De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.

Met automatisering is het mogelijk om boekingen vergaand te automatiseren.

Aanmaken automatiseringsregels

Via Beheer / Administratie / Automatisering / Boekingen kan je automatiseringsregels aanmaken. Lees hier meer over de waardes die ingevuld kunnen worden, zoals 'En' en 'Of'.

Voorbeeld 1 - Goedkeur regel:

Goedkeurregels zijn bedoeld voor boekingen met een hoge herkenningsscore, die daardoor met een kleine kans op fouten automatisch verwerkt kunnen worden. Facturen kan je daarmee automatisch laten boeken in het boekhoudpakket of de factuur automatisch in het digitale autorisatieproces laten belanden.

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het volledig automatisch verwerken van facturen tot boeking en/of laten opnemen in het digitale autorisatieproces.

Door 'Toepassen op alle relaties' uit te vinken kan je relaties los selecteren of door relatietags toe te voegen kan de goedkeurregel alleen voor getagde relaties geactiveerd worden.

Voorbeeld 2 - Relatie toewijs regel:

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het automatisch toewijzen van relaties. Alle bonnetjes van verschillende tankstations kunnen op deze manier automatisch op één relatie geboekt worden. Zenvoices scant het document en als één van de namen van tankstations op de bon voorkomt, dan wordt de regel geactiveerd.

Let op: relatie toewijs regels worden uitgevoerd voordat reguliere relatie herkenning plaatsvindt.

Voorbeeld 3 - Boekingswijze toewijs regel:

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het automatisch toewijzen van een boekingswijze, in dit geval een boekingstemplate. Zenvoices scant het document en als de tekst 'Kostenplaats 1' op de factuur voorkomt, dan wordt de regel geactiveerd.

Beschikbare velden voor regels

De volgende velden kunnen opgenomen worden in de voorwaarden van automatisering regels:

  • Ingelezen door scan en herken: geeft aan of het document ingelezen is door scan & herken. Bij UBL facturen en andere e-facturen lezen heeft dit veld de waarde Onwaar.
  • Scan en herken herkenningswijze: geeft aan of het document is herkend middels realtime herkenning (standaard) of premium herkenning.
  • Factuurnummer
  • Omschrijving
  • Dagboek
  • Dagboek type
  • Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste 10 pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan wordt de tekst van het .pdf bestand bedoeld. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan wordt de inhoud van de e-mail bedoeld.
  • Inlees bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Bij een UBL factuur wordt het meegezonden .xml bestand ingelezen.
  • Inlees bestandsnaam extensie: de extensie van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand wordt standaard het meegezonden .xml bestand ingelezen. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.
  • Bedrag (incl. btw)
  • Bedrag (excl. btw)
  • Btw-bedrag
  • Crediteur
  • Debiteur
  • Boekingstype: geeft aan of het een financiële boeking of een inkoopfactuur betreft (alleen beschikbaar wanneer de aanvullende module Bestellingen & facturen matchen geactiveerd is).
  • Herkenningsscore (Lees ook dit helpartikel)
  • Betalingsconditie
  • Valuta

Let op: afhankelijk van het type automatiseringsregel kunnen bepaalde velden wel of niet beschikbaar zijn.

Aandachtspunten

  • Operaties op tekstvelden zijn hoofdletter ongevoelig.
  • De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.

Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering

Regels worden uitgevoerd op volgorde van de prioriteitswaarde van laag naar hoge prioriteitswaarde. De prioriteit kun je zelf aan regels toekennen. 

Opmerkingen

  • Alleen boekingen zonder waarschuwingen kunnen automatisch goedgekeurd worden op basis van automatiseringsregels.  Mogelijke waarschuwingen zijn: 1. factuurnummer is niet uniek (factuur is dubbel) 2. IBAN komt niet overeen met relatie stamgegevens
  • Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.

Heeft u het antwoord gevonden?