In dit artikel lichten we toe hoe je eenvoudig bonnen kan verwerken met Zenvoices.

Aanleveren

Met de Zenvoices app stuur je snel en eenvoudig foto's van bonnen naar je Zenvoices administratie. Met de camerafunctie van je smartphone of tablet maak je een foto van een bon vervolgens kun je de foto bijsnijden en kun je deze voorzien van een omschrijving. Na bevestiging wordt de gemaakte foto naar je administratie verzonden.

Inlezen

In de stap 'Uploaden & inlezen' kunnen de via de mobiele app aangeleverde bonnen per stuk of in bulk worden ingelezen.

Tip: door de afzender (aanleveraar) toe te voegen aan de vertrouwde lijst met herkomst 'Mobiele app' kun je ervoor zorgen dat de via mobiele app verzonden documenten automatisch ingelezen worden.

Boekingsvoorstel goedkeuren

Ook aan bonnen die via de mobiele app zijn aangeleverd wordt bij het inlezen een herkenningsscore toegekend. Hiermee is snel inzichtelijk wat de zekerheid is dat de gegevens van de bon goed herkend zijn.

Onderstaand enkele aandachtspunten om het eenvoudig verwerken van gefotografeerde bonnen mogelijk te maken:

Eenmalig aanleren

Nadat een via de mobiele app aangeleverde bon of factuur is ingelezen, wordt deze bij 'Boekingen' onder 'Niet compleet' of 'Te controleren' getoond als boekingsvoorstel. Indien er geen relatie is herkend of de relatie nog moet worden aangemaakt, dan wordt het document onder 'Niet compleet' getoond. Standaard maakt Zenvoices boekingsvoorstellen op basis van de boekingswijze 'Laatste boeking' voor de documenten die onder 'Te controleren' getoond worden. Door een boeking compleet te maken wordt deze boekingswijze standaard vastgelegd voor toekomstige boekingen bij deze relatie, tenzij anders is ingesteld.

Tip: maak voor het automatiseren van de omschrijving bij boekingen gebruik van variabelen.

Factuurnummer genereren voor bonnen

Op bonnen worden doorgaans geen factuurnummer vermeld, echter is een factuurnummer wel verplicht in de meeste boekhoudpakketten. Zenvoices genereert standaard bij de verwerking van bonnen de datum als factuurnummer voor het boeken in het boekhoudpakket.

Voorbeeld: bij een bon gedateerd op bijv. 23 mei 2021, zal als factuurnummer standaard '23052021' voorgesteld worden.

Factuurdatum + een uniek kenmerk als factuurnummer genereren voor bonnen

Op administratieniveau is het mogelijk de factuurdatum + een uniek kenmerk als factuurnummer voor te stellen. Ideaal als er meerdere bonnen van dezelfde relatie op dezelfde dag verwerkt moeten worden. Om dit in te stellen ga je naar naar Beheer / Omgeving / Administraties en klik je op 'Wijzigen' bij desbetreffende administratie. Klik in het tabblad 'Dagboeken' op 'Wijzigen' bij het desbetreffende dagboek en ga naar het tabblad 'Boekingsvoorstellen'. Hier kan je voor de factuurnummer bepaling voor bonnen kiezen voor één van onderstaande opties:

  • Herkende datum (ddmmjjjj)

  • Herkende datum (ddmmjjjj) + uniek kenmerk

Documenttype herkennen

Op crediteurniveau is instelbaar hoe het document type herkent dient te worden. Onderstaande opties zijn instelbaar:

  • Automatisch herkennen

  • Bon

  • Factuur

Als het document type op bon ingesteld is, dan wordt het factuurnummer altijd automatisch gegenereerd als deze niet herkend is. In dit artikel lees je hoe je in bulk o.a. de documenttype bepaling kan aanpassen.

Het verwerken van bonnen automatiseren

Het is mogelijk om het proces van een foto uploaden met de mobiele app tot aan boeking in het boekhoudpakket naar eigen inzicht te automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld een verzamelcrediteur automatisch laten kiezen op basis van herkende tekst op het document en bepalen welke regels je wilt toepassen om de boeking van een bon volledig te automatiseren. Lees hier meer over de functies en mogelijkheden om het proces van uploaden van een bon via de mobiele app tot aan boeking in je boekhoudpakket volledig te automatiseren.


Trefwoorden: scan&herken kassabon app

Heb je het antwoord gevonden?