Een kanaal is een automatische koppeling met een extern systeem waarmee facturen en bonnen opgehaald worden. Opgehaalde documenten worden voor verwerking opgeslagen bij 'Uploaden & inlezen' in de bijbehorende administratie. 

In een Zenvoices administratie kunnen naar behoefte kanalen aangemaakt worden.

Beschikbare koppelingen

*Let op: vraag je systeembeheerder welk protocol (POP3 of IMAP), hostnaam, poort, gebruikersnaam en wachtwoord er ingevoerd moeten worden bij 'Instellingen' voor de e-mail koppeling.

*Let op: per 01-01-2023 wordt POP3/IMAP niet meer ondersteund door Microsoft. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Als aanbevolen werkwijze adviseren wij e-mails door je mailserver te laten sturen naar Zenvoices en niet gebruik te maken van een POP3/IMAP kanaal.

Automatisch ophalen van documenten

Elke half uur worden documenten automatisch opgehaald uit een kanaal. Als het ophalen van documenten vijf keer achter elkaar mislukt, dan wordt het kanaal op inactief gezet en ontvangen gebruikers die toegang hebben tot de administratie een notificatie in de web portal. 

Let op: bij IMAP worden alleen ongelezen e-mails opgehaald.

Beheren van kanalen

Via Beheer / Administratie / Kanalen kunnen kanalen aangemaakt en gewijzigd worden. Ook is het hier met de knop 'Documenten ophalen' mogelijk om het ophalen van documenten handmatig te starten.

Met de knop 'Logboek weergeven' wordt het logboek van het kanaal weergegeven. In het logboek zijn eventuele fouten bij het ophalen van documenten te raadplegen.

Volgorde en priorisering voor de bestemming toewijzing

Onderstaande volgorde wordt gehanteerd, mits er geen bestemming toewijsregel actief is:

  1. Dagboek toewijzing via dagboekcode in e-mail onderwerp.

  2. Categorie toewijzing via vermelding in onderwerp.

  3. Standaard dagboek/categorie instellingen in het kanaal.

Heb je het antwoord gevonden?