Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in het Compleet abonnement
Met de JoinData koppeling van Zenvoices kan je facturen via JoinData ontvangen en automatisch inlezen in je administratie.
Introductie
Zenvoices ondersteunt JoinData als factuurkanaal. Dit werkt op een vergelijkbare manier als Peppol, maar dan specifiek voor de agrarische sector. Met dit kanaal ontvang je e-Dairy en EAB facturen automatisch in Zenvoices, bijvoorbeeld facturen voor melk, vee en veevoer.
Wat is JoinData
JoinData is een platform waarmee agrarische ondernemers zelf bepalen welke organisaties toegang krijgen tot hun bedrijfsgegevens, zoals accountants, adviseurs, leveranciers en softwareleveranciers. Via de koppeling met Zenvoices kunnen facturen op deze manier veilig en gecontroleerd worden gedeeld en verwerkt.
Voordelen van de koppeling
De koppeling met JoinData zorgt ervoor dat facturen niet meer los aangeleverd hoeven te worden. Zodra je toestemming hebt gegeven, haalt Zenvoices facturen automatisch op bij JoinData en verwerkt deze meteen in je administratie.
Dit levert een aantal voordelen op:
Je hoeft facturen niet handmatig te downloaden en te uploaden.
Gegevensuitwisseling verloopt sneller en veiliger doordat deze rechtstreeks tussen JoinData en Zenvoices plaatsvindt.
Facturen komen altijd binnen als e-factuur met gestructureerde gegevens waardoor ze automatisch uitgelezen kunnen worden.
Je houdt via JoinData zelf inzicht in welke partijen toegang hebben tot jouw gegevens en kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.
Welke facturen kun je ontvangen
Via JoinData kun je twee soorten facturen ontvangen.
e-Dairy facturen, met het UBN-nummer als kenmerk. Dit betreft verkoopfacturen, bijvoorbeeld voor de levering van melk.
EAB facturen, met het KvK-nummer als kenmerk. Dit betreft zowel inkoop- als verkoopfacturen, bijvoorbeeld voor vee en veevoer.
Hoe werkt het
Facturen die via JoinData beschikbaar zijn, worden dagelijks automatisch opgehaald en verwerkt in Zenvoices. Je hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen.
Beschikbaar maken in de omgeving
Navigeer naar Beheer / Omgeving / Instellingen / Tabje: JoinData
Voer de gegevens in bij 'Client id' en 'Client secret'. Indien deze gegevens niet bekend zijn, vraag ze dan op bij je Delivery Manager van JoinData.
Vink 'Sandbox' aan als je wilt koppelen met de testomgeving van JoinData.
Registreren in de betreffende administratie
Navigeer in de betreffende administratie naar 'Beheer' > 'Administratie' > 'Kanalen' en kies rechtsboven voor de knop 'Nieuw kanaal'.
Selecteer 'JoinData' en kies voor 'Volgende'.
Vul een naam in bij het veld 'Naam' en ga naar het tabje 'Instellingen'.
Bij 'Facturen ophalen vanaf' stel je in vanaf welke datum facturen opgehaald worden. Deze datum wordt elke dag automatisch bijgewerkt naar de huidige datum. Je kunt de datum handmatig naar een eerdere datum aanpassen om facturen met terugwerkende kracht op te halen. Hoe verder deze datum in het verleden ligt, hoe meer facturen er opgehaald moeten worden. Hierdoor kan JoinData een time-out-melding teruggeven. Probeer het in dat geval na enkele minuten opnieuw.
Vink 'e-Dairy facturen' aan om verkoopfacturen met het UBN-nummer als kenmerk op te halen.
Vink 'EAB facturen' aan om inkoop- en verkoopfacturen met het KvK-nummer als kenmerk op te halen. Kan het factuurtype niet worden afgeleid uit de e-factuur, dan wordt standaard 'Inkoop' geselecteerd.
Boekingstemplates
Raadpleeg dit artikel over boekingstemplates, daarin wordt uitleg gegeven hoe boekingslogica centraal ingericht kan worden. Met boekingstemplates kun je vastleggen hoe factuurregels worden uitgelezen en geboekt, en hoe aantallen en gewichten moeten worden verwerkt.
Kan ik met Zenvoices ook facturen versturen via JoinData?
Nee, Zenvoices is niet bedoeld voor het opstellen en verzenden van facturen. Ontvangen facturen worden in Zenvoices verwerkt en vervolgens geëxporteerd naar het gekoppelde boekhoudpakket. Het opstellen en versturen van verkoopfacturen gebeurt vanuit het boekhoudpakket. Verzonden verkoopfacturen kunnen vervolgens wel in Zenvoices worden ingelezen en automatisch worden verwerkt.