toepassing is, zal de boekingsregel als correct beoordeeld worden. Onderstaande condities zijn instelbaar:

In dit artikel lees je welke waardes ('En'/'Of') je kan gebruiken bij 'Als'.

Voorbeeld:

Tips:

  1. Maak voor buitenlandse leveranciers aparte boekingsregels aan, zodat buitenlandse leveranciers op de juiste btw-code geboekt worden.
  2. Wanneer je tijdens het boeken erachter komt dat de boekingsregel niet overeenkomt met de PDF, controleer dan of de regels/omschrijving van de regels in de e-factuur overeenkomen met de regels op de PDF. Het kan voorkomen dat de PDF en e-factuur niet overeenkomen qua regelomschrijving. De regelomschrijving in de e-factuur is leidend voor de boekingsregels.
  3. Automatische boekingsregels kunnen niet ingesteld worden voor PDF-facturen. Ontvang je de inkoopfactuur in PDF? Vraag je leverancier dan of er in e-factuur aangeleverd kan worden met daarin gespecificeerd de bestellingsnummers (ordernummers) en bestellingsregelnummers (orderregelnummers) of artikelnummers
  4. Maak gebruik van tags voor het inrichten van boekingsregels, dit maakt het bewerken en onderhouden eenvoudiger. Er zijn verschillende benamingen voor bijv. verzendkosten en door tags toe te voegen aan relaties en beoordeelregels, is dit eenvoudig te onderhouden.
Heeft u het antwoord gevonden?