Eigen herkenningsvelden

Beschikbaarheid:
Deze functionaliteit is beschikbaar in de abonnementen Pro en Compleet.
Inrichting op omgevingsniveau is alleen mogelijk met het Compleet abonnement.

Met eigen herkenningsvelden bepaal je zelf welke informatie Zenvoices uit een factuur haalt. Je richt deze velden in met een prompt in natuurlijke taal en gebruikt ze voor situaties waarin de standaardherkenning niet voldoende is. Denk hierbij aan situaties zoals het herkennen van een kenteken, projectnummer of verbruiksperiode. De herkende waarde gebruik je vervolgens als variabele in je boeking of template.

Wil je niet met een prompt werken? Gebruik dan de eenvoudige mode of de vaste velden voor automatische factuurherkenning. Lees er hier meer over. Liever eerst een demo bekijken? Bekijk het webinar over eigen herkenningsvelden.

Deze handleiding beschrijft de volgende stappen:

Het gebruik van eigen herkenningsvelden brengt kosten met zich mee. Bekijk de actuele tarieven op de prijzenpagina.

De functionaliteit staat standaard ingeschakeld. Via de onderstaande stappen schakel je de functie in of uit op omgevings-, administratie- of gebruikersniveau.

Omgevingsniveau
Navigeer naar Beheer > Omgeving > Instellingen > tabblad Algemeen en zie het veld Gebruik van generatieve AI toestaan.

Administratieniveau
Navigeer naar Beheer > Omgeving > Administraties > potloodje > tabblad Voorkeuren en zie onder Overige het veld Gebruik van generatieve AI toestaan.

Gebruikersniveau – app-rechten instellen
Stel de benodigde app-rechten in via de gebruikersrollen (Beheer > Omgeving > Rollen) of direct bij de gebruiker (Beheer > Omgeving > Gebruikers > het menu-icoontje links van de gebruiker).

Tip: Gebruik de zoekbalk om rechten sneller te vinden. Zoek bijvoorbeeld op het woord Eigen.

De volgende app-rechten zijn beschikbaar:

Let op: Vernieuw na het instellen en toewijzen van app-rechten de webbrowser, zodat alle wijzigingen correct worden toegepast.

Eigen herkenningsvelden zijn beschikbaar op zowel administratieniveau (Beheer > Administratie > Eigen herkenningsvelden) als op omgevingsniveau (Beheer > Omgeving > Eigen herkenningsvelden). In deze handleiding gaan we uit van inrichting op omgevingsniveau.

Klik op de groene knop Nieuw eigen herkenningsveld om te beginnen. Vul vervolgens de onderstaande velden in.

Naam
De naam van het herkenningsveld zoals die verschijnt bij Herkende gegevens in het boekingsscherm. De naam moet uniek zijn zowel op omgevings- als administratieniveau.

Naam vertalingen
Alleen van toepassing bij anderstalige gebruikers. Indien ingevuld, overschrijft deze vertaling het veld Naam in het boekingsscherm.

Niveau

Let op: Eigen herkenningsvelden via handmatige regelherkenning (de knop 'Regelherkenning' in het boekingsscherm) worden momenteel nog niet ondersteund.

Gegevenstype Selecteer het type gegeven dat herkend moet worden:

Let op: Alleen het geselecteerde type wordt herkend. Na het opslaan kan het gegevenstype niet meer worden gewijzigd.

Mode

Let op bij de uitgebreide mode:

Beschikbaar stellen als boekingsvariabel
Variabelen zijn te gebruiken in boekingstemplates en in het boekingsscherm. Typ een accolade { om beschikbare variabelen te zien. Gebruik alleen letters, cijfers en een liggend streepje. Regelveldvariabelen zijn alleen beschikbaar bij regels van het type Regelherkenning.

Wil je een eigen herkenningsveld als variabele gebruiken bij de boekingswijze Stamgegevens of Laatste boeking? Stel dan op dagboek- of relatieniveau in dat dit veld herkend moet worden. Dit doe je via het tabblad 'Boekingsvoorstellen', waar je het eigen herkenningsveld toevoegt via het veld dat te zien is in de onderstaande afbeelding.

Beschikbaar in boeking automatiseringsregels
Wanneer ingeschakeld, is het eigen herkenningsveld te gebruiken in Relatie-toewijsregels, Boekingswijze-toewijsregels en Goedkeurregels.

Let op: Na inschakeling wordt dit veld altijd herkend, dus bij elke boeking.

Beschikbaar in autorisatieschema's
Wanneer ingeschakeld, kan het eigen herkenningsveld worden ingezet als voorwaarde bij het autoriseren van boekingen.

Let op: Na inschakeling wordt dit veld altijd herkend, dus bij elke boeking.

Beschikbaarheid
Stel in voor welke administraties het veld beschikbaar is: alle administraties, of een selectie op basis van tags.

Eigen herkenningsvelden zijn terug te vinden bij de Herkende gegevens in het boekingsscherm. Herkende regels zijn uit te klappen via de knop met de drie puntjes.

Herkende eigen regelvelden staan bij de Herkende gegevens onder de regels. Klap deze uit door op de knop met de drie puntjes te klikken

Worden de eigen herkenningsvelden nog niet getoond? Dan kunnen ze alsnog worden herkend door een boekingstemplate toe te passen of een relatie te wijzigen.

Naast gebruik als boekingsvariabele zijn eigen herkenningsvelden ook beschikbaar in boekingstemplates, zowel bij het regeltype Regelherkenning en het regeltype Herkend bedrag als bij de optie Matchen met eigen herkenningsveld in de regels van de template.

Wanneer een eigen herkenningsveld is opgenomen in een boekingstemplate, wordt dit veld herkend bij elke boeking waarop de template wordt toegepast. Staat het veld Kostenplaats ingesteld als eigen herkenningsveld, dan wordt de herkende waarde automatisch op de betreffende kostenplaats geboekt.

Let op: Wanneer het regeltype Herkend bedrag geen waarde herkent, wordt een regel aangemaakt met bedrag nul.

De optie Matchen met eigen herkenningsveld is beschikbaar voor de volgende velden:

Kop Betalingsconditie, btw-scenario, kostenplaats, transitorisch boeken, valuta

Regels Artikel, betalingsconditie, btw-code, btw-scenario, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, medewerker, project, projectfase, projectitem, transitorisch boeken, transitorisch boeken in regelveld, valuta, verbijzonderingsas 1 t/m 5, verplichting

Transitorisch boeken: kies bij Periode bepaling voor Herkende periode. Selecteer hiervoor bij het aanmaken van het eigen herkenningsveld het gegevenstype Periode.

Regelherkenning: de velden artikel, btw-code, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, medewerker, project, projectfase, projectitem, transitorisch boeken in regelveld, verbijzonderingsas 1 t/m 5 en verplichting zijn ook beschikbaar bij regeltype Regelherkenning.

Bij deze factuur is het wenselijk om de frisdrank (9% btw) en het alcoholvrije bier (eveneens 9% btw) los te boeken.

Gebruik onderstaande prompts om op een factuur de bedragen voor alcoholvrij bier en emballage apart te herkennen.

Prompt – Alcoholvrij bier: "Herken de bedragen welke betrekking hebben op alcoholvrij bier, zoals Leffe Bruin 0.0 en Hoegaarden 0.0. Bij alcoholvrij bier staat er altijd "0.0" in de omschrijving. Het bedrag staat in de meest rechtse kolom onder het woord 'Netto'. Tel deze bedragen bij elkaar op."

Prompt – Emballage geleverd min retour: "Herken het debetbedrag bij 'Emballage Geleverd' en het creditbedrag bij 'Emballage Retour' en tel deze bedragen bij elkaar op."

Via een boekingstemplate stel je vervolgens in:

Gebruik onderstaande prompts om specifieke bedragen op een vaste positie in de factuur te herkennen:

Gebruik onderstaande prompts om bedragen per productcategorie te herkennen uit een splitsingstabel:

Selecteer bij het veld Mode de optie Eenvoudig (niet Uitgebreid). Voer Kenteken in als veldnaam.

Gebruik het eigen herkenningsveld Kenteken vervolgens in de boekingstemplate.

Bij het toepassen van de template worden de herkende kentekens op regelniveau voorgesteld in het boekingsvoorstel.

Voorbeeldprompt: "Tel de bedragen die staan achter 'Verkoper heeft verkoopkosten voldaan' en 'Terugbetaling van verkoopkosten' in de kolommen 'Deelbetaling' en 'Tegoeden' bij elkaar op en maak de uitkomst positief. De totaalsom is inclusief 21% btw. Bereken vervolgens het bedrag exclusief btw."

De volgende berekeningen worden ondersteund in een prompt:

Voorbeeldprompt: "Herken de betalingswijze op de factuur. Dit kan zijn via Incasso of handmatige overschrijving. Geef bij 'Incasso' de uitkomst: 'IN'. Bij 'handmatige overschrijving': wanneer de due date 30 dagen na de factuurdatum is, is de uitkomst '30'; wanneer de due date 14 dagen na de factuurdatum is, is de uitkomst '14'. De due date wordt volgens Amerikaans formaat op de factuur vermeld."

Gebruik in de boekingstemplate vervolgens het veld Betalingsconditie om de herkende waarde automatisch toe te passen.