Met automatisering is het mogelijk om boekingen vergaand te automatiseren.
Acties die geautomatiseerd kunnen worden
Boekingsregels: boekingsregels toevoegen (alleen i.c.m. de module Purchase to pay). Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Goedkeur regels: boekingsvoorstel goedkeuren. Klik hier voor meer informatie.
Boekingswijze toewijs regels: boekingswijze toewijzen. Klik hier voor meer informatie.
Relatie toewijs regels: relatie toewijzen. Klik hier voor meer informatie.
Inkoopfactuur beoordeelregels: boekingsregel beoordelen als correct (alleen i.c.m. de module Purchase to pay). Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Aanmaken automatiseringsregels
Via Beheer / Administratie / Automatisering / Boekingen kan je automatiseringsregels aanmaken. Lees hier meer over de waardes die ingevuld kunnen worden, zoals 'En' en 'Of'.
Beschikbare velden voor regels
De volgende velden kunnen opgenomen worden in de voorwaarden van automatisering regels:
Ingelezen door scan en herken: geeft aan of het document ingelezen is door scan & herken. Bij UBL facturen en andere e-facturen lezen heeft dit veld de waarde Onwaar.
Factuurnummer
Omschrijving
Dagboek code
Dagboek type
Dagboek naam
Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste 50 pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan wordt de tekst van het .pdf bestand bedoeld. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan wordt de inhoud van de e-mail bedoeld.
Document aantal pagina's: het aantal pagina's van het document (maximum waarde is 50).
Inleesbestand bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Bij een UBL factuur wordt het meegezonden .xml bestand ingelezen.
Inleesbestand bestandsnaam extensie: de extensie van het bestand dat ingelezen was voor de boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand wordt standaard het meegezonden .xml bestand ingelezen. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.
Bedrag (incl. btw)
Bedrag (excl. btw)
Btw-bedrag
Crediteur / Code
Crediteur / Naam
Crediteur / KvK-nummer
Crediteur / IBAN
Crediteur / Btw-nummer
Crediteur / Land code
Crediteur / Grootboekrekening
Debiteur / Code
Debiteur / Naam
Debiteur / KvK-nummer
Debiteur / IBAN
Debiteur / Btw-nummer
Debiteur / Land code
Debiteur / Grootboekrekening
Boekingstype: geeft aan of het een financiële boeking of een inkoopfactuur betreft (alleen beschikbaar wanneer de aanvullende module Purchase to pay geactiveerd is).
Herkenningsscore (Lees ook dit helpartikel)
Herkend als bon: geeft aan of het document herkend is als een bon.
Betalingsconditie code
Betalingsconditie omschrijving
Betalingsconditie tags
Valuta code
Valuta omschrijving
Valuta tags
Directe inkoopfactuur (Lees ook dit helpartikel)
Inkoopfactuur beoordeling: beschikbare beoordelingen zijn correct, correct (handmatig) en incorrect.
Document / Afzendernaam
Document / Afzenderadres
Document / Geadresseerde
Document / Onderwerp
Document / Herkomst
Document / Kanaaltype
Document / Opmerkingen
Document / Kanaal naam
Document / Categorie
Grootboekrekeningen
Grootboekrekening classificaties: raadpleeg de classificatie per grootboekrekening via Beheer / Administratie / Stamgegevens.
Grootboekrekeningen omschrijvingen
Grootboekrekeningen tags
Btw-codes
Btw-code omschrijvingen
Btw-code tags
Btw-percentages
Btw-scenario omschrijving
Btw-scenario tags
Btw-verlegd: beschikbaar zijn 'waar' en 'onwaar'.
Kostenplaatsen
Kostenplaats omschrijvingen
Kostenplaats tags
Kostendragers
Kostendrager omschrijvingen
Kostendrager tags
Projecten
Project omschrijvingen
Project items
Project item omschrijvingen
Medewerkers
Medewerker omschrijvingen
Artikelen
Artikel omschrijvingen
Boekingswijze: beschikbaar zijn stamgegevens, laatste boeking - btw-herkenning, laatste boeking - regelherkenning en boekingstemplate.
Boekingstemplate naam
Boekingstemplate niveau: beschikbaar zijn omgevingsniveau en administratieniveau.
Boekingstemplate tags
Relatie herkenningswijze:
Automatische match op KvK-nummer
Automatische match op btw-nummer
Automatische match op IBAN
Automatische match op debiteurennummer
Standaard relatie van het dagboek
Standaard relatie voor bonnen van het dagboek
Automatische match op postcode
Automatische match op telefoonnummer
Automatische match op debiteurnummer en mailadres
Automatische match op debiteurnummer en postcode
Automatische match op e-mailadres en postcode
Automatische match door een automatiseringsregel
Boekhoudpakket koppeling
Boekhoudpakket koppelingnaam
De volgende extra velden kunnen opgenomen worden in de voorwaarden van de Goedkeurregels en Boekingswijze toewijsregels:
Relatie / Grootboekrekening omschrijving
Relatie / Grootboekrekening classificaties
Relatie / Grootboekrekening tags
Relatie / Btw-code
Relatie / Btw-code omschrijving
Relatie / Btw-code percentage
Relatie / Btw-code tags
Relatie / Boekingswijze
Let op: de beschikbaarheid van bovenstaande velden is afhankelijk van verschillende factoren zoals:
Automatisering op administratie- of omgevingsniveau
Type automatiseringsregel
Gekoppeld boekhoudpakket
Aandachtspunten
Operaties op tekstvelden zijn hoofdletter ongevoelig.
De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.
Voor de veldtypen van boekingsregels geldt dat de operatie 'bevat' wordt gebruikt om aan te geven dat de waarde in één van de boekingsregels voorkomt. In dat geval moet de volledige waarde in het veld ‘waarde’ worden ingevuld.
Dit is bijvoorbeeld van toepassing op de volgende velden van boekingsregels: grootboekrekeningomschrijvingen, kostendrageromschrijvingen en projectomschrijvingen.
Als er geen conditie wordt toegevoegd, fungeert dit als een catch-all. Dit betekent dat de ingestelde regel van toepassing is op alle documenten.
Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering
Regels worden uitgevoerd op volgorde van de prioriteitswaarde van laag naar hoge prioriteitswaarde. De prioriteit kun je zelf aan regels toekennen.
Goedkeur regel
Goedkeurregels zijn bedoeld voor boekingen met een hoge herkenningsscore, die daardoor met een kleine kans op fouten automatisch verwerkt kunnen worden. Facturen kan je daarmee automatisch laten boeken in het boekhoudpakket of de factuur automatisch in het digitale autorisatieproces laten belanden.
Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het volledig automatisch verwerken van facturen tot boeking en/of laten opnemen in het digitale autorisatieproces.
Door 'Toepassen op alle relaties' uit te vinken kan je relaties los selecteren of door relatietags toe te voegen kan de goedkeurregel alleen voor getagde relaties geactiveerd worden.
Boekingswijze toewijs regel
Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het automatisch toewijzen van een boekingswijze, in dit geval een boekingstemplate. Zenvoices scant het document en als de tekst 'Kostenplaats 1' op de factuur voorkomt, dan wordt de regel geactiveerd.
Relatie toewijs regel
Hieronder zie je een voorbeeldregel voor het automatisch toewijzen van relaties. Alle bonnetjes van verschillende tankstations kunnen op deze manier automatisch op één relatie geboekt worden. Zenvoices scant het document en als één van de namen van tankstations op de bon voorkomt, dan wordt de regel geactiveerd.
Let op: relatie toewijs regels worden uitgevoerd voordat reguliere relatie herkenning plaatsvindt.
Opmerkingen
Scheid meerdere waardes met een puntkomma (";"), gebruik hierbij geen spaties
Alleen boekingen zonder waarschuwingen kunnen automatisch goedgekeurd worden op basis van automatiseringsregels. Mogelijke waarschuwingen zijn:
1. factuurnummer is niet uniek (factuur is dubbel)
2. IBAN komt niet overeen met relatie stamgegevens
Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.