Beschikbaar in de abonnementen Pro en Compleet.
Met een eigen herkenningsveld op regelniveau kun je automatisch waarden uit de afzonderlijke regels van een factuur laten herkennen. Hiervoor is het belangrijk dat regelherkenning is aangeleerd, of dat de regels al zichtbaar zijn in de herkende gegevens. Dit controleer je door in een boeking op de drie puntjes rechtsboven te klikken en vervolgens Herkende gegevens te openen. Staan er geen regels? Dan kun je regelherkenning aanleren via de knop 'Regelherkenning' in het boekingsscherm. Raadpleeg hiervoor het artikel over het aanleren van regelherkenning.
Een veelgebruikt voorbeeld is het herkennen van kentekens per factuurregel, handig bij facturen van leasemaatschappijen, tankstations of garagebedrijven waarbij per regel een ander voertuig staat vermeld.
In dit artikel doorloop je de volgende stappen:
Eigen herkenningsveld aanmaken op regelniveau (eenvoudige mode of prompt)
Boekingstemplate instellen met regelherkenning
Resultaat raadplegen in het boekingsscherm
Stap 1 - Eigen herkenningsveld aanmaken op regelniveau
Navigeer naar Beheer / Administratie (of Omgeving) / Eigen herkenningsvelden en klik rechtsboven op de groene knop 'Nieuw eigen herkenningsveld'.
Vul de velden als volgt in:
Veld | Invulling |
Naam | Geef het veld een duidelijke naam, bijvoorbeeld: Kenteken. De naam moet uniek zijn op administratie- en omgevingsniveau. Is de naam al in gebruik, dan verschijnt er een kruisje. |
Naam vertalingen | Alleen van toepassing wanneer er ook anderstalige gebruikers zijn. Wanneer je dit invult, overschrijft dit het veld Naam, waardoor deze vertaling zichtbaar is bij de herkende gegevens. |
Niveau | Kies Regel. Het veld wordt dan per factuurregel herkend. Zenvoices blijft zoeken totdat alle waarden zijn gevonden, wat handig is als een veld meerdere keren voorkomt op een document, bijvoorbeeld een lijst met kentekens. |
Let op: Handmatige regelherkenning via de knop 'Regelherkenning' in het boekingsscherm wordt momenteel nog niet ondersteund. De regels moeten vooraf al herkend zijn in de herkende gegevens, of je leert dit aan via het handmatig trainen van regelherkenning. Zie hiervoor het artikel over regelherkenning.
Veld | Invulling |
Gegevenstype | Kies Tekst. Een kenteken bestaat uit letters en cijfers. |
Mode | Kies Eenvoudig of Prompt. Eenvoudig: voer in het veld Veldnaam de tekst in die letterlijk op de factuur staat. Zenvoices zoekt dan automatisch naar de bijbehorende waarde. Prompt: schrijf een instructie als de kentekens geen vaste veldnaam of kolomkop hebben op de factuur. |
Beschikbaar stellen als boekingsvariabele | Schakel deze optie in als je de herkende waarde wilt gebruiken in de omschrijving van de regels. Als dit niet nodig is, hoef je dit niet in te schakelen. |
Tip: Gebruik de variabele {kenteken} in het omschrijvingsveld van de boekingsregel om het herkende kenteken automatisch mee te nemen in de boekingsomschrijving.
De overige opties zijn voor dit voorbeeld niet van toepassing.
Klik op Opslaan.
Stap 2 - Boekingstemplate instellen met regelherkenning
Nu het eigen herkenningsveld is aangemaakt, stel je de boekingstemplate in. Zet de template op regelherkenning, want het regeltype wordt alleen ondersteund via regelherkenning.
Voeg het kentekenveld toe aan het veld Kostenplaats in de template. Kies vervolgens voor 'Match velden' en geef aan op welke waarde gematcht moet worden. Dit kan de code of de naam van de kostenplaats zijn. Belangrijk hierbij is dat de kostenplaats overeenkomt met het herkende veld.
Heeft de kostenplaats een andere naam of code dan het herkende kenteken? Voeg dan een legenda toe aan je prompt, zodat het systeem het kenteken omzet naar de bijbehorende kostenplaats in plaats van het letterlijk terug te geven.
Bij het matchen kies je uit bevat, begint met, eindigt met of gelijk aan. Let daarbij op het volgende: als het herkende veld de waarde 17-FGP-5-B17569-506 is en de kostenplaats de naam 17-FGP-5 heeft, dan controleert bevat of 17-FGP-5 de tekst 17-FGP-5-B17569-506 bevat. Dat is niet het geval. Kies in dat geval voor begint met.
Raadpleeg het artikel over het instellen van een boekingstemplate voor meer informatie.
Stap 3 - Resultaat raadplegen in het boekingsscherm
Na het instellen van de template kun je de boekingswijze koppelen op relatieniveau via Beheer / Administratie / Relaties / potloodje. Raadpleeg het bijbehorende artikel voor meer informatie over het instellen op relatieniveau.
Je kunt ook een boekingstoewijsregel aanmaken om de boekingswijze automatisch toe te passen. Raadpleeg hiervoor het bijbehorende artikel.
Lever vervolgens de factuur aan of lees deze opnieuw in. Na het verwerken zijn de herkende kentekens zichtbaar in het boekingsscherm onder Herkende gegevens. Klik op de drie puntjes rechtsboven in de boeking om dit te openen. Klik op de knop met de drie puntjes naast een herkende regel om de details per regel uit te klappen. Per factuurregel is dan het herkende kenteken zichtbaar.
Worden de kentekens niet direct getoond? Pas de boekingstemplate toe of wijzig de relatie. De herkenning wordt dan opnieuw uitgevoerd.
Je kunt drie situaties tegenkomen:
Het veld staat niet in de regels: pas de template opnieuw toe. Verschijnt het veld daarna nog steeds niet? Neem dan contact op met Zenvoices via support@zenvoices.com.
Het veld staat er wel, maar zonder waarde: de prompt of de eenvoudige mode levert geen resultaat op. Pas het eigen herkenningsveld aan en lees het document opnieuw in om het resultaat te bekijken.
Het veld staat in de regels met een waarde: de herkenning is geslaagd. Staat er een waarde die niet klopt, pas dan het eigen herkenningsveld aan zoals beschreven in stap 1.
Veelgestelde vragen
Kan ik het kenteken gebruiken in een automatiseringsregel?
Ja, schakel hiervoor de optie Beschikbaar in boeking automatiseringsregels in bij het aanmaken van het herkenningsveld. Let op: het veld wordt dan bij elke boeking herkend.
Hoe schrijf ik een goede prompt?
Maak een instructie in natuurlijke taal die beschrijft welke informatie uit de factuur gehaald moet worden. Hoe duidelijker en specifieker de prompt, hoe beter het resultaat. Hier lees je meer.