Bij het opslaan of goedkeuren van een boeking kan Zenvoices de melding "Boeking is niet geldig: Artikel is ongeldig" tonen. Dit betekent dat de artikelcode op de boekingsregel niet (meer) overeenkomt met een geldig artikel in de stamgegevens van Zenvoices. Dit artikel legt uit in welke situaties dit voorkomt en wat je kan doen om de boeking alsnog te verwerken.

Je ziet deze melding wanneer je een boeking probeert op te slaan of goed te keuren en een van de boekingsregels een artikelcode bevat die niet als geldig artikel bekend is in Zenvoices. De melding toont de regel en de artikelcode waar het om gaat, bijvoorbeeld: 'Regel 1: Artikel is ongeldig: ZG-PANTS-52'.

Het artikel is verwijderd of geblokkeerd in het boekhoudpakket. Bij de volledige synchronisatie van de stamgegevens, die 's nachts plaatsvindt, verwijdert Zenvoices artikelen die het boekhoudpakket niet meer teruggeeft. Een boeking die al met dat artikel was aangemaakt, houdt de oude artikelcode vast, waardoor de regel ongeldig wordt.

Tussen 08:00 en 00:00 uur worden nieuwe en gewijzigde artikelen elk half uur opgehaald. 's Nachts vindt alleen rond 01:00 uur een volledige synchronisatie plaats. Is het artikel net aangemaakt in het boekhoudpakket, dan kan het dus nog even duren voordat het in Zenvoices bekend is.

Dit verschilt per boekhoudpakket. Bij Exact Online haalt Zenvoices bijvoorbeeld alleen inkoopartikelen op, en worden artikelen overgeslagen waarvan de begindatum in de toekomst ligt of de einddatum al is verstreken. Zulke artikelen komen dus nooit in Zenvoices te staan, ook al bestaan ze wel in het boekhoudpakket.

Zenvoices koppelt artikelen op basis van het interne ID van het boekhoudpakket, niet op de artikelcode. Wijzig je de code in het boekhoudpakket, dan wordt deze in de stamgegevens van Zenvoices bijgewerkt. Een boeking die al met de oude code was aangemaakt, houdt die oude code vast en wordt daardoor ongeldig.

Is het soort van het artikel in het boekhoudpakket gewijzigd, bijvoorbeeld van artikel naar tarief- of tekstartikel, dan klopt de code wel maar het soort niet meer. Dit gebeurt ook wanneer een regel het artikelsoort heeft overgenomen van een inkooporder- of ontvangstregel. Dit is de meest verwarrende variant, omdat het artikel gewoon terug te vinden is in de stamgegevens.

Denk aan een boekingstemplate met een vast artikel, matching op een inkooporder of goederenontvangst, een inkoopfactuur-boekingsregel, het kopiëren van een boeking, of het splitsen van een maandfactuur. In deze gevallen wordt het artikel overgenomen zoals het op dat moment is vastgelegd, ook als het inmiddels niet meer bestaat of van soort is veranderd.

Er kan een verschil zitten tussen de artikelcode op de regel en de code in de stamgegevens, bijvoorbeeld 'zg-pants-52' of 'ZG-PANTS-52 ' (met een spatie) tegenover 'ZG-PANTS-52' in de stamgegevens.

Controleer aan de hand van de oorzaken hierboven wat er aan de hand is met de artikelcode op de boekingsregel:

Betekent deze melding dat de boeking niet goed is ingevoerd?
Nee, de melding 'Artikel is ongeldig' betekent niet dat de boeking zelf verkeerd is ingevoerd. Het geeft aan dat de artikelcode op de regel niet overeenkomt met een geldig artikel in de stamgegevens van Zenvoices.

Waarom is het artikel wel zichtbaar in het boekhoudpakket, maar niet in Zenvoices?
Dit kan gebeuren omdat niet elk boekhoudpakket alle artikelen aanlevert, of omdat het artikel nog niet is gesynchroniseerd. Zie de oorzaken hierboven voor de details per situatie.

Kan ik de boeking toch opslaan zonder de artikelcode aan te passen?
Nee, zolang de artikelcode op de regel ongeldig is, kan je de boeking niet opslaan of goedkeuren. Pas de artikelcode aan of wacht op de eerstvolgende synchronisatie voordat je de boeking opnieuw probeert op te slaan.

Trefwoorden: ongeldig artikel, artikelvalidatie, boeking niet geldig, artikelcode, foutmelding artikel