Beschikbaar in de abonnementen Pro en Compleet.
Met een eigen herkenningsveld op kopniveau haal je één specifieke waarde of lijst waardes op uit het gehele document. Niet waarden per afzonderlijke factuurregel, maar als één gegeven dat voor de hele factuur geldt. Denk aan een klantreferentie, een ordernummer, een periode of een specifiek bedrag dat niet in de standaardherkenning beschikbaar is.
In dit artikel doorloop je de volgende stappen:
Eigen herkenningsveld aanmaken op kopniveau (referentie)
Eigen herkenningsveld aanmaken op kopniveau (bedrag)
De herkende waarde gebruiken in een boekingstemplate
Het resultaat raadplegen in het boekingsscherm
Stap 1 - Herkenningsveld aanmaken: referentie
Navigeer naar Beheer / Administratie (of Omgeving) / Eigen herkenningsvelden en klik rechtsboven op de groene knop 'Nieuw eigen herkenningsveld'.
Vul de velden als volgt in:
Veld | Invulling |
Naam | Geef het veld een herkenbare naam, bijvoorbeeld: Klantreferentie. |
Naam vertalingen | Alleen van toepassing wanneer er ook anderstalige gebruikers zijn. Wanneer je dit invult, overschrijft dit het veld Naam, waardoor deze vertaling zichtbaar is bij de herkende gegevens. |
Niveau | Kies Kop. Het veld wordt dan toegepast op het gehele document. |
Gegevenstype | Kies Tekst. Een referentie of ordernummer is doorgaans een combinatie van letters en cijfers. |
Mode | Kies Eenvoudig of Prompt. Eenvoudig: voer in het veld Veldnaam de tekst in die letterlijk op de factuur staat. Zenvoices zoekt dan automatisch naar de bijbehorende waarde. Prompt: schrijf een instructie als de referentie geen vaste veldnaam of kolomkop heeft op de factuur. |
Beschikbaar stellen als boekingsvariabele | Schakel deze optie in als je de herkende waarde wilt gebruiken in de omschrijving van een boeking. Als dit niet nodig is, hoef je dit niet in te schakelen. |
Tip: Sluit het resultaat niet aan bij wat je zoekt? Pas dan de prompt aan en probeer het opnieuw. Hoe specifieker de instructie, hoe beter het resultaat.
Klik op Opslaan.
Stap 2 - Herkenningsveld aanmaken: bedrag
Wil je een specifiek bedrag herkennen dat Zenvoices niet automatisch oppikt, zoals een subtotaal, een emballagebedrag of een vergoeding? Maak dan een eigen herkenningsveld aan.
Vul de velden als volgt in:
Veld | Invulling |
Naam | Geef het veld een herkenbare naam, bijvoorbeeld: Reiskostenvergoeding. |
Naam vertalingen | Alleen van toepassing wanneer er ook anderstalige gebruikers zijn. Wanneer je dit invult, overschrijft dit het veld Naam, waardoor deze vertaling zichtbaar is bij de herkende gegevens. |
Niveau | Kies Kop. |
Gegevenstype | Kies Komma getal. Bedragen bevatten decimalen. |
Mode | Kies Eenvoudig of Prompt. Eenvoudig: voer in het veld Veldnaam de tekst in die letterlijk op de factuur staat. Zenvoices zoekt dan automatisch naar de bijbehorende waarde. Prompt: schrijf een instructie als het bedrag geen vaste veldnaam of kolomkop heeft. Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk waar het bedrag op de factuur staat. Zie ook de voorbeeldprompts hieronder. |
Beschikbaar stellen als boekingsvariabele | Schakel deze optie in en kies een variabelenaam, bijvoorbeeld: reiskostenvergoeding. Dit is nodig als je het herkende bedrag wilt gebruiken in een boekingsregel. |
Voorbeeldprompts:
Herken het totaalbedrag in de regel achter het woord "Reiskostenvergoeding" onder de kolomkop "Berekening vergoeding".
Tel de bedragen op die staan achter "Reiskostenvergoeding" en "Reistijdvergoeding" in de kolom "Berekening vergoeding" en geef de som terug.
Let op: Per prompt worden maximaal vijf berekeningen ondersteund. Beschikbare berekeningen: optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, delen, absoluut maken, aantal dagen in een maand, dagen tussen twee datums, en dagen optellen of aftrekken vanaf een datum.
Klik op Opslaan.
Stap 3 - Herkende waarden gebruiken in een boekingstemplate
Nu de herkenningsvelden zijn aangemaakt, kun je ze inzetten in een boekingstemplate of op relatieniveau.
Referentie gebruiken als variabele in de omschrijving
Ga naar Beheer / Administratie / Relaties / potloodje / Boekingsvoorstellen. Scrol naar beneden, schakel Standaardwaarde uit en voeg de variabele toe. Je kunt dit ook instellen in een boekingstemplate via het veld Omschrijving.
Typ in het omschrijvingsveld van een boekingsregel een accolade {. Zenvoices toont dan automatisch de beschikbare variabelen. Selecteer bijvoorbeeld {klantreferentie} om de herkende referentie automatisch in de omschrijving op te nemen.
Bedrag gebruiken om op te boeken
Hiervoor gebruik je een boekingstemplate. Voeg een boekingsregel toe en stel het veld 'Herkend bedrag' in. Selecteer vervolgens het veld Reiskostenvergoeding en stel de overige velden in.
Je kunt dit toevoegen op relatieniveau via de boekingsvoorstellen of via een boekingstoewijsregel. De herkende waarde wordt dan automatisch op de gekoppelde grootboekrekening, kostenplaats of kostendrager geboekt.
Let op: Wanneer het type 'Herkend bedrag' geen herkende waarde heeft, wordt er een regel aangemaakt met bedrag nul.
Stap 4 - Resultaat raadplegen in het boekingsscherm
Na het verwerken van een factuur zijn de herkende waarden zichtbaar in het boekingsscherm onder Herkende gegevens. Klik op de drie puntjes rechtsboven in de boeking om dit te openen.
Worden de waarden niet direct getoond? Pas de boekingstemplate toe of wijzig de relatie. De herkenning wordt dan opnieuw uitgevoerd.
Je kunt drie situaties tegenkomen:
Het veld staat niet in de regels: pas de template opnieuw toe. Verschijnt het veld daarna nog steeds niet? Neem dan contact op met Zenvoices via support@zenvoices.com.
Het veld staat er wel, maar zonder waarde: de prompt of de eenvoudige mode levert geen resultaat op. Pas het eigen herkenningsveld aan en lees het document opnieuw in om het resultaat te bekijken.
Het veld staat in de regels met een waarde: de herkenning is geslaagd. Staat er een waarde die niet klopt, pas dan het eigen herkenningsveld aan zoals beschreven in stap 1 of 2.
Veelgestelde vragen
Wat als de referentie op elke factuur op een andere plek staat?
Beschrijf in je prompt meerdere mogelijke locaties: "De referentie staat achter het label 'Uw referentie', 'Klantreferentie' of 'PO number'." Zenvoices kiest dan de waarde die het beste overeenkomt.
Kan ik meerdere referenties herkennen?
Ja, kies bij Gegevenstype voor Tekst lijst. Zenvoices herkent dan meerdere waarden en toont ze als lijst.
Kan ik het herkenningsveld gebruiken in goedkeur- of automatiseringsregels?
Ja, schakel hiervoor de optie Beschikbaar in boeking automatiseringsregels of Beschikbaar in autorisatieschema's in bij het aanmaken van het veld. Let op: het veld wordt dan bij elke boeking herkend.
Werkt dit ook voor e-facturen (UBL)?
Prompts worden momenteel niet ondersteund voor e-facturen (UBL) zonder bijgevoegde PDF. De eenvoudige mode werkt wel.
Hoe schrijf ik een goede prompt?
Beschrijf letterlijk welke informatie uit de factuur gehaald moet worden. Hoe duidelijker en specifieker de prompt, hoe beter het resultaat. Hier lees je meer.