Beschikbaar in de abonnementen Pro en Compleet.
Bij het aanmaken van een eigen herkenningsveld in de uitgebreide mode schrijf je een prompt: een instructie in natuurlijke taal die beschrijft welke informatie uit de factuur gehaald moet worden. Hoe duidelijker en specifieker de prompt, hoe beter het resultaat.
In dit artikel lees je hoe je een goede prompt opbouwt, wat je wel en niet moet doen, en hoe je een prompt verbetert als het resultaat niet klopt.
Hoe werkt een prompt?
Wanneer je gebruik maakt van eigen herkenningsvelden wordt de inhoud van de factuur geanalyseerd door geavanceerde AI. De prompt is de instructie die je aan deze AI meegeeft: je vertelt er in eigen woorden mee wat er herkend moet worden.
De AI leest de volledige factuur en probeert op basis van de instructie de juiste waarde terug te geven. Daarbij kijkt het systeem naar de tekst, de opmaak en de context rondom de gevraagde waarde.
Basisprincipes van een goede prompt
Wees specifiek
Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk waar de waarde staat op de factuur. Vermeld bijvoorbeeld de kolomnaam, het label of de positie op de pagina.
Minder effectief | Effectiever |
Herken het bedrag. | Herken het bedrag in de kolom 'Netto' achter de regel 'Reiskostenvergoeding'. |
Wat is het kenteken? | Herken het kenteken dat staat vermeld achter het label 'Voertuig' op de eerste pagina. |
Gebruik herkenbare taal van de factuur
Neem termen, labels en kolomkoppen over zoals ze letterlijk op de factuur staan. De AI zoekt naar exacte overeenkomsten. Schrijf dus niet wat je denkt dat er staat, maar wat er daadwerkelijk staat.
Geef de context mee
Als een waarde op meerdere plekken op de factuur kan voorkomen, geef dan extra context mee zodat de AI de juiste vindplaats kiest.
Voorbeeld:
Herken het totaalbedrag onder de streepjescode in de regel achter het woord "Reiskostenvergoeding" onder de kolomkop "Berekening vergoeding".
Geef aan wat de uitkomst moet zijn
Wil je dat de AI een specifiek formaat of een specifieke waarde teruggeeft, vermeld dit dan expliciet in de prompt.
Voorbeeld:
Herken de betalingswijze op de factuur. Dit kan zijn via incasso of handmatige overschrijving. Geef bij incasso de uitkomst: "IN". Geef bij handmatige overschrijving de uitkomst: "30" of "14", afhankelijk van de betalingstermijn.
Berekeningen in een prompt
Je kunt de AI ook vragen om een berekening uit te voeren op de herkende waarden. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld meerdere bedragen wilt optellen of een bedrag exclusief btw wilt berekenen.
Voorbeeld:
Tel de bedragen op die staan achter "Emballage Geleverd" en "Emballage Retour" en maak de uitkomst positief.
De volgende berekeningen worden ondersteund:
Getallen absoluut maken (een negatief getal omzetten naar een positief getal)
Optellen
Aftrekken
Vermenigvuldigen
Delen
Het aantal dagen in een maand bepalen
Het aantal dagen tussen twee datums berekenen
Dagen optellen of aftrekken vanaf een datum
Let op: Per prompt worden maximaal vijf berekeningen ondersteund.
Gebruik van een legenda in je prompt
Wanneer de herkende waarde op de factuur niet direct overeenkomt met de waarde in Zenvoices, kun je een legenda opnemen in je prompt. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer een kenteken gematcht moet worden aan een kostenplaatscode.
Voorbeeld:
Herken het kenteken op de factuur. Geef de bijbehorende kostenplaatscode terug op basis van de volgende legenda: - 17-FGP-5 = KP001 - 34-HJK-2 = KP002 - 09-XLT-8 = KP003
Zo stuurt de AI direct de juiste waarde terug zonder dat je extra koppelingen hoeft in te stellen.
Tips voor het verbeteren van je prompt
Sluit het resultaat niet aan bij wat je verwacht? Doorloop dan de volgende stappen:
Controleer de herkende waarde. Raadpleeg de herkende gegevens via de drie puntjes rechtsboven in het boekingsscherm. Bekijk wat er is teruggegeven en vergelijk dit met wat je verwacht had.
Maak je prompt specifieker. Voeg meer context toe: verwijs naar een kolomkop, een labelnaam of de positie op de pagina.
Controleer het gegevenstype. Zorg dat het gegevenstype in het herkenningsveld overeenkomt met wat je zoekt. Bij een bedrag kies je voor Komma getal, bij een datum voor Datum, bij vrije tekst voor Tekst en bij een van-tot-datum voor Periode.
Lees het document opnieuw in. Na het aanpassen van de prompt moet je het document opnieuw inlezen om de nieuwe herkenning te activeren.
Test met een duidelijk voorbeeld. Gebruik bij voorkeur een factuur waarbij de te herkennen waarde goed zichtbaar en eenduidig vermeld staat.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd een prompt schrijven?
Nee. Staat de veldnaam letterlijk op de factuur, dan kun je ook kiezen voor de eenvoudige mode en alleen de veldnaam invoeren. Een prompt is vooral handig wanneer de waarde niet direct aan een label is gekoppeld, of wanneer je een berekening of vertaling wilt toepassen.
Hoeveel tekens mag een prompt bevatten?
Een prompt mag maximaal 1.000 tekens bevatten.
Werkt een prompt ook voor e-facturen?
Prompts worden momenteel niet ondersteund voor e-facturen (UBL) zonder bijgevoegde PDF.
Kan ik meerdere waarden herkennen met één prompt?
Ja, gebruik daarvoor het gegevenstype Tekst lijst, Geheel getal lijst of Komma getal lijst. De AI geeft dan meerdere gevonden waarden terug.
Kan een prompt uitgevoerd worden wanneer ik handmatig de flow start via de knop 'Regelherkenning' in het boekingsscherm?
Nee, dit wordt momenteel nog niet ondersteund.