Soms wil je meer informatie over een ontvangen factuur opvragen. Met de juiste rechten kun je dit in Zenvoices eenvoudig per e-mail vanuit boekingen of het digitaal archief regelen. Hieronder lees je hoe dit ingesteld kan worden in jouw omgeving. Is dit al gebeurd? Ga dan naar 'E-mail versturen, zo werkt het' om te lezen hoe je een e-mail kan versturen via Zenvoices.
Instellingen
Stel een eigen e-mail handtekening in via 'Mijn instellingen'. Ga naar het tabblad 'E-mail verzending' en voeg een persoonlijke handtekening toe en klik op opslaan. Hier kan tevens aangegeven worden of bijlagen standaard meegestuurd dienen te worden. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de eigen mailserver (zie onderstaande), worden e-mails verzonden namens je eigen e-mailadres welke geregistreerd staat bij je Zenvoices account, indien gewenst kan hier een ander afzenderadres genoteerd worden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je niet namens je eigen e-mailadres wilt mailen maar namens bijv. crediteuren@, een reply van de geadresseerde zal ook op dit e-mailadres ontvangen worden.
Maak gebruik van eigen mailserver
Gebruik een eigen mailserver voor optimale aflevering van e-mails. Incidenteel komt het namelijk voor dat mails niet bij de ontvanger aankomen. Dit heeft vrijwel altijd als oorzaak dat bij de ontvanger de mail in ongewenst/spam terecht is gekomen. In Beheer / Omgeving / Instellingen configureer je het gebruik van je eigen e-mailserver volgens onderstaande instructie:
Verzamel de benodigde gegevens van je e-mailserver. Zoek deze op in de instellingen van je eigen e-mailserver of vraag de juiste gegevens op bij de systeembeheerder van je organisatie.
Je hebt bijvoorbeeld de SMTP-server, poortnummer, gebruikersnaam en wachtwoord nodig, zie ook de afbeelding hieronder.Ga naar de instelling ‘Externe e-mailverzending’ onder Beheer / Omgeving / Instellingen.
Vink de standaard checkbox uit.
Hiermee activeer je het formulier voor het instellen van een eigen e-mailserver.Vul de verkregen e-mailservergegevens zorgvuldig in.
Sla de instellingen op.
Test de e-mailverzending om te controleren of alles correct werkt.
Rechten toekennen
Ga naar Beheer / Omgeving / Gebruikers en klik op 'Rechten'. Activeer 'E-mails versturen' via het gebruikersrecht Boekingen | E-mails versturen.
E-mail versturen, zo werkt het
De e-mail functie is alleen beschikbaar bij boekingen via 'Details weergeven' (vergrootglas). Klik op 'E-mail versturen':
Wanneer er in de stamgegevens van de relatie een e-mailadres is ingevoerd, wordt deze standaard gevuld in het 'E-mail versturen veld'. Hier kunnen ook meerdere e-mailadressen voor ontvangers toegevoegd worden. Vul naar wens het onderwerp en e-mailbericht aan. Indien gewenst kan de factuur als bijlage worden toegevoegd door 'Factuur toevoegen als bijlage' te selecteren. Hier kunnen ook extra bijlagen toegevoegd worden. Klik op 'Versturen' om de e-mail met evt. bijlagen te versturen naar de relatie.
Trefwoorden: emailhandtekening, facturen, retourneren, terugsturen,