De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.

Elke administratie in Zenvoices heeft een @to-zenvoices.com e-mailadres waar je documenten naar toe kan mailen. Het e-mailadres van een administratie vind je terug bij Beheer / Omgeving / Administraties.

Via 'Eigenschappen' is het mogelijk om het e-mailadres van de administratie (deels) te wijzigen. 

Voor elke bijlage van een ontvangen e-mailbericht wordt een document aangemaakt in Zenvoices. ZIP-bestanden worden hierbij automatisch uitgepakt. Ook de inhoud van e-mailberichten wordt opgeslagen in Zenvoices en is te raadplegen bij 'Uploaden & inlezen'.

Het spamfilter van Zenvoices is standaard actief. Onder het tabblad 'Voorkeuren' kunnen aan de lijst 'Uitgesloten afzenders voor het spamfilter' e-mailadressen of domeinen toegevoegd worden die nooit als spam mogen worden gezien. Gebruik de wildcard "*" om alle e-mailadressen uit te sluiten van het spamfilter. Lees hier meer informatie over de instellingen voor e-mail aanlevering.

Let op: met de wildcard kunnen dan ook ongewenste e-mails ontvangen worden.

Als je gebruik maakt van meerdere dagboeken kan je documenten automatisch toewijzen aan het juiste dagboek. Lees hier meer informatie om dit in te stellen.

Je kan per dagboek een uniek e-mailadres gebruiken. Je dient hiervoor de code van het dagboek te weten, deze is te raadplegen via Beheer / Omgeving / Administraties en klik op 'Wijzigen'. Onder het tabblad 'Dagboeken' zie je de code per dagboek.

Voorbeeld: je wilt een nieuw e-mailadres voor verkoopfacturen aanmaken.

Je aanlever e-mailadres is: bedrijf.7@to-zenvoices.com en de verkoopdagboekcode is: 70. Het aanlever e-mailadres voor verkoopfacturen wordt dan: bedrijf.70.7@to-zenvoices.com

Documenten die aan dit e-mailadres verstuurd worden, worden automatisch toegewezen aan dagboek 70.

Voorbeeld: je kan per document management categorie/subcategorie een uniek e-mailadres gebruiken.

Je aanlever e-mailadres is: bedrijf.7@to-zenvoices.com en je hebt document management categorieën en subcategorieën aangemaakt als volgt:

Het aanlever e-mailadres wordt dan bedrijf.brieven.7@to-zenvoices.com (voor categorie 'Brieven') of bedrijf.brieven/belastingdienst/2023.7@to-zenvoices.com (voor subcategorie 2023 onder 'Brieven/Belastingdienst'.

Lees hier meer informatie om dit in te stellen.

Onderstaande volgorde en priorisering voor de bestemming bepaling wordt gehanteerd, mits er geen bestemming toewijsregel actief is:

Voor UBL facturen wordt vaak zowel een .xml bestand als .pdf bestand aangeleverd. Wanneer deze in één e-mail als bijlage naar Zenvoices worden gemaild, herkent Zenvoices automatisch de bij elkaar horende bestanden en behandelt deze als één document.

Wanneer een PDF document in een UBL document opgenomen is en er is geen PDF document aanwezig, dan zal deze als bijlage toegevoegd worden aan de boeking bij het inlezen van het UBL document.

Lees hier hoe opmerkingen toegevoegd kunnen worden bij Uploaden & inlezen en hoe gebruikers getagd kunnen worden via een marking in de e-mail.

Lees hier welke aanleverlimieten er gelden.

Het is ook mogelijk om je eigen e-mailaccount te koppelen aan Zenvoices. Dit kan je instellen via Beheer / Administratie / Kanalen. Klik vervolgens op 'Nieuw kanaal', kies 'E-mail' bij 'Koppeling' en vul op het tabblad 'Instellingen' de gegevens van je
e-mailaccount in. POP3 en IMAP e-mailaccounts worden ondersteund.

Let op: per 01-01-2023 wordt POP3/IMAP niet meer ondersteund door Microsoft. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Trefwoorden: samenvoegen, ubl, xml, aanleveren, emailen, volgorde