De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Met boekingstemplates vereenvoudig en automatiseer je complexe boekingen. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.
Wanneer gebruikmaken van boekingstemplates?
Het is niet altijd nodig om gebruik te maken van boekingstemplates. Vaak voldoet de boekingswijze 'Laatste boeking' en dit scheelt je het aanmaken en onderhouden van boekingstemplates.
Boekingstemplates zijn met name geschikt voor de volgende scenario's:
Boekingen waarbij de kosten/omzet van één btw-tarief verdeeld moet worden over meerdere grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en/of projecten.
Boekingen die afwijken van de gegevens die op de factuur staan. Voorbeelden:
Betalingskorting berekenen die niet in de factuurbedragen verwerkt is
Een debet factuur als creditfactuur boeken.
Relaties die meerdere soorten facturen verstrekken/ontvangen die op verschillende wijzen geboekt dienen te worden. Voorbeeld:
Crediteur KPN stuurt maandelijks een aparte factuur voor internet en telefonie en beide facturen dienen op een specifieke grootboekrekening geboekt te worden. Hiervoor kunnen twee verschillende boekingstemplates aangemaakt worden met de gewenste grootboekrekeningen. Gebruik de Boekingswijze toewijsregel om de verschillende boekingstemplates te activeren op basis van instelbare condities.
In combinatie met de module Betalingskortingen afwijken van de betalingskorting die is opgenomen in de stamgegevens van de relatie.
Bij gebruik regelherkenning bepaalde acties uitvoeren op basis van (een deel van de) herkende factuuregels. Voorbeeld:
Crediteur KPN stuurt een factuur met meerdere regels voor abonnement, toestel betaling en extra diensten. Op basis van (een deel van de) factuurregelomschrijving kan een grootboek, btw-code en omschrijving voorgesteld worden.
Een standaard boeking voor meerdere administratie. Voorbeeld:
Crediteur KPN komt voor in meerdere administraties en moet altijd op dezelfde wijze geboekt worden
Wanneer in de omschrijving van de boekingsregel 'Abonnement' staat, moet het standaard op een vast grootboekrekening geboekt worden
Inhoud van een boekingstemplate (administratieniveau)
Een boekingstemplate op administratieniveau kan aangemaakt worden via Beheer / Administratie / Boekingstemplates. Een boekingstemplate is gekoppeld aan een dagboeksoort (inkoop of verkoop). Optioneel kan er op administratieniveau gekoppeld worden aan een specifiek dagboek, bijvoorbeeld wanneer er meer dan één inkoopdagboeken zijn gekoppeld. De boekingstemplate bestaat verder uit de volgende velden:
Naam
Beschikbaar voor alle relaties: schakel deze optie in om een generiek template te maken, welke gekozen kan worden bij alle relaties (crediteuren/debiteuren).
Relaties: de relaties waarvoor het template zichtbaar is (alleen van toepassing als 'Beschikbaar voor alle relaties' uitgeschakeld is).
Kop
Omschrijving
Betalingsreferentie*
Valuta*
Autorisatieschema (alleen beschikbaar wanneer de module Autorisatiemanagement geactiveerd is en bij desbetreffend dagboek autorisatie geactiveerd is).
Betalingsconditie*
Btw scenario*
Template bepaalt totaal bedrag incl. btw van de boeking: als deze optie ingeschakeld is dan wordt totaal bedrag incl. btw van een boekingsvoorstel bepaalt door de template in plaats van de factuur. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een betalingskorting toegepast wordt in het template (wordt niet geadviseerd).
Uitsluiten van boekingswijze 'Laatste boeking'.
Opnemen in Zenvoices betaalopdrachten (alleen beschikbaar in combinatie met de aanvullende module Betalen).
Directe inkoopfactuur (alleen beschikbaar in combinatie met Exact Online én wanneer de module Purchase to pay geactiveerd is)
Betalingskorting
Betalingskorting is alleen beschikbaar in combinatie met de aanvullende module Betalingskortingen. De opgenomen betalingskorting in templates is leidend voor bepaling van het totaalbedrag.
Gebruik standaard waarde (onderstaande drie invoervelden zijn beschikbaar wanneer deze optie uitgevinkt wordt)
Percentage
Korting berekeningswijze: incl. of excl. btw
Btw berekeningswijze: incl. of excl. btw
Regels
Regels met dezelfde omschrijvingen en dimensies samenvoegen (gebruik deze optie om factuuregels met dezelfde omschrijving en btw-code (en wanneer van toepassing ook kostenplaats, kostendrager, project en/of andere verbijzonderingen) te bundelen).
En één of meerdere boekingsregels:
Grootboekrekening
Kostenplaats*
Kostendrager*
Artikel*
Btw-code
Omschrijving
Regel type:
Vast bedrag
Percentage
Restant
Btw-grondslag
Omschrijving
Bedrag
Uw bestelnummer
Grootboekrekening
Aantal
Prijs
Btw-bedrag
Btw %
Btw verlegd
Referenties
Artikelnummers
Bedrag: alleen bij regel type 'vast bedrag'
Percentage: alleen bij regel type 'percentage'
Btw-percentage: alleen bij regel type 'btw-grondslag'
Let op:
In combinatie met regel type Regelherkenning kan bij Grootboekrekening gekozen worden voor Vaste waarde of Automatisch matchen
In combinatie met regel type Regelherkenning kan bij Btw-code gekozen worden voor Vaste waarde of Automatisch matchen
In combinatie met regel type Regelherkenning kan bij Omschrijving gekozen worden voor Vaste waarde of Overnemen van factuurregel
Voor de velden Grootboekrekening, Btw-code en Omschrijving kan gekozen worden voor Standaardwaarde. Wanneer deze is ingesteld worden de stamgegevens van de relatie voorgesteld. Indien het veld Grootboekrekening leeg is, wordt de standaard grootboekrekening van het dagboek voorgesteld.
*= afhankelijk van het boekhoudpakket en de instellingen in Zenvoices.
**=alleen beschikbaar i.c.m. AFAS Profit.
***=alleen beschikbaar i.c.m. Exact Online België
Nulregels verwijderen
Boekingsregels met bedrag nul kunnen automatisch verwijderd worden bij het opslaan. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Toepassen van een boekingstemplate
In het boekingsscherm kan je nadat je een relatie geselecteerd hebt een boekingstemplate selecteren, welke daarna toegepast zal worden. De gegevens uit het template worden dan overgenomen in de boeking. Boekingsregels worden toegevoegd op basis van het ingevoerde totaalbedrag van de boeking.
Indien een relatie een standaard boekingstemplate heeft voor het dagboek, dan wordt deze automatisch toegepast na het selecteren van de relatie. In dit geval wordt het boekingstemplate ook gebruikt voor de automatische boekingsvoorstellen die gemaakt worden na het inlezen van een document, als er een match is met de relatie.
Aanmaken, wijzigen en dupliceren van boekingstemplates
Je kan een boekingstemplate op twee manieren aanmaken: selecteer in het boekingsscherm een relatie en klik in het menu bij Template op 'Nieuw'. Je kan er dan voor kiezen om het toe te voegen in de betreffende administratie of op omgevingsniveau.
De gegevens van de huidige boeking worden vervolgens automatisch overgenomen in de nieuwe template.
Boekingstemplates wijzig je door in het boekingsscherm een relatie te selecteren, het gewenste template te kiezen en in het overloopmenu op 'Wijzigen' te klikken:
Daarnaast is het mogelijk om op administratieniveau via Beheer / Administratie / Boekingstemplates of op omgevingsniveau via Beheer / Omgeving / Boekingstemplates, een boekingstemplate aan te maken of een bestaande te wijzigen of te kopiëren.
Variabelen gebruiken in boekingstemplates
Je kunt variabelen gebruiken om boekingen automatisch te voorzien van de juiste omschrijvingen.
Voorbeeld
Een template voor betalingskorting kan zoals onderstaand voorbeeld aangemaakt worden. Wanneer 'Template bepaalt totaal bedrag incl. btw van de boeking' aangevinkt staat, zal Zenvoices het factuurbedrag automatisch aanpassen. In dit voorbeeld is een boekingstemplate aangemaakt voor 2% betalingskorting bij 21% btw, via de berekening 2/121*100. Via de module Betalingskortingen kan betalingskorting ook ingeregeld worden zonder formules te gebruiken of rekening te houden met het herkende btw-percentage.
Inclusief btw-codes gebruiken in boekingstemplates
Bij het aanmaken van een template kan voor btw-code inclusief worden gekozen in sommige boekhoudpakketten en in dat geval moet ook op regelniveau bedrag incl. btw worden ingegeven. Om dit te voorkomen en sneller te kunnen werken is het te adviseren altijd een btw-code exclusief aan te maken in het boekhoudpakket en deze toe te passen.
Standaard waardes toewijzen aan grootboekrekening, btw-code en omschrijving velden in boekingstemplates
Voor de velden Grootboekrekening en Btw code kunnen standaard waardes toegewezen worden. Hiermee wordt de waarde volgens de stamgegevens voorgesteld. Bij het grootboekrekening veld is dit de grootboekrekening die ingesteld is bij relatie of de standaard grootboekrekening van het dagboek.
Voorbeeld
Standaard boekingstemplates van een relatie instellen
Via Beheer / Administraties / Relaties en vervolgens 'Wijzigen' kan je op het tabblad 'Boekingsvoorstellen' de standaard boekingstemplates van een relaties instellen. Per template is één standaard dagboek instelbaar.
Bij het aanmaken van een boekingstemplate kan je de optie 'Instellen als standaard template van de opgegeven relaties' gebruiken om het nieuwe template als standaard in te stellen bij de opgegeven relaties.
Boekingstemplate koppelen aan meerdere relaties
In Zenvoices is het mogelijk een template aan meerdere relaties te koppelen. Via Beheer / Administraties / Relaties en 'Wijzigen' kan je op het tabblad 'Boekingsvoorstellen' de boekingstemplates kiezen voor relaties. Bij het aanmaken van een boekingstemplate kan je de optie 'Instellen als standaard template van de opgegeven relaties' gebruiken om het nieuwe template als standaard in te stellen bij de opgegeven relaties.
Boekingstemplate wijzigen
Via de optie 'Alles inklappen' en 'Alles uitklappen' kunnen regels via een korte omschrijving getoond worden. Daarnaast is het mogelijk om de volgorde van de regels te veranderen door de ingeklapte regels van positie te veranderen. Klik op 'Dupliceren' om aangemaakte regels te dupliceren.
Boekingstemplates op omgevingsniveau
Boekingstemplates die voor meerdere administraties beschikbaar moeten zijn, kunnen op omgevingsniveau aangemaakt worden via Beheer / Omgeving / Boekingstemplates.
Let op:
Gebruikers wie hier toegang tot hebben, kunnen alle administratienamen zien.
Deze boekingstemplates zijn alleen beschikbaar op omgevingsniveau.
Inhoud van een boekingstemplate (omgevingsniveau)
Een boekingstemplate is gekoppeld aan een dagboeksoort (inkoop of verkoop). De boekingstemplate bestaat verder uit de volgende velden:
Naam
Beschikbaarheid: selecteren of uitsluiten van administraties of administraties met tags waarin de template beschikbaar is.
Het boekingstemplate scherm is hetzelfde als wanneer een template gemaakt wordt op administratieniveau. Echter, het verschil met administratieniveau is dat op omgevingsniveau de velden van alle gekoppelde boekhoudpakketten getoond worden. Bijvoorbeeld: is er gekoppeld met zowel Exact Online België als AFAS, dan zijn er in de boekingstemplate de Intrastat velden (Exact Online België) en Verbijzonderingsassen (AFAS) beschikbaar.
Let op:
Op administratieniveau zijn er keuzelijsten voor stamgegevens (bijv. om een grootboekrekening te kiezen). Omdat in elke administratie de codering of benaming van stamgegevens kunnen afwijken, zijn er vrije zoekvelden voor bijvoorbeeld code of omschrijving.
Tip: tags kunnen gebruikt worden om stamgegevens op gestandaardiseerde wijze op te zoeken. Raadpleeg dit artikel over het gebruik van tags.
Grootboekrekeningen kunnen via RGS codes gekoppeld worden. Het "Classificaties" veld kan hiervoor gebruikt worden. Raadpleeg voor meer informatie dit artikel.
Lees dit artikel voor de beschikbare velden in de kop, betalingskorting en boekingsregels.
Boekingstemplates verplaatsen naar omgevingsniveau
Staan er al boekingstemplates in een administratie en wil je deze verplaatsen naar omgevingsniveau? Dan kunnen deze verplaatst worden door middel van een bulkactie.
Boekingstemplate toepassen
Vanuit het boekingsscherm kan, nadat een relatie is geselecteerd, een boekingstemplate op omgevingsniveau aangemaakt worden. Lees dit artikel voor meer informatie.
Een boekingstemplate op omgevingsniveau kan als standaard boekingswijze ingesteld worden van een relatie, vergelijkbaar met boekingstemplates op administratieniveau.
Wil je een boekingstemplate op omgevingsniveau automatisch laten activeren voor een relatie in meerdere administraties? Gebruik dan een Boekingswijze toewijsregel op omgevingsniveau.
Bijvoorbeeld: worden declaraties in alle administraties geboekt op dezelfde grootboekrekening en is met de aanleveraars afgesproken dat zij bonnen altijd via de mobiele app moeten aanleveren? Dan kan hiervoor een vaste boeking worden gemaakt met een boekingstemplate en door middel van de Boekingswijze toewijs regel ingesteld worden dat deze boekingstemplate toegepast moet worden wanneer het aangeleverd wordt via de mobiele app en het document herkend wordt als bon.
Boekingswijze toewijs regels kunnen aangemaakt worden via Beheer / Omgeving / Automatisering. Klik dan links in het scherm op 'Boekingswijze toewijs regels' en vervolgens op 'Nieuwe regel'. Lees dit artikel voor het inrichten van Boekingswijze toewijs regels.