In deze handleiding lees je hoe je facturen en bonnen eenvoudig via de mobiele app of via de portal in je Zenvoices omgeving ontvangt. Zenvoices zorgt ervoor dat je documenten snel, veilig en automatisch worden herkend en verwerkt.
1. Aanleveren via de mobiele app
Download de app
Download de Zenvoices app voor Android of iOS uit de app store. Gebruik de gegevens uit de ontvangen mail om in te loggen.
Factuur of bon toevoegen
Klik op de + knop om een factuur of bon toe te voegen
Je kunt kiezen om een foto te maken of een reeds opgeslagen afbeelding of pdf-bestand vanaf je telefoon te uploaden. Druk op het camera-icoon rechts onderin om een foto te maken. Heb je het document al opgeslagen? Kies dan een foto uit je galerij of selecteer een bestand uit je verkenner. Je kunt de foto bewerken of een extra pagina toevoegen als dat nodig is. Zodra je klaar bent, druk je op Klaar.
Upload het document
Geef een duidelijk onderwerp mee, bijvoorbeeld: ‘Aanschaf telefoon’. Het kan zijn dat je gevraagd wordt om een categorie of opmerking mee te geven zodat je factuur of bon goed verwerkt kan worden.
2. Aanleveren via de Zenvoices portal
Inloggen
Ga naar app.zenvoices.com en log in met je gegevens.
Document uploaden
Druk op de knop Documenten uploaden onder Uploaden en inlezen en sleep je factuur naar het uploadscherm of kies handmatig een bestand vanaf je computer.
Je kunt facturen die in je mailbox zijn binnengekomen ook doorsturen naar je unieke Zenvoices e-mailadres. Dit adres vind je links in het scherm onder het tabblad ‘Kanalen’ en het eindigt op @to-zenvoices.com.
3. Meerdere facturen tegelijk uploaden
Klik op Documenten uploaden in de portal.
Sleep meerdere facturen tegelijk naar Zenvoices, bijvoorbeeld als zip-bestand.
De bestanden verschijnen direct in het overzicht.
4. Ingeleverde documenten bekijken en aanvullen
Documenten die je hebt aangeleverd, vind je terug in de portal onder Uploaden & inlezen. Dubbelklik op een factuur om een opmerking toe te voegen of extra informatie mee te geven. Soms is dit verplicht zodat de verwerker de factuur of bon correct kan boeken.
5. Archief voor eindgebruikers
Zodra jouw document administratief is verwerkt, vind je deze terug in het Archief. Hier krijg je een overzicht van alle geboekte facturen en bonnen die jij hebt ingediend. Tip: je kunt in het archief zoeken op basis van de tekst in het document, bijvoorbeeld een productnaam.
6. Tot slot
Zo simpel is aanleveren in Zenvoices! Download nu meteen de mobiele app en lever vanaf vandaag bonnen en facturen direct aan. Geen gedoe meer met bewaren en bonnen die kwijtraken. Dit geeft jou rust en helpt enorm bij een makkelijke en tijdige verwerking van de administratie.
Je bent klaar om je eerste bonnen en facturen aan te leveren.
Veel plezier met Zenvoices!