Met boekingstemplates vereenvoudig en automatiseer je complexe boekingen. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.

Wanneer gebruikmaken van boekingstemplates?

Het is niet altijd nodig om gebruik te maken van boekingstemplates. Vaak voldoet de boekingswijze 'Laatste boeking' en dit scheelt je het aanmaken en onderhouden van boekingstemplates. 

Boekingstemplates zijn met name geschikt voor de volgende scenario's:

  1. Boekingen waarbij de kosten/omzet van één btw-tarief verdeeld moet worden over meerdere grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en/of projecten.
  2. Boekingen die afwijken van de gegevens die op de factuur staan. Voorbeelden: betalingskorting berekenen die niet in de factuurbedragen verwerkt is, een debet factuur als creditfactuur boeken.
  3. Relaties die meerdere soorten facturen verstrekken/ontvangen die op verschillende wijzen geboekt dienen te worden. Voorbeeld: crediteur KPN, waarvan maandelijks een aparte factuur voor internet en telefonie wordt ontvangen en beide facturen dienen op een specifieke grootboekrekening geboekt te worden. Hiervoor kunnen twee verschillende boekingstemplates aangemaakt worden met de juiste grootboekrekeningen.

Inhoud van een boekingstemplate

Een boekingstemplate is gekoppeld aan een dagboek en bestaat uit de volgende velden:

  • Naam
  • Beschikbaar voor alle relaties: schakel deze optie in om een generiek template te maken, welke gekozen kan worden bij alle relaties (crediteuren/debiteuren).
  • Relaties: de relaties waarvoor het template zichtbaar is (alleen van toepassing als 'Beschikbaar voor alle relaties' uitgeschakeld is).
  • Relaties:
  • Valuta*
  • Betalingsconditie*
  • Betalingsreferentie*
  • Btw scenario*
  • G-rekening bedrag*
  • Template bepaalt totaal bedrag incl. btw van de boeking: als deze optie ingeschakeld is dan wordt totaal bedrag incl. btw van een boekingsvoorstel bepaalt door de template in plaats van de factuur. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een betalingskorting toegepast wordt in het template.

En één of meerdere boekingsregels:

  • Grootboekrekening
  • Kostenplaats*
  • Kostendrager*
  • Project*
  • Artikel*
  • Btw-code
  • Omschrijving
  • Regel type: vast bedrag, percentage, restant
  • Bedrag: alleen bij regel type 'vast bedrag'
  • Percentage: alleen bij regel type 'percentage'

*= afhankelijk van het boekhoudsysteem en de instellingen in Zenvoices.

Toepassen van een boekingstemplate

In het boekingsscherm kan je nadat je een relatie geselecteerd hebt een boekingstemplate selecteren, welke daarna toegepast zal worden. De gegevens uit het template worden dan overgenomen in de boeking. Boekingsregels worden toegevoegd op basis van het ingevoerde totaalbedrag van de boeking.

Indien een relatie een standaard boekingstemplate heeft voor het dagboek, dan wordt deze automatisch toegepast na het selecteren van de relatie. In dit geval wordt het boekingstemplate ook gebruikt voor de automatische boekingsvoorstellen die gemaakt worden na het inlezen van een document, als er een match is met de relatie.

Aanmaken en wijzigen van boekingstemplates

Je kan een boekingstemplate op twee manieren aanmaken: selecteer in het boekingsscherm een relatie en klik in het menu bij Template op 'Nieuw'.

De gegevens van de huidige boeking worden vervolgens automatisch overgenomen in het nieuwe template.

Het alternatief is naar Beheer / Administratie / Boekingstemplates te gaan en op 'Nieuw template' te klikken.

Boekingstemplates wijzig je door in het boekingsscherm een relatie te selecteren, het gewenste template te kiezen en in het overloopmenu op 'Wijzigen' te klikken:

Daarnaast kunnen boekingstemplates gewijzigd worden via
Beheer / Administratie / Boekingstemplates.

Variabelen gebruiken in boekingstemplates

Je kunt variabelen gebruiken om boekingen automatisch te voorzien van de juiste omschrijvingen. 

Voorbeeld

Een template voor betalingskorting kan zoals onderstaand voorbeeld aangemaakt worden. Wanneer 'Template bepaalt totaal bedrag incl. btw van de boeking' aangevinkt staat, zal Zenvoices het factuurbedrag automatisch aanpassen.

Inclusief btw-codes gebruiken in boekingstemplates

Bij het aanmaken van een template kan voor btw-code inclusief worden gekozen in sommige boekhoudpakketten en in dat geval moet ook op regelniveau bedrag incl. btw worden ingegeven. Om dit te voorkomen en sneller te kunnen werken is het te adviseren altijd een btw-code exclusief aan te maken in het boekhoudpakket en deze toe te passen. 

Standaard boekingstemplates van een relatie instellen

Via Beheer / Administraties / Relaties en vervolgens 'Wijzigen' kan je op het tabblad 'Boekingsvoorstellen' de standaard boekingstemplates van een relaties instellen. Per template is één standaard dagboek instelbaar.

Bij het aanmaken van een boekingstemplate kan je de optie 'Instellen als standaard template van de opgegeven relaties' gebruiken om het nieuwe template als standaard in te stellen bij de opgegeven relaties.

Boekingstemplate koppelen aan meerdere relaties

In Zenvoices is het mogelijk een template aan meerdere relaties te koppelen. Via Beheer / Administraties / Relaties en 'Wijzigen' kan je op het tabblad 'Boekingsvoorstellen' de boekingstemplates kiezen voor relaties. Bij het aanmaken van een boekingstemplate kan je de optie 'Instellen als standaard template van de opgegeven relaties' gebruiken om het nieuwe template als standaard in te stellen bij de opgegeven relaties.

Heeft u het antwoord gevonden?