Met de Zenvoices app werk je onderweg net zo makkelijk als in het webportaal. Je stuurt bonnetjes en facturen naar je administratie, raadpleegt het archief en autoriseert facturen die op je wachten. Dit artikel laat zien hoe de app is opgebouwd en hoe je de belangrijkste onderdelen gebruikt.

Alle onderdelen van de app bereik je via het deze open je door op het hamburgericoon links bovenin te klikken. Het menu is ingedeeld in groepen en toont bovenaan de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd.

Welke onderdelen je ziet, hangt af van je gebruikersrechten. Heb je geen toegang tot het archief, dan zie je de sectie 'Archief' niet. Heb je alleen rechten voor 'Documenten' of alleen voor boekingen, dan zie je enkel het onderdeel waarvoor je die rechten hebt.

Bovenaan in het zijmenu kies je de administratie waarmee je werkt. Deze keuze geldt voor de hele app: 'Inbox', uploads en 'Archief' (zowel Documenten als boekingen) gebruiken steeds dezelfde geselecteerde administratie.

Wissel je van administratie, dan ververst de app automatisch met de gegevens van de nieuw gekozen administratie. Je keuze blijft ook bewaard nadat je de app afsluit en opnieuw opent.

Met de camerafunctie van je smartphone of tablet maak je een foto van een bonnetje of factuur. De foto wordt automatisch bijgesneden en je kan meerdere foto's of documenten in één keer toevoegen. Daarna voeg je eventueel een onderwerp toe, selecteer je een dagboek en plaats je een opmerking. Na bevestiging wordt het document naar je administratie verzonden.

​Tip: Raadpleeg dit artikel voor meer uitleg over uploaden vanuit de app.

Het uploadscherm heeft twee tabbladen, zodat duidelijk is of je een document voor 'Inbox' of voor 'Archief' uploadt. Het tabblad 'Archief' toont alle documenten die via de mobiele app zijn geüpload, dus je upload- en inlees-archief.

Gebruik je de module 'Document management', waarmee je documenten zonder financiële boeking in het archief opslaat, dan kan je naast het dagboek ook een categorie uit 'Document management' selecteren.

- Is 'Dagboek' groen gemarkeerd, dan kan je een dagboek selecteren.

- Is 'Document management' groen gemarkeerd, dan kan je een categorie uit 'Document management' selecteren.

Tip: Dagboek en categorie zijn optioneel tijdens het uploaden. Vul je deze niet in, dan kan je dit later alsnog aanvullen in het webportaal.

Op Android kan je afbeeldingen en pdf's rechtstreeks vanuit andere apps delen met Zenvoices, bijvoorbeeld vanuit je galerij, e-mail of bestandsbeheer. Het gedeelde bestand komt in dezelfde uploadflow terecht als hierboven beschreven, je kan ook meerdere bestanden tegelijk delen.

In 'Archief' bekijk je de gearchiveerde documenten en transacties van je administratie. Archief bestaat uit twee weergaven:

Transacties: je gearchiveerde financiële transacties.

Documenten: je gearchiveerde documenten.

Binnen 'Archief' kan je:

Let op: Je ziet 'Archief' alleen als je hiervoor rechten hebt. Heb je alleen rechten voor 'Documenten' of alleen voor 'Transacties', dan zie je enkel dat onderdeel.

Wil je in een opmerking een collega vermelden met een @mention, dan doe je dit via een overlay-scherm. De lijst met gebruikers staat op alfabetische volgorde van de volledige naam.

Als autorisator bekijk je met de Zenvoices app voor Android en iOS de facturen die voor je klaarstaan ter beoordeling en autoriseer je ze direct. Je kan hierbij opmerkingen toevoegen en eventuele bijlagen raadplegen.

Tip: Raadpleeg dit artikel voor meer uitleg, met bijbehorende instructievideo.

Via 'Beheer / Omgeving / Instellingen' stel je op omgevingsniveau in of er notificaties verstuurd moeten worden. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Een aangeleverd document kan je alleen verwijderen zolang het nog zichtbaar is in het webportaal onder 'Uploaden & Inlezen'. Verwijder je het document via de mobiele app, dan wordt het automatisch ook uit het webportaal verwijderd.

Trefwoorden: mobiele app, navigeren, uploaden, archief, autoriseren, zijmenu