Acties die geautomatiseerd kunnen worden

Boekingsregels: boekingsregels toevoegen (alleen i.c.m. de module Purchase to pay). Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Goedkeur regels: boekingsvoorstel goedkeuren. Klik hier voor meer informatie.
Boekingswijze toewijs regels: boekingswijze toewijzen. Klik hier voor meer informatie.
Relatie toewijs regels: relatie toewijzen. Klik hier voor meer informatie.
Inkoopfactuur beoordeelregels: boekingsregel beoordelen als correct (alleen i.c.m. de module Purchase to pay). Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Aanmaken automatiseringsregels

Via Beheer / Administratie / Automatisering / Boekingen kan je automatiseringsregels aanmaken. Lees hier meer over de waardes die ingevuld kunnen worden, zoals 'En' en 'Of'.

Beschikbare velden voor regels

De volgende velden kunnen opgenomen worden in de voorwaarden van automatisering regels:

Ingelezen door scan en herken: geeft aan of het document ingelezen is door scan & herken. Bij UBL facturen en andere e-facturen lezen heeft dit veld de waarde Onwaar.
Factuurnummer
Omschrijving
Dagboek
Dagboek type
Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste 50 pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan wordt de tekst van het .pdf bestand bedoeld. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan wordt de inhoud van de e-mail bedoeld.
Document aantal pagina's: het aantal pagina's van het document (maximum waarde is 50).
Inlees bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Bij een UBL factuur wordt het meegezonden .xml bestand ingelezen.
Inlees bestandsnaam extensie: de extensie van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand wordt standaard het meegezonden .xml bestand ingelezen. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.
Bedrag (incl. btw)
Bedrag (excl. btw)
Btw-bedrag
Crediteur
Debiteur
Boekingstype: geeft aan of het een financiële boeking of een inkoopfactuur betreft (alleen beschikbaar wanneer de aanvullende module Purchase to pay geactiveerd is).
Herkend als bon: geeft aan of het document herkend is als een bon.
Herkenningsscore (Lees ook dit helpartikel)
Betalingsconditie
Valuta
Directe inkoopfactuur (Lees ook dit helpartikel)
Inkoopfactuur beoordeling: beschikbare beoordelingen zijn correct, correct (handmatig) en incorrect.
Document / Afzendernaam
Document / Afzenderadres
Document / Geadresseerde
Document / Onderwerp
Document / Herkomst
Document / Kanaaltype
Document / Opmerkingen
Document / Kanaal
Grootboekrekeningen
Grootboekrekening classificaties: raadpleeg de classificatie per grootboekrekening via Beheer / Administratie / Stamgegevens.
Grootboekrekeningen omschrijving
Btw-codes
Btw-percentages
Btw-verlegd: beschikbaar zijn 'waar' en 'onwaar'.
Kostenplaatsen
Kostendragers
Projecten
Project items
Boekingswijze: beschikbaar zijn stamgegevens, laatste boeking - btw-herkenning, laatste boeking - regelherkenning en boekingstemplate.
Medewerkers
Artikelen
Boekingstemplate naam
Boekingstemplate niveau: beschikbaar zijn omgevingsniveau en administratieniveau.
Relatie herkenningswijze:
- Automatische match op KvK-nummer
- Automatische match op btw-nummer
- Automatische match op IBAN
- Automatische match op debiteurennummer
- Standaard relatie van het dagboek
- Standaard relatie voor bonnen van het dagboek
- Automatische match op postcode
- Automatische match op telefoonnummer
- Automatische match op debiteurnummer en mailadres
- Automatische match op debiteurnummer en postcode
- Automatische match op e-mailadres en postcode
- Automatische match door een automatiseringsregel
Boekhoudpakket koppeling
Boekhoudpakket koppelingnaam

Let op: de beschikbaarheid van bovenstaande velden is afhankelijk van verschillende factoren zoals:

Automatisering op administratie- of omgevingsniveau
Type automatiseringsregel
Geactiveerde modules
Gekoppeld boekhoudpakket

Aandachtspunten

Operaties op tekstvelden zijn hoofdletter ongevoelig.
De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.

Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering

Regels worden uitgevoerd op volgorde van de prioriteitswaarde van laag naar hoge prioriteitswaarde. De prioriteit kun je zelf aan regels toekennen.

Goedkeur regel

Goedkeurregels zijn bedoeld voor boekingen met een hoge herkenningsscore, die daardoor met een kleine kans op fouten automatisch verwerkt kunnen worden. Facturen kan je daarmee automatisch laten boeken in het boekhoudpakket of de factuur automatisch in het digitale autorisatieproces laten belanden.

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het volledig automatisch verwerken van facturen tot boeking en/of laten opnemen in het digitale autorisatieproces.

Door 'Toepassen op alle relaties' uit te vinken kan je relaties los selecteren of door relatietags toe te voegen kan de goedkeurregel alleen voor getagde relaties geactiveerd worden.

Boekingswijze toewijs regel

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het automatisch toewijzen van een boekingswijze, in dit geval een boekingstemplate. Zenvoices scant het document en als de tekst 'Kostenplaats 1' op de factuur voorkomt, dan wordt de regel geactiveerd.

Relatie toewijs regel

Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het automatisch toewijzen van relaties. Alle bonnetjes van verschillende tankstations kunnen op deze manier automatisch op één relatie geboekt worden. Zenvoices scant het document en als één van de namen van tankstations op de bon voorkomt, dan wordt de regel geactiveerd.

Let op: relatie toewijs regels worden uitgevoerd voordat reguliere relatie herkenning plaatsvindt.

Opmerkingen

Alleen boekingen zonder waarschuwingen kunnen automatisch goedgekeurd worden op basis van automatiseringsregels. Mogelijke waarschuwingen zijn: 1. factuurnummer is niet uniek (factuur is dubbel) 2. IBAN komt niet overeen met relatie stamgegevens

Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.