Deze begrippenlijst legt uit wat de belangrijkste termen binnen Zenvoices betekenen. Je komt deze termen tegen in de portal, in helpartikelen en in gesprekken met support.

De begrippen staan gegroepeerd per thema en binnen elk thema alfabetisch. Gebruik de sneltoets Ctrl+F (Windows) of Cmd+F (Mac) om direct een term te vinden, of spring via onderstaande thema’s naar de juiste sectie.

Thema’s: Structuur en inrichting · Aanleveren en inlezen · Herkenning · Boeken · Automatisering · Autoriseren · Betalen · Purchase to pay · Gebruikers en rechten · Boekhoudtermen zoals Zenvoices ze gebruikt

Aanvullende module: Een uitbreiding die je per administratie aan of uit kan zetten. Beschikbaar zijn:

Welke modules je kan activeren, hangt af van je abonnement.

Abonnement: Zenvoices kent de abonnementsvormen Basis, Pro, Compleet en ‘Betalen naar gebruik’*. Basis, Pro en Compleet kunnen gecombineerd worden met Vast & Zeker. Je abonnement bepaalt welke functies en modules beschikbaar zijn.
*Abonnement wordt sinds 2020 niet meer aangeboden. Voor bestaande gebruikers blijft het mogelijk om hier gebruik van te blijven maken, maar nieuwe features worden alleen toegevoegd in nieuwe abonnementsvormen.

Administratie: De boekhouding van één onderneming binnen je Zenvoices-omgeving, gekoppeld aan één administratie in je boekhoudpakket. Je boekt altijd binnen een administratie.

Administratieniveau: Een instelling of regel die alleen geldt binnen één administratie.

Administratie tag: Een label waarmee je administraties groepeert, bijvoorbeeld per medewerker of per verwerkingssoort. Je gebruikt administratie tags om toegang te verlenen, te filteren in het dashboard en om automatisering wel of niet op een groep administraties toe te passen.

API: Met diverse boekhoudpakketten zijn koppelingen gerealiseerd om stamgegevens uit te wisselen en boekingen te exporteren. Deze gegevensuitwisseling vindt plaats via API’s. Naast deze standaardkoppelingen is het ook mogelijk om via onze Public API gegevens uit te wisselen en zelf een koppeling te realiseren met bijvoorbeeld Multi ERP of andere applicaties.

Boekhoudpakket koppeling: De verbinding tussen een Zenvoices-administratie en je boekhoud- of ERP-pakket. Via de koppeling haalt Zenvoices stamgegevens op en exporteert Zenvoices boekingen.

Boekjaar: Het financiële jaar waarin een boeking valt. Nieuwe boekjaren worden in Zenvoices overgenomen zodra ze in het boekhoudpakket zijn aangemaakt.

Bulkactie: Een actie die je in één keer op meerdere geselecteerde regels uitvoert, bijvoorbeeld meerdere administraties wijzigen, meerdere documenten verwijderen, meerdere boekingen opnieuw inlezen, meerdere gebruikers wijzigen of aan meerdere relaties een tag toekennen.

Dashboard: Het overzichtsscherm met de status en de performance van je verwerking. Je kan hier filteren op administratie en op administratie tags. Er is een statussendashboard met de aantallen te verwerken en te autoriseren boekingen en een performancedashboard met onder andere percentages automatisch geboekt.

Inactieve administratie: Een administratie die je op inactief hebt gezet. Deze is niet zichtbaar in het administratieoverzicht op het dashboard, je kan er niet in boeken en er worden geen documenten uit kanalen opgehaald. Peppol-facturen komen nog wel binnen. De gegevens blijven bewaard inclusief het volledige archief en de reguliere kosten blijven doorlopen.

Kanaal: Een automatische koppeling met een extern systeem waaruit Zenvoices facturen en bonnen ophaalt. Beschikbaar zijn Dropbox, e-mail via POP3/IMAP en JoinData. Elk half uur worden documenten opgehaald. Mislukt dat vijf keer op rij, dan wordt het kanaal op inactief gezet. Het aanlever e-mailadres wordt ook als kanaal gezien, e-mails worden realtime ontvangen.

Multi ERP: De mogelijkheid om meerdere boekhoud- of ERP-pakketten aan één Zenvoices-administratie te koppelen. Artikelen, bestellingen en verplichtingen komen dan via de API uit een ander pakket dan waarin je de financiële administratie voert. Alleen beschikbaar in het Compleet abonnement.

Omgeving: Het hoogste niveau in Zenvoices: het geheel van al je administraties, gebruikers, rollen en omgevingsbrede instellingen. Eén omgeving kan meerdere administraties bevatten.

Omgevingsniveau: Een instelling of regel die je één keer centraal inricht en die geldt voor alle (of een selectie) administraties in je omgeving, in plaats van per administratie apart. Beschikbaar voor onder andere automatiseringsregels, boekingstemplates, tags en eigen herkenningsvelden.

On premise koppeling: Een koppeling met een boekhoudpakket dat lokaal bij de klant draait in plaats van in de cloud. Hiervoor gelden aparte installatiehandleidingen.

Portal: De webomgeving van Zenvoices waarin je werkt. Je kan de portal personaliseren met je eigen logo en kleuren.

Stamgegevens: De basisgegevens die Zenvoices uit je boekhoudpakket ophaalt en synchroniseert: administraties, dagboeken, periodes, crediteuren, debiteuren, valuta, betalingscondities, btw-codes, grootboekrekeningen en wanneer beschikbaar ook kostenplaatsen, kostendragers en projecten. Crediteuren en debiteuren kan je ook vanuit Zenvoices aanmaken, deze worden vervolgens gesynchroniseerd naar het boekhoudpakket. De overige stamgegevens beheer je in je boekhoudpakket.

Tag: Een label waarmee je stamgegevens groepeert. Tags zijn beschikbaar voor administraties, betalingscondities, btw-codes, btw-scenario’s, grootboekrekeningen, kostendragers, kostenplaatsen, relaties en valuta’s. Je maakt ze aan op administratieniveau of op omgevingsniveau.

Veldkiezer: De functie waarmee je zelf bepaalt welke kolommen in een gegevensoverzicht zichtbaar zijn.

Zenvoices Lite: Een uitlopend product waarmee documenten realtime automatisch worden omgezet naar UBL, voor boekhoudpakketten die UBL-facturen kunnen inlezen.

Aanleveraar: Een gratis gebruikersrol met alleen rechten om documenten aan te leveren. Krijgt een aanleveraar meer rechten, dan wordt hij als volledige, betaalde gebruiker gezien. In deze gebruikersrol is standaard geen administratietoegang ingesteld, dit kan per gebruiker toegepast worden.

Aanleveren: Het naar Zenvoices sturen van facturen, bonnen en documenten. Dat kan per e-mail, via upload in de portal, met de mobiele app, via een kanaal, via Peppol, via API of via JoinData.

Bestemming: De plek waar een aangeleverd document naartoe gaat: een dagboek (voor een boeking) of Document management (voor opslag zonder boeking). Kan geautomatiseerd worden via de Bestemming toewijsregel.

Document management categorieën: Categorieën om documenten op te slaan welke niet geboekt dienen te worden, zoals ontvangen herinneringen en betaalspecificaties. Kan geautomatiseerd worden via de Bestemming toewijsregel. Kunnen zowel op administratie- als omgevingsniveau aangemaakt worden. Onderdeel van de module Document management.

Document type: Het door AI vastgestelde soort document, bijvoorbeeld factuur, bon, pakbon, loonstrook, verzekeringspolis of betalingsherinnering. E-facturen krijgen altijd het type ‘Factuur’. Op basis van het document type kan automatisering ingesteld worden.

E-facturatie koppelingen: Hier zijn alle e-facturatie koppelingen te raadplegen, zoals Peppol.

Geblokkeerde lijst: Een lijst met afzenders of bestandnamen welke automatisch verwijderd worden en in de prullenbak geplaatst worden. Hiermee voorkom je kosten voor documenten die je niet hoeft in te lezen. De geblokkeerde lijst wordt eerder uitgevoerd dan automatiseringsregels en brengt geen kosten met zich mee.

Herkomst: De manier waarop een document in Zenvoices is binnengekomen, bijvoorbeeld e-mail, upload, mobiele app of kanaal.

Inlezen: De stap waarin Zenvoices een aangeleverd document verwerkt tot een boekingsvoorstel. Voor het inlezen moet het dagboek van het document bekend zijn. Kan geautomatiseerd worden via de Inleesregel.

JoinData: Een platform waarvia je facturen kan ontvangen in Zenvoices, in te richten als kanaal.

Opmerking: Een notitie die je bij een document of bij een boeking plaatst. Opmerkingen kunnen ook via e-mail meegestuurd worden en zijn te gebruiken als voorwaarde in automatiseringsregels en autorisatieschema’s. Opmerkingen kunnen zowel bij Uploaden & inlezen, Boekingen, Autorisatie en in het Archief geplaatst en ingezien worden. Gebruikers kunnen getagd worden via ‘@gebruiker’.

Peppol: Het internationale netwerk voor het uitwisselen van e-facturen. Facturen die via Peppol binnenkomen, komen ook in een inactieve administratie binnen. Zenvoices kan ook Peppol-retourberichten versturen bij ontvangst van het document en/of wanneer deze goedgekeurd of afgekeurd is in het autorisatieproces.

Splitsen en rangschikken: De functie waarmee je een document dat uit meerdere facturen of bonnen bestaat, opdeelt in losse documenten en de pagina’s op de juiste volgorde zet. De module Automatisch documenten splitsen maakt hiervoor automatisch een splitsvoorstel.

Splitsvoorstel: Een automatisch gegenereerd voorstel om een PDF met meerdere facturen of bonnen op te splitsen in losse documenten.

Uploaden & inlezen: Het scherm waarin alle aangeleverde documenten staan voordat ze een boeking worden. Hier upload, splits, verplaats, verwijder en lees je documenten in. Onder andere de herkomst, het onderwerp en de toegekende bestemming is hier inzichtelijk.

Uploaden & inlezen document categorieën: Categorieën die aanleveraars kiezen bij het aanleveren van een document, zoals bijvoorbeeld parkeerkosten of restaurantbonnen. Via de mobiele app of via handmatige upload in de portal kan deze categorie gekozen worden, zodat je op basis van die keuze automatisering en autorisatie kan inrichten. Onderdeel van de module Uploaden & inlezen document categorieën. Kunnen zowel op administratie- als omgevingsniveau aangemaakt worden.

Vertrouwde lijst: Een lijst met afzenders waarvan documenten automatisch ingelezen worden. De vertrouwde lijst wordt eerder uitgevoerd dan automatiseringsregels.

@to-zenvoices.com e-mailadres: Het e-mailadres per administratie waarnaar aanleveraars documenten kunnen mailen. Je kan hiervoor een voorkeursdagboek instellen via de administratie-instellingen.

Automatische factuurherkenning: De functie die relevante boekingsgegevens uit documenten haalt en er automatisch een boekingsvoorstel van maakt. Wordt ook ‘scan & herken’ genoemd.

Document samenvatting: Een door AI gegenereerde korte omschrijving van het document, bijvoorbeeld ‘Bedrijfsverzekeringspakket (diverse dekkingen)’. Te gebruiken als variabele in boekingsregels, automatisering en autorisatieschema’s.

E-factuur: Een factuur in een elektronisch, machineleesbaar formaat. Dit kan zowel in UBL- als XML-formaat zijn. Voor e-facturen wordt scan & herken niet gebruikt: de gegevens worden direct uitgelezen en de herkenningsscore is altijd 100 procent.

Eenvoudige mode: Instelwijze van een eigen herkenningsveld waarbij je alleen de naam van het te herkennen veld invult, bijvoorbeeld ‘Kenteken’. Geschikt als de veldnaam letterlijk op de factuur staat.

Eigen herkenningsveld: Een veld dat je zelf aanmaakt om informatie uit een factuur te laten herkennen die niet standaard herkend wordt, bijvoorbeeld een kenteken, projectnummer of verbruiksperiode. Je richt het in met een veldnaam (eenvoudige mode) of met een prompt in natuurlijke taal (uitgebreide mode) en gebruikt de herkende waarde als variabele in je boeking of boekingstemplate. Beschikbaar in Pro en Compleet; inrichting op omgevingsniveau alleen in Compleet.

Generatieve AI: De AI-component die kostensoort, document samenvatting, document type en eigen herkenningsvelden herkent. Staat standaard aan en kan op omgevings- of administratieniveau uitgezet worden.

Herkende gegevens: Het overzicht in het boekingsscherm met alles wat Zenvoices uit het document heeft gehaald, inclusief de herkenningsscore per veld en de herkende eigen herkenningsvelden.

Herkenningsscore: Het zekerheidspercentage dat de gegevens juist herkend zijn. Er is een score per boeking en een score per veld. De boekingscore wordt bepaald door factuurnummer, factuurdatum, totaalbedrag incl. btw en totaalbedrag excl. btw. Rood onder 50 procent, oranje tussen 50 en 90 procent, groen boven 90 procent. Je gebruikt de score om te bepalen vanaf welke zekerheid een boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd mag worden.

Kopniveau: Niveau van een eigen herkenningsveld dat op het hele document van toepassing is, tegenover regelniveau.

Kostensoort: Een door AI toegekende kostencategorie, bijvoorbeeld Brandstofkosten, Software/SaaS-kosten of Restaurantkosten. Te gebruiken als voorwaarde in regels en autorisatieschema’s.

Prompt: De vraag in natuurlijke taal waarmee je bij een eigen herkenningsveld omschrijft wat er herkend moet worden, bijvoorbeeld: ‘Welke klantreferentie wordt vermeld op de eerste pagina?’. Maximaal 1000 tekens, met ruimte voor maximaal vijf berekeningen per prompt. Extra kosten zijn van toepassing.

Regelherkenning: De functie waarbij naast de kopvelden ook de factuurregels herkend worden. Zenvoices leest tabellen op de factuur en neemt bijvoorbeeld artikelnummers, omschrijvingen, bedragen, btw-bedragen en btw-percentages over in boekingsregels. Regelherkenning kan zowel op e-facturen als niet e-facturen (zoals PDF) uitgevoerd worden.

Regelniveau: Niveau van een eigen herkenningsveld of instelling dat per factuurregel geldt, tegenover kopniveau.

Relatie herkenningswijze: De manier waarop Zenvoices de relatie bij een document heeft bepaald, bijvoorbeeld een automatische match op KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, naam of debiteurnummer, of via een relatie toewijsregel. Hoe een relatiematch tot stand is gekomen is in het boekingsscherm onder het veld van de herkende relatie te raadplegen.

Scan & herken: De verzamelnaam voor de automatische factuurherkenning van Zenvoices. Realtime herkenning op basis van machine learning, gemiddeld 3 seconden per document en ongeveer 90 procent nauwkeurig. Ondersteunde talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans.

UBL: Universal Business Language, de standaard voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten zoals facturen en inkooporders. Een UBL-factuur gebruikt XML en heeft dus altijd de extensie .xml. In Nederland wordt doorgaans de standaard EN 16931 gebruikt. UBL-factuur en e-factuur worden vaak als synoniem gebruikt.

Uitgebreide mode: Instelwijze van een eigen herkenningsveld waarbij je met een prompt omschrijft wat er herkend moet worden. Geschikt als de veldnaam niet letterlijk op de factuur staat of als je een berekening wil laten uitvoeren.

XML: Extensible Markup Language, een algemene standaard om de structuur van documenten vast te leggen. XML is overkoepelend: UBL is één van de standaarden die er gebruik van maakt.

Zelflerende factuurherkenning: Het principe dat Zenvoices leert van jouw correcties. Na het exporteren van een boeking vergelijkt Zenvoices de geboekte gegevens met de eerder herkende gegevens en leert van de afwijkingen. Boekingen die via goedkeurregels zonder controle geëxporteerd worden, trainen de software niet.

Archief: Het overzicht waarin je afgeronde boekingen en bijbehorende documenten terugvindt. Met de module Document management staan hier ook documenten zonder boeking. Een boeking uit het archief verwijderen haalt de boeking niet uit je boekhoudpakket. Naast het archief voor boekingen, is er ook een archief bij Uploaden & inlezen, hier worden alle ontvangen bestanden bewaard.

Auditrapport: Een rapport dat je aan een boekingsdocument kan toevoegen en dat je samen met het boekstuk kan downloaden. Het legt de verwerkingsgeschiedenis van de boeking vast (incl. opmerkingen en autorisatiegeschiedenis).

Betaalbaar stellen: Ook wel vrijgeven voor betaling genoemd (zie ‘Vrijgeven voor betaling’ bij het thema Betalen), boekingen kunnen automatisch betaalbaar gesteld worden na autorisatie.

Boeking: De verwerkte factuur of bon zoals die in je boekhouding terechtkomt. Bestaat uit een kop- en één of meer boekingsregels.

Boekingsdocument: Het document, de factuur of bon, dat aan een boeking gekoppeld is.

Boekingsregel: Eén regel binnen een boeking, met onder andere een grootboekrekening, btw-code, bedrag en omschrijving. Bij regelherkenning ontstaan boekingsregels uit de herkende factuurregels.

Boekingsscherm: Het scherm waarin je een boekingsvoorstel controleert, aanvult en goedkeurt. Hier vind je onder andere de knoppen ‘Herkende gegevens’ en ‘Regelherkenning’ en een rekenfunctie.

Boekingstemplate: Een blauwdruk voor toekomstige boekingen die je één keer aanmaakt. Je gebruikt een boekingstemplate om complexe boekingen te vereenvoudigen, bijvoorbeeld als één btw-tarief over meerdere grootboekrekeningen of kostenplaatsen verdeeld moet worden, of als een boeking automatisch transitorisch geboekt moet worden. Boekingstemplates bestaan op administratieniveau en op omgevingsniveau.

Boekingstype: Bij de module Purchase to pay: de keuze tussen een financiële boeking en een inkoopfactuur. Bij een financiële boeking wordt direct geboekt op het grootboek, bij inkoopfactuur wordt geboekt op een bestelling of magazijnontvangst.

Boekingsvoorstel: Het concept dat Zenvoices automatisch maakt na het inlezen van een document. Je controleert en keurt het goed, waarna het naar je boekhoudpakket geëxporteerd wordt. Een boekingsvoorstel is dus de voorfase van een boeking.

Boekingswijze: De manier waarop Zenvoices een boekingsvoorstel opbouwt. Er zijn vier boekingswijzen:

Is er geen match, dan valt Zenvoices terug op ‘Stamgegevens’.

Boekstuknummer: Het nummer waaronder de boeking in je boekhoudpakket is vastgelegd. Je kan er in het archief op zoeken en de boeking mee openen. Een boekstuknummer wordt altijd door het boekhoudpakket gegenereerd.

Concept: Een boekingsvoorstel dat je nog niet volledig hebt afgerond en tussentijds hebt opgeslagen vanuit ‘Niet compleet’ of ‘Te controleren’.

Exporteren: Het doorzetten van een goedgekeurde boeking naar je boekhoudpakket. Na exporteren wordt de zelflerende herkenning getraind.

Financiële boeking (boekingstype): Een boeking die als journaalpost in je boekhoudpakket wordt verwerkt. Dit is het standaard boekingstype.

Inkoopfactuur (boekingstype): Een boeking die bestaat uit regels met artikelen en verwijzingen naar bestellingsregels, in plaats van uit een journaalpost. Alleen beschikbaar met de module Purchase to pay.

Kopomschrijving: De omschrijving op kopniveau van de boeking, tegenover de regelomschrijving per boekingsregel.

Kopveld en regelveld: Velden op respectievelijk het niveau van de hele boeking en het niveau van een boekingsregel. Per dagboek en relatie kan je instellen welke kop- en regelvelden overgenomen worden van de laatste boeking.

Niet compleet: Boekingen komen bij ‘Niet compleet’ terecht wanneer Zenvoices nog geen volledig boekingsvoorstel kan maken. Dit gebeurt meestal omdat er één of meer verplichte gegevens ontbreken of niet automatisch kunnen worden bepaald. Een document met een hoge herkenningsscore kan toch bij ‘Niet compleet’ terecht komen (omdat bijvoorbeeld de crediteur nog niet bestaat).

Nulregel: Een boekingsregel met bedrag nul. Deze kan automatisch verwijderd worden bij het opslaan.

Regeltype: Het type boekingsregel in een boekingstemplate. Mogelijke regeltypen: vast bedrag, percentage, restant, btw-grondslag, regelherkenning en herkend bedrag.

Te controleren: Boekingen komen bij ‘Te controleren’ terecht wanneer Zenvoices een volledig boekingsvoorstel kan maken; alle verplichte velden van de boeking zijn gevuld. Een document met een lage herkenningsscore kan toch bij ‘Te controleren’ terecht komen (omdat bijvoorbeeld het veld van de herkende datum een lage herkenningsscore krijgt, maar wel herkend is).

Tijdlijn: Het overzicht van alles wat er met een boeking is gebeurd, per boeking te raadplegen.

Transitorische boeking: Een boeking waarbij kosten of omzet over meerdere periodes verdeeld worden. Ook bekend als uitgestelde kosten, uitgestelde omzet, gespreide boeking of overlopende post. Alleen beschikbaar bij boekhoudpakketten die dit ondersteunen.

Variabele: Een tijdelijke waarde tussen accolades die je in omschrijvingen en betalingsreferenties gebruikt, bijvoorbeeld {relatienaam}, {factuurnummer} of {regelomschrijving}. Zenvoices vult de variabele per boeking met de juiste waarde, zodat je omschrijvingen niet handmatig hoeft aan te passen.

Automatiseringsregel: Een ALS-DAN-regel die bepaalt of een actie automatisch uitgevoerd moet worden voor een document of boeking. Per administratie kan je er standaard maximaal 250 aanmaken. Regels worden uitgevoerd van lage naar hoge prioriteitswaarde.

Bestemming toewijsregel: Automatiseringsregel bij ‘Uploaden & inlezen’ die een dagboek of document management categorie aan een document toewijst.

Boekingswijze toewijsregel: Automatiseringsregel voor boekingen die een boekingswijze toewijst, bijvoorbeeld een specifiek boekingstemplate op basis van tekst op de factuur.

Catch-all: Een regel zonder voorwaarden. Die geldt daardoor voor alle documenten.

Conditie of voorwaarde: Het ALS-deel van een automatiseringsregel: het veld, de operatie (bevat, begint met, is gelijk aan en zo verder) en de waarde. Meerdere waardes scheid je met een puntkomma zonder spaties. Operaties op tekstvelden zijn niet hoofdlettergevoelig.

Goedkeurregel: Automatiseringsregel die een boekingsvoorstel automatisch goedkeurt. Bedoeld voor boekingen met een hoge herkenningsscore. Alleen boekingen zonder waarschuwingen kunnen automatisch goedgekeurd worden.

Inkoopfactuur beoordeelregel: Automatiseringsregel die een inkoopfactuurregel als correct beoordeelt. Alleen met de module Purchase to pay.

Inkoopfactuur boekingsregels (regel): Automatiseringsregel die automatisch boekingsregels toevoegt aan een inkoopfactuur. Alleen met de module Purchase to pay. Bijvoorbeeld om transportkosten toe te voegen aan de boeking welke wel op de factuur staan, maar niet in de bestelling.

Inleesregel: Automatiseringsregel bij ‘Uploaden & inlezen’ die een document automatisch inleest. Voor documenten waar een dagboek aan gekoppeld is, wordt een boekingsvoorstel gegenereerd. Documenten waar een document management categorie aan gekoppeld is, worden in het archief geplaatst.

Notitie: Vrij tekstveld onderaan een automatiseringsregel of boekingstemplate, waarin je vastlegt waarom de regel bestaat. Zichtbaar in het overzicht van regels of templates.

Omgeving boekingsregels: Boekingsregels op basis van btw-herkenning die je op omgevingsniveau inricht en die voor meerdere administraties gelden.

Prioriteit: De waarde die de uitvoeringsvolgorde van automatiseringsregels bepaalt: van laag naar hoog. Geldt zowel voor regels op administratie- en omgevingsniveau. Een regel met prioriteit 1 wordt eerder uitgevoerd dan een regel met prioriteit 100, ongeacht of deze op administratie- of omgevingsniveau is aangemaakt.

Relatie toewijsregel: Automatiseringsregel die automatisch een relatie aan een document toewijst, bijvoorbeeld om alle tankbonnen op één relatie te boeken of om bij facturen van leveranciers buiten de EU een relatie toe te kennen. Deze regels worden uitgevoerd voordat de reguliere relatieherkenning plaatsvindt.

RGS: Het Referentie Grootboek Schema, een gestandaardiseerd rekeningschema. Je kan grootboekrekeningen via RGS-codes koppelen en zo boekingstemplates op omgevingsniveau over meerdere administraties gebruiken.

Verplaatsregel: Automatiseringsregel bij ‘Uploaden & inlezen’ die een document naar een andere administratie verplaatst. Verplaatsen naar inactieve administraties wordt niet uitgevoerd.

Verwijderregel: Automatiseringsregel bij ‘Uploaden & inlezen’ die een document automatisch verwijdert.

Afgekeurde boeking: Een boeking die een autorisator heeft afgekeurd. Het autorisatieproces stopt daarmee en de boeking moet opnieuw afgehandeld worden.

Autorisatiebeheerder: Gebruikersrol die autorisatieschema’s mag toewijzen en beheren, afgekeurde boekingen mag verwerken en geautoriseerde boekingen mag wijzigen. Heeft standaard geen toegang tot administraties.

Autorisatiemanagement: De module voor het digitaal goedkeuren van facturen en boekingen. Ondersteunt zowel eenvoudige goedkeuringsprocessen als varianten met meerdere niveaus en voorwaarden.

Autorisatieoverzicht: Het persoonlijke overzicht van boekingen die op jouw autorisatie wachten. Je kan instellen wanneer autorisatieoverzicht-e-mails verzonden worden.

Autorisatieschema: De vastlegging van welke autorisatoren een boeking moeten goedkeuren en in welke volgorde. De volgorde leg je vast met niveaus.

Autorisator: Gebruikersrol van iemand die boekingen goedkeurt of afkeurt. Alleen gebruikers met het recht ‘Boekingen autoriseren’ en de juiste administratietoegang kunnen aan een autorisatieschema toegevoegd worden. Heeft standaard geen toegang tot administraties.

Catch-all autorisator: Een autorisator die alleen hoeft goed te keuren als geen enkele andere autorisator hoeft goed te keuren. Je richt dit in met de voorwaarden ‘Geen autorisatoren op het vorige niveau’ of ‘Geen autorisatoren op bovenliggende niveaus’. Werkt als vangnet in je schema.

Niveau (autorisatieschema): De stap in de goedkeuringsvolgorde. Autorisatie start bij niveau 1 en gaat naar het volgende niveau zodra alle niet-optionele autorisatoren hebben goedgekeurd. Meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau krijgen de boeking gelijktijdig aangeboden.

Optioneel autoriseren: Instelling per autorisator waarmee zijn goedkeuring niet vereist is om naar het volgende niveau te gaan. Zijn alle autorisatoren op een niveau optioneel, dan is de goedkeuring van één van hen vereist.

Voorwaardelijke autorisatie: Autorisatieschema waarin autorisatoren aan voorwaarden gekoppeld zijn, zodat automatisch de juiste personen aan een factuur worden toegewezen. Ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd. Een autorisator zonder voorwaarden moet altijd autoriseren.

Betaalbestand: Het SEPA-verzamelbetalingbestand (pain.001.001.03 of 001.001.09) dat Zenvoices exporteert en dat je bij je bank importeert.

Betaalopdracht: Een verzameling te betalen facturen die je in Zenvoices aanmaakt en als betaalbestand exporteert. Per boeking stel je met ‘Opnemen in Zenvoices betaalopdrachten’ in of de factuur meegaat.

Betalen (module): De module waarmee je facturen vanuit Zenvoices betaalt via een SEPA betaalbestand.

Betalingsconditie: De afgesproken betaaltermijn of betaalwijze bij een relatie. Komt uit je stamgegevens en wordt in het boekingsvoorstel voorgesteld.

Betalingskorting: Korting bij snelle betaling. Met de module Betalingskortingen wordt deze automatisch toegepast op basis van een percentage in de stamgegevens van de crediteur of op basis van handmatige invoer.

Betalingsreferentie: Het kenmerk dat bij de betaling wordt meegestuurd, bijvoorbeeld een Belgische gestructureerde mededeling of een ISO-betalingskenmerk volgens ISO 11649. Je kan het automatisch laten vullen met variabelen. De beschikbaarheid van dit veld in het boekingsscherm kan in- of uitgeschakeld worden (standaard uitgeschakeld).

G-rekening: Een geblokkeerde rekening voor het betalen van loonheffingen en btw bij inleen of onderaanneming. In Zenvoices kan je per boeking of template een g-rekeningbedrag opgeven. De beschikbaarheid van dit veld in het boekingsscherm kan in- of uitgeschakeld worden (standaard uitgeschakeld).

Openstaande en vervallen facturen: Overzichten binnen de module Betalen: facturen die nog betaald moeten worden en facturen waarvan de vervaldatum is verstreken.

Vrijgeven voor betaling: Ook wel betaalbaar stellen genoemd (zie ‘Betaalbaar stellen’ bij het thema Boeken). Het opheffen van de blokkade op een boeking, zodat deze in een betaalopdracht mee mag. Boekingen kunnen geblokkeerd worden voor betaling en automatisch vrijgegeven worden na autorisatie.

Afletteren: Het koppelen van een openstaande bestelling of verplichting aan een inkomende factuur, zodat duidelijk is welk deel van de bestelling gefactureerd is.

Bestelling of inkooporder: De order in je boekhoud- of ERP-pakket waarmee een inkoopfactuur gematcht wordt. Per bestelregel is zichtbaar hoeveel er besteld, ontvangen en al gefactureerd is.

Directe inkoopfactuur: Een inkoopfactuur waarvan één of meer regels niet aan een bestelling gekoppeld zijn. Te gebruiken als voorwaarde in autorisatieschema’s en automatiseringsregels. Alleen beschikbaar in combinatie met Exact Online.

Inkoopfactuurbeoordeling: Het oordeel over een inkoopfactuur na de controle met bestellingen: correct, correct (handmatig) of incorrect. Deze beoordeling staat standaard uit en kan op dagboekniveau ingeschakeld worden bij zowel inkoopfacturen als financiële boekingen. Incorrecte inkoopfacturen kan je automatisch laten afkeuren.

Magazijnontvangst: De vastgelegde ontvangst van goederen. Wordt gebruikt bij de automatische controle van inkoopfacturen tegen bestellingen.

Matchen: Het aan elkaar koppelen van inkoopfactuurregels en bestelregels, op regelniveau, zodat een volledig boekingsvoorstel gegenereerd kan worden ook bij afwijkingen in aantal of prijs.

Purchase to pay: De module waarmee bestellingen en inkooporders uit je boekhoud- of ERP-pakket automatisch gematcht worden met inkoopfacturen. Beschikbaar voor Compleet en ‘Betalen naar gebruik’ en niet voor elk boekhoudpakket.

Verplichting: Een vastgelegde toekomstige betaalverplichting in AFAS of Exact Online Bouw, die je in Zenvoices kan afletteren tegen een inkomende factuur.

Administratie rechten: Rechten die bepalen tot welke administraties binnen je omgeving een gebruiker toegang heeft. Je kan toegang ook via administratie tags verlenen.

App rechten: Rechten die bepalen welke acties een gebruiker mag uitvoeren, genoteerd als een pad met pipes, bijvoorbeeld Pagina’s | Beheer | Omgeving | Administraties.

Beheerder: Vaste gebruikersrol met alle gebruikersrechten behalve autorisatiebeheerrechten, met toegang tot alle administraties.

Betaalde gebruiker: Een gebruiker waarvoor maandelijkse kosten in rekening worden gebracht. In het gebruikersoverzicht is via de kolom ‘Betaalde gebruiker’ te zien of er betaalde rechten zijn toegewezen.

Gebruiker: Vaste gebruikersrol met alle gebruikersrechten behalve bepaalde beheerrechten, met toegang tot alle administraties. Ook de algemene aanduiding voor iemand met een account in je omgeving.

Gebruikersrol: Een groepering van rechten. Krijgt een gebruiker een rol, dan krijgt hij alle rechten van die rol. Vaste rollen zijn Beheerder, Gebruiker, Aanleveraar, Autorisator en Autorisatiebeheerder. Vaste rollen kan je niet verwijderen. Er kunnen handmatig extra gebruikersrollen aangemaakt worden.

Gemachtigdentoegang: De mogelijkheid om iemand te machtigen namens jou in te loggen en te handelen, bijvoorbeeld tijdens langere afwezigheid.

Single Sign On (SSO): Inloggen op Zenvoices via de identiteitsprovider van je organisatie, bijvoorbeeld Okta, Entra of Microsoft.

Tweestapsverificatie: Extra beveiliging bij het inloggen met een tweede verificatiestap. Ook wel MFA genoemd. Verificatiecodes kunnen verstuurd worden via SMS, e-mail en Google Authenticator.

Artikel: Een product of dienst uit je boekhoud- of ERP-pakket. Je kan op artikelen boeken en artikelnummers gebruiken in regelherkenning en boekingstemplates.

Btw-code: De code in je boekhoudpakket die een btw-tarief en btw-behandeling vastlegt. Zenvoices zoekt op basis van het herkende btw-tarief de bijbehorende btw-code. Per dagboek kan je een voorkeur btw-code per btw-tarief instellen. Zonder voorkeur krijgen btw-codes van het type exclusief btw voorrang.

Btw-scenario: Een instelling in je boekhoudpakket die bepaalt hoe btw wordt verwerkt, bijvoorbeeld binnenland, EU of buiten de EU (alleen bij bepaalde boekhoudpakketten zoals Software Gemak en Accountancy Gemak).

Btw-verlegd: Situatie waarin de btw niet door de leverancier maar door de afnemer wordt afgedragen. In regels en templates in te stellen als waar of onwaar en te raadplegen via de herkende gegevens.

Crediteur: Een leverancier: een relatie waarvan je facturen ontvangt, wordt geboekt op het inkoopdagboek.

Dagboek: De administratieve indeling in je boekhoudpakket waarin een boeking wordt vastgelegd, bijvoorbeeld een inkoopdagboek of verkoopdagboek. Bij het inlezen moet het dagboek bekend zijn. Er kunnen meerdere in- en verkoopdagboeken aan één administratie gekoppeld worden.

Debiteur: Een klant: een relatie waaraan je factureert, wordt geboekt op het verkoopdagboek.

Grootboekrekening: De rekening waarop een bedrag in de boekhouding wordt vastgelegd. Komt uit je stamgegevens en kan via tags of RGS-codes gegroepeerd worden.

Kostendrager: Verbijzondering die aangeeft waarvoor een kostenpost gemaakt is. Beschikbaar als het boekhoudpakket het ondersteunt.

Kostenplaats: Verbijzondering die aangeeft waar in de organisatie een kostenpost thuishoort. Beschikbaar als het boekhoudpakket het ondersteunt.

Niet-aftrekbare btw en privégebruik: Percentages waarmee je op regelniveau vastlegt welk deel van de btw niet aftrekbaar is of welk deel privégebruik betreft. Alleen beschikbaar in combinatie met Exact Online België.

Project: Verbijzondering waarop je kosten kan boeken. In combinatie met AFAS Profit zijn ook projectitem, projectfase en doorbelasten beschikbaar.

Relatie: De verzamelnaam voor crediteuren en debiteuren in Zenvoices. Veel instellingen, zoals de voorkeur boekingswijze en het standaard boekingstemplate, staan op relatieniveau.

Verbijzonderingsas: Een extra dimensie waarop je in AFAS en Microsoft Dynamics kan boeken, aangeduid als verbijzonderingsas 1 tot en met 5.

Trefwoorden: begrippenlijst, definities, terminologie, woordenlijst, glossary