Met automatisering is het mogelijk om boekingsvoorstellen automatisch goed te keuren. Deze mogelijkheid is bedoeld voor UBL facturen, die door de 100% herkenning foutloos verwerkt kunnen worden. Facturen kan je daarmee automatisch laten boeken in het boekhoudpakket of de factuur automatisch in het digitale autorisatieproces laten belanden.

Aanmaken automatiseringsregels

Via Beheer / Administratie / Automatisering / Boekingen kan je automatiseringsregels aanmaken. Automatiseringsregels zijn ALS ... DAN ... regels die bepalen of een actie uitgevoerd moet worden voor een boeking.

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het volledig automatisch verwerken van UBL facturen tot boeking en/of laten opnemen in het digitale autorisatieproces.

Momenteel is het alleen mogelijk om automatiseringsregels aan te maken voor het goedkeuren van boekingsvoorstellen.

Beschikbare velden voor regels

De volgende velden kunnen opgenomen worden in de conditie van automatisering regels:

  • Ingelezen door scan en herken: geeft aan of het document ingelezen is door scan & herken. Bij UBL facturen en andere e-facturen lezen heeft dit veld de waarde Onwaar.
  • Factuurnummer
  • Omschrijving
  • Dagboek
  • Dagboek type
  • Bedrag (incl. btw)
  • Bedrag (excl. btw)
  • Btw-bedrag
  • Crediteur
  • Debiteur
  • Betalingsconditie
  • Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste vijf pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan wordt de tekst van het .pdf bestand bedoeld. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan wordt de inhoud van de e-mail bedoeld.
  • Inlees bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Bij een UBL factuur wordt het meegezonden .xml bestand ingelezen.
  • Inlees bestandsnaam extensie: de extensie van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand wordt standaard het meegezonden .xml bestand ingelezen. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.

Aandachtspunten

  • Operaties op tekstvelden zijn hoofdletter ongevoelig.
  • De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.

Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering

Regels worden uitgevoerd op volgorde van de prioriteitswaarde van laag naar hoge prioriteitswaarde. De prioriteit kun je zelf aan regels toekennen. 

Opmerkingen

  • Alleen boekingen zonder waarschuwingen kunnen automatisch goedgekeurd worden op basis van automatiseringsregels. ¬†Mogelijke waarschuwingen zijn: ¬†1) factuurnummer is niet uniek (factuur is dubbel), 2) IBAN komt niet overeen met relatie stamgegevens.
  • Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
Heeft u het antwoord gevonden?