De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Je kent het vast wel, je ontvangt een factuur met daarop een kostenplaats die opgenomen moet worden in de boeking of een leverancier stuurt facturen die op verschillende diensten geboekt moeten worden. Maar hoe automatiseer je dat?
Onder Beheer / Administratie / Automatisering vind je alle mogelijkheden om het proces van inkomende factuur tot aan boeking naar eigen inzicht te automatiseren door het toepassen van regels. In dit artikel geven we specifiek uitleg over:
Boekingen
Boekingswijze toewijs regels
Goedkeur regels
In Zenvoices bieden we de mogelijkheid om op basis van verschillende condities een boekingswijze toe te kennen. Door een 'Boekingswijze toewijs regel' aan te maken kan op basis van verschillende condities ingesteld worden welke boekingswijze geselecteerd dient te worden. In combinatie met een 'Goedkeur regel' kan deze o.b.v. de ingestelde boekingswijze automatisch goedgekeurd (en dus geboekt) worden. De beschikbare boekingswijzen zijn:
Stamgegevens
Laatste boeking
Boekingstemplate
In onderstaand voorbeeld gaan we dieper in op boekingswijze 'Boekingstemplate', met daarin een kostenplaats opgenomen die automatisch toegevoegd wordt op basis van herkende tekst uit een document.
Stap 1: Maak een boekingstemplate aan
Stap 2: Maak een boekingswijze toewijsregel aan
Stap 3: Maak een goedkeurregel aan
Stap 1: Maak een template aan
In dit artikel leggen we uit hoe templates aangemaakt kunnen worden. Als regel in de boekingstemplate is opgenomen dat 100% van de kosten op grootboekrekening 7100 geboekt dienen te worden op kostenplaats 'ABC':
Stap 2: Maak een boekingswijze toewijsregel aan
Doorloop onderstaande stappen om dit in te stellen per administratie:
Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Automatisering. Klik links in het scherm op 'Boekingswijze toewijs regels' en vervolgens op 'Nieuwe regel'.
Voer vervolgens een omschrijving in bijv. Kostenplaats ABC.
Kies een dagboek (in dit geval Inkoop).
Selecteer of deze regel voor alle relaties van toepassing is of specifiek voor één of meerdere relaties. Maak indien gewenst gebruik van tags.
Klik vervolgens op het groene + teken. Hier kunnen condities toegevoegd worden door op 'Conditie toevoegen' te klikken. Door op de blauwe balk met tekst te klikken worden de mogelijke opties getoond:
Hierbij een aantal voorbeelden van condities die gekozen kunnen worden.
# 1: Voor een specifiek woord op een document:
# 2: Voor alle documenten die aangeleverd worden met de mobiele app:
Kies bijv. 'Document tekst'. De tekst in de groene balk kan op 'Bevat' blijven staan. In de laatste kolom kan bijv. 'ABC' ingevoerd worden. Als deze tekst aanwezig is in een document, zal dit herkend worden en de gekozen boekingswijze automatisch gebruikt worden. Kies hier dus voor een uniek woord of een combinatie van unieke woorden.
Let op: lees hier welke waardes je kan invullen bij 'Als'.
Selecteer de boekingswijze: in dit geval Boekingstemplate met daarachter de naam van de template zoals aangemaakt bij Stap 1.
Voorbeeld boekingswijze toewijsregel:
Stap 3: Maak een goedkeurregel aan
Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Automatisering. Klik links in het scherm op 'Goedkeur regels' en vervolgens op 'Nieuwe regel'.
Voer vervolgens een omschrijving in.
Selecteer of deze regel voor alle relaties van toepassing is of specifiek voor één of meerdere relaties. Maak indien gewenst gebruik van tags.
Klik vervolgens op het groene + teken. Hier kunnen condities toegevoegd worden door op 'Conditie toevoegen' te klikken. Door op de blauwe balk met tekst te klikken worden de mogelijke opties getoond. Voer bij de condities bijv. in: Herkenningsscore / > groter dan / 95%. Indien gewenst kan er een filter op het bedrag gezet worden voor bijv. de conditie Bedrag (excl. btw) / < Kleiner dan / 100,00 in te voeren. Klik vervolgens op 'Opslaan'.
Let op: lees hier welke waardes je kan invullen bij 'Als'.
Voorbeeld Goedkeur regel:
Boekingen die voldoen aan de ingestelde voorwaarden zullen per direct automatisch de ingestelde boekingswijze toegewezen krijgen en het boekingsvoorstel zal automatisch goedgekeurd worden.
Let op: staat in de stamgegevens van deze relatie de standaard boekingswijze op 'Laatste boeking', dan zal Zenvoices bij de eerstvolgende boeking de vorige boekingswijze overnemen. In dit geval de boekingstemplate met kostenplaats ABC, ook al staat er geen 'ABC' op toekomstige facturen. Ons advies is daarom, wanneer gebruik wordt gemaakt van Boekingswijze toewijsregels, om in de stamgegevens de standaard boekingswijze op Stamgegevens of Boekingstemplate in te stellen.