De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Pro/Compleet abonnement

Afhankelijk van de restricties van de koppeling met het boekhoudpakket wordt bepaald welke velden Zenvoices mag ophalen voor een financiële boeking (zie aandachtspunten per boekhoudpakket). Zijn bepaalde stamgegevens niet beschikbaar, dan kunnen in Zenvoices vrije velden worden gebruikt. De beheerder voegt met deze instelling extra velden toe op zowel het kop- als regelniveau van het boekingsscherm. Omdat deze vrije velden —met uitzondering van Twinfield— niet worden doorgezet naar het boekhoudpakket, zijn ze naar eigen inzicht inzetbaar. Dit is bijvoorbeeld van meerwaarde voor het het boeken op kentekens of afdelingen die niet standaard in het boekhoudpakket beschikbaar zijn.

In Twinfield blijven de vrije tekstvelden wél gekoppeld. Ook via de API kunnen vrije velden worden meegenomen, wat zowel voor ondersteunende boekhoudpakketten als voor externe koppelingen en rapportages van meerwaarde is.

Vrije velden kunnen worden geselecteerd bij Boekingstemplates. Ook bij Boekingswijze laatste boeking is dit mogelijk, maar deze optie staat niet standaard aan. Je kunt dit instellen via de dagboekinstellingen of via de relatie-instellingen.

Deze handleiding beschrijft de volgende stappen

A Vrije velden toevoegen via de administratie instellingen
​B Vrije velden gebruiken bij financiële boekingen

C Vrije velden met API koppelen (optioneel)
​

Navigeer naar Beheer / Omgeving / Administraties / Potloodje om te wijzigen / tabje Vrije velden. Kies voor de button 'Vrij veld toevoegen' bij Boekingen om een vrij veld op kopniveau toe te voegen, of bij Boekingsregels om een vrij veld op regelniveau toe te voegen.

Wanneer voor de button 'Vrij veld toevoegen' is gekozen wordt onderstaand popup geopend. In dit voorbeeld is gekozen voor een vrij veld op regelniveau:
​

​Let op: na het opslaan is het niet meer mogelijk om de velden Naam en Type te wijzigen
​
​Naam: Voor dit veld geeft de beheerder een herkenbare veldnaam op en wordt bepaald of het veld ingeschakeld mag worden en of het in de boekingsregel een verplicht veld is.
​Vertalingen: De beheerder voert hier voor iedere actieve taal de juiste vertaling in; de getoonde taal is afhankelijk van de gebruikersinstelling.
​Grootboekrekeningen: Kies voor welke grootboekrekening(en) het vrije veld verplicht moet worden ingevuld.
​Type: Selecteer het veldtype: tekst, numeriek, percentage of maak een selectieveld aan.
​Maximale lengte: Bepaal het maximaal aantal tekens dat in dit veld mag worden ingevoerd.
​Standaardwaarde: Vul hier een voorgestelde waarde in die automatisch wordt aangeboden bij het aanmaken van een boeking.
​Boekhoudpakket veld (optioneel): dit veld is alleen zichtbaar voor administraties die gekoppeld zijn met Twinfield. Ga dan verder met deze handleiding. Is de administratie niet gekoppeld met Twinfield, kies dan voor opslaan en ga naar:
​B Vrije velden gebruiken bij Financiële boekingen.
​
​
​Vrije velden koppelen met Twinfield (optioneel)

Selecteer een Vrij tekstveld uit Twinfield welke nog vrij is.​
​
​Let op:
- Er wordt afgeraden om Vrije tekstveld 3 te gebruiken. Dit veld is namelijk primair bestemd voor het raadplegen van facturen en bonnen.
- Er zijn in Twinfield drie vrije tekstvelden welke eenmaal gebruikt mogen worden (voorkom dat een vrije tekstveld wordt geselecteerd welke al gebruikt wordt voor Betalingsreferentie veld).
​

In Twinfield dient te worden ingesteld of het vrije veld op kop- of regelniveau van toepassing is. Navigeer in Twinfield naar Instellingen / Administratie-instellingen / Dagboeken, selecteer het gewenste dagboek, scrol naar Vrije tekstvelden en kies bij Plaats voor Koptekst of Detailregel.
​

Wanneer in Zenvoices een vrij veld wordt toegevoegd bij Boekingen, komt dit in Twinfield overeen met Koptekst; wordt het toegevoegd bij Boekingsregels, dan komt het overeen met Detailregel.
In dit voorbeeld is in Zenvoices een vrij veld toegevoegd aan Boekingsregels en is Vrije tekstveld 2 geselecteerd; in Twinfield is voor Vrije tekstveld 2 de optie Detailregel gekozen.
​

Kies in zowel Zenvoices als in Twinfield voor Opslaan.

Open een boeking met het Potloodje om te wijzigen. Staat er geen boeking klaar, dan kan een test worden gedaan door een Nieuwe boeking te openen. Kies hiervoor bovenin voor Boekingen en vervolgens linksboven voor de groene button Nieuwe boeking. Wanneer het boekingsscherm is geopend, kies dan rechtsboven voor het rasterwieltje om extra velden toe te voegen (zie afbeelding).
​

Selecteer het vrije veld dat is aangemaakt en kies voor Opslaan om dit vrije veld toe te voegen aan het boekingsscherm.

Het vrije veld verschijnt automatisch aan de rechterzijde van de boekingsregel. Voor instructies over het wijzigen van de kolomvolgorde en -breedte is het advies om dit artikel te raadplegen.
​

​

​Administratie gekoppeld met Twinfield

In dit voorbeeld is in Zenvoices voor Vrije tekstveld Afdeling, de waarde Finance meegegeven.
​

In Twinfield is dit als volgt te raadplegen:

Vrije velden kunnen ook via de API worden meegegeven. Raadpleeg hiervoor onze API-documentatie voor meer informatie.