De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.

Er worden automatisch boekingsvoorstellen gemaakt voor je boekingsdocumenten en er zijn meerdere manieren waarop deze boekingsvoorstellen tot stand kunnen komen. Dit worden 'boekingswijzen' genoemd. De standaard boekingswijze is 'Laatste boeking - btw-herkenning'.

Bij deze boekingswijze wordt het boekingsvoorstel gemaakt op basis van de stamgegevens van de relatie in je boekhoudpakket. Per btw-tarief wordt een boekingsregel aangemaakt met een standaard grootboekrekening en een bijbehorende btw-code.

Wanneer er in de stamgegevens van een relatie een voorkeur grootboekrekening is ingevuld, wordt deze overgenomen in Zenvoices.

Let op: voor KING ERP, Snelstart en Visma eAccounting is het niet mogelijk om een voorkeur grootboekrekening over te nemen.

Bij deze boekingswijze wordt het boekingsvoorstel gemaakt op basis van btw-herkenning van de laatste boeking van de relatie in Zenvoices. Bij verkoopfacturen wordt ook gekeken naar boekingen van andere debiteuren, als de debiteur geen boekingshistorie heeft. Als er geen laatste boeking bestaat, dan wordt teruggevallen op boekingswijze 'Stamgegevens'.

In deze boekingswijze worden standaard alle velden van de laatste boeking overgenomen. Per dagboek en relatie kan ingesteld worden welke velden overgenomen moeten worden.

Per btw-tarief wordt een boekingsregel aangemaakt en hierbij worden de boekingsgegevens van de overeenkomende boekingsregel uit de laatste boeking overgenomen. De overeenkomende boekingsregel wordt gezocht op basis van het btw-tarief.

Verwerk je een eenmalige boeking en wil je niet dat deze invloed heeft op toekomstige boekingen? Vink dan onderstaande instelling aan in het boekingsscherm:

Bij deze boekingswijze wordt het boekingsvoorstel gemaakt op basis van herkenning van factuurregels. Wanneer de factuurregelomschrijving altijd hetzelfde is, kan de software de gebruikte grootboekrekening uit de laatste boeking in combinatie met deze omschrijving voorstellen.

In deze boekingswijze worden standaard alle velden van de laatste boeking overgenomen. Per dagboek en relatie kan ingesteld worden welke velden overgenomen moeten worden.

Per factuurregelomschrijving wordt een boekingsregel aangemaakt en hierbij worden de boekingsgegevens van de overeenkomende boekingsregel uit de laatste boeking overgenomen. De overeenkomende boekingsregel wordt gezocht op basis van de volledige factuurregelomschrijving.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over regelherkenning.

Bij deze boekingswijze wordt het boekingsvoorstel gemaakt op basis van het als standaard ingestelde boekingstemplate van de relatie in het dagboek van de boeking. Hierbij worden alle velden uit het boekingstemplate overgenomen, zie het artikel Werken met boekingstemplates. Wanneer er geen standaard boekingstemplate is, dan wordt teruggevallen op boekingswijze 'Stamgegevens'.

De gewenste voorkeur boekingswijze van een relatie kan je instellen via Beheer / Administratie / Relaties en klik op 'Relatie wijzigen'. Ga vervolgens naar 'Boekingsvoorstellen':

Vink 'Gebruik standaard instellingen' uit om per relatie af te wijken van de standaard instellingen. Zo kan er een selectie gemaakt worden welke kop- en regelvelden overgenomen dienen te worden. In onderstaand voorbeeld is het kopveld 'Omschrijving' uitgevinkt, wat inhoudt dat dit veld niet overgenomen wordt uit te laatste boeking. De beschikbare kop- en regelvelden kunnen afwijken per gekoppeld boekhoudpakket.

Wanneer er geen match is met een relatie, dan wordt boekingswijze 'Stamgegevens' gebruikt.

Bij de administratie instellingen kan je instellen welke boekingswijze standaard toegekend moet worden aan nieuwe relaties.

Op basis van het herkende btw-tarief zoekt Zenvoices een bijbehorende btw-code in de stamgegevens van je administratie. De voorkeur btw-code per btw-tarief kan je instellen bij de dagboek instellingen:
​

Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er meerdere btw-codes per btw-tarief bestaan in een administratie, en als hierdoor niet altijd automatisch de juiste
btw-code geselecteerd kan worden.

Als er geen voorkeur opgegeven is, dan krijgen btw-codes van het type exclusief btw automatisch de voorkeur boven btw-codes van het type inclusief btw.

Tip: maak gebruik van variabelen in boekingen zodat je omschrijvingen niet handmatig per factuur hoeft te wijzigen. Hierdoor kan je facturen aanzienlijk sneller verwerken.

Vanuit 'Niet compleet' en 'Te controleren' kun je een boekingsvoorstel opslaan als concept. Hierdoor kunnen niet volledige boekingsvoorstellen opgeslagen worden om op een later moment afgerond te worden.