De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Basis/Pro/Compleet abonnement bij Premium administraties.

Bekijk hier ons webinar over regelherkenning terug.

Met regelherkenning wordt bedoeld dat naast de standaard kopvelden van een factuur, ook factuurregels herkend worden. De software kan tabellen op een factuur herkennen en zo kunnen bijvoorbeeld artikelnummers, omschrijvingen, bedragen, btw-bedragen en btw-percentages herkend worden en overgenomen worden in boekingsregels. Via verschillende boekingswijzen, is het mogelijk om de software aan te geven hoe de herkende gegevens geboekt dienen te worden.

Voorbeeld factuur:

Resultaat boekingsregels in Zenvoices:

Voor regelherkenning de volgende boekingswijzen beschikbaar:

Deze boekingswijze wordt gebruikt wanneer het wenselijk is dat alle factuurregelomschrijvingen exact overgenomen worden in de boekingsregels. Wanneer de factuurregelomschrijving altijd hetzelfde is, kan de software de gebruikte grootboekrekening uit de laatste boeking (of evt. boekingen verder in het verleden wanneer deze omschrijving niet voorkomt op de laatste factuur) in combinatie met deze omschrijving voorstellen. Op deze manier kan bijvoorbeeld een herkende kolom met 4 rijen en 4 verschillende omschrijvingen op 4 verschillende grootboekrekeningen geboekt worden.

Bij de eerste boeking dient eenmalig aangegeven te worden op welke grootboekrekening elke regel geboekt dient te worden. In bovenstaand voorbeeld kunnen verschillende grootboekrekeningen ingevoerd worden voor omschrijving 'Boodschappen, zie specificatie'. Het kan immers wenselijk zijn om de boodschappen met btw-hoog op een andere grootboekrekening te boeken dan boodschappen met btw-laag. Bij deze boekingswijze wordt het boekingsvoorstel gemaakt op basis van de laatste boeking van de relatie in Zenvoices.

In deze boekingswijze worden standaard alle velden van de laatste boeking overgenomen. Per dagboek en relatie kan ingesteld worden welke velden overgenomen moeten worden.

Per factuurregel wordt een boekingsregel aangemaakt en hierbij worden de boekingsgegevens van de overeenkomende boekingsregel uit de laatste boeking overgenomen. De overeenkomende boekingsregel wordt gezocht op basis van de factuurregelomschrijving.

Wanneer de boekingswijze Laatste boeking ingesteld is, wordt er voorgesteld op basis van de voorgaande combinatie: Btw + Omschrijving. Wanneer boekingswijze Laatste boeking - regelherkenning niet in deze combinatie volstaat kan een boekingstemplate toegepast worden. Bijvoorbeeld wanneer een specifiek woord uit een omschrijving gebruikt dient te worden, kan via onderstaand voorbeeld een boekingsscenario geactiveerd worden. In tegenstelling tot boekingswijze Laatste boeking - regelherkenning, hoeft hier de omschrijving niet altijd hetzelfde te zijn. Naast de Omschrijving, kan ook op de velden Bedrag, Uw bestelnummer, Grootboekrekening, Aantal, Prijs, Btw-bedrag, Btw %, Btw verlegd, Referenties en Artikelnummers uit een kolom, een boekingsscenario geactiveerd worden. Hoe dit te trainen is, lichten we toe in deze alinea.

Tip 1: Wil je artikelen matchen aan een grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager en/of project? Gebruik dan conditie 'Artikelnummer' om via onderstaande opties tot de gewenste selectiecriteria te komen. Via 'Is tussen' kan je bijvoorbeeld een reeks artikelnummers ingeven:

Tip 2: Staat er geen btw-percentage in de tabelregels op een factuur, maar een andere codering om het btw-percentage aan te duiden? Via een boekingstemplate kan je toch de gewenste btw-codes laten voorstellen op basis van regelherkenning (in onderstaand voorbeeld is de code van de btw-code in het boekhoudpakket toevallig gelijk als de code op de factuur, er kan in de boekingstemplate ook een andere btw-code codering gekozen worden).

Met boekingstemplates vereenvoudig en automatiseer je complexe boekingen. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.

Boekingstemplates zijn in combinatie met regelherkenning ideaal om op basis van herkende factuurregelomschrijvingen boekingsregels toe te voegen. Ook kunnen met behulp van boekingstemplates boekingsregels met dezelfde omschrijving en btw-code samengevoegd worden.

Wanneer het wenselijk is om meerdere rijen uit een kolom samen te voegen tot één boekingsregel, kan onderstaande boekingstemplate gebruikt worden.

In tegenstelling tot boekingswijze Laatste boeking - regelherkenning, kan bij een boekingstemplate een deel van een omschrijving gebruikt worden om een boekingsscenario te activeren.

In onderstaand voorbeeld van een boekingstemplate staat 'Regels met dezelfde omschrijvingen en dimensies samenvoegen' aangevinkt. Dit houdt in dat de software elke regel waar het woord 'Statiegeld' in voorkomt (de omschrijving dient het woord statiegeld te bevatten en is van toepassing bij drie factuurregels in bovenstaand voorbeeld) en met hetzelfde herkende btw-percentage, de omschrijving 'Statiegeld geleverd/retour' geeft en deze samenvoegt op de daarvoor ingestelde grootboekrekening.

Voorbeeld regel boekingstemplate:

Resultaat boekingsregel in Zenvoices:

Wanneer het wenselijk is om een boekingsvoorstel te generen op basis van een samenvatting van bijvoorbeeld een factuur van een horeca leverancier, kan een boekingstemplate toegepast worden.

In onderstaand voorbeeld van een boekingstemplate wordt de grootboekrekening en omschrijving welke per artikel is opgenomen in een e-factuur, gebruikt om een verzamelfactuur van een horecaleverancier te verwerken. Raadpleeg deze alinea over het verwerken en uitlezen van e-facturen.

Zenvoices toont de ingelezen grootboekrekening uit de UBL als “Boekingsinformatie" bij de UBL-weergave in het boekingsscherm.

Via onderstaande boekingstemplate geef je aan dat grootboek 5000 voorgesteld dient te worden wanneer op regelniveau grootboek 5000 wordt uitgelezen en dat de btw-code gebruikt dient te worden welke op regelniveau uitgelezen is. De omschrijving dient dan altijd INKOOP VLEES te zijn.

Tip:

Bij Grootboekrekening en btw-code kan gekozen worden voor 'Automatisch matchen' of 'Vaste waarde'. Gebruik Automatisch matchen alleen wanneer deze gegevens kunnen worden uitgelezen.

Bij Omschrijving kan gekozen worden voor 'Vaste waarde' of 'Overnemen van factuurregel'. Bij Vaste waarde kan bijvoorbeeld de tekst INKOOP VLEES ingevoerd worden gecombineerd met variabelen.

Belangrijk: Vink 'Regels met dezelfde omschrijvingen en dimensies samenvoegen' aan om alle factuurregels met de omschrijving 'INKOOP VLEES' en dezelfde btw-code samen te voegen.

Tip: Gebruik het variabel {regelomschrijving} + naar wens andere variabelen bij 'Omschrijving' wanneer gekozen wordt voor 'Vaste waarde' om de herkende regelomschrijving + bijvoorbeeld de maand te laten vullen in de regelomschrijving.

Onderstaande verzamelstaat uit de PDF wordt zo automatisch uitgesplitst.

Resultaat boekingsregels in Zenvoices:

Let op:

Onderstaande werkwijze is alleen van toepassing en noodzakelijk wanneer Zenvoices aangeleerd moet worden welke velden (zoals omschrijving en btw-percentage) aan kolommen toegewezen dienen te worden. Dit kan noodzakelijk zijn wanneer er bijvoorbeeld niet het woord 'Omschrijving' boven een kolom staat. Ook kan via onderstaande instructie aangegeven worden welke tabel herkend dient te worden wanneer er meerdere tabellen op een factuur staan. Daarnaast kunnen zelf tabellen omlijnd worden wanneer niet de juiste tabellen herkend zijn.

Onderstaande instructie geldt voor alle ondersteunde bestandsformaten behalve e-facturen.

Let op: worden tabelrijen of -kolommen niet goed herkend bij stap 2? Neem dan contact op met support om deze kenbaar te maken. Velden toewijzen zoals omschrijving en btw-percentage kunnen aangeleerd worden, wanneer tabellen niet goed gesplitst worden, ontvangen we graag feedback van onze gebruikers.

Inkoopfacturen kunnen op regelniveau gematcht worden. Op basis van geselecteerde tabellen of e-factuurregels wordt er gematcht met bestellingen. Regels zonder match worden niet getoond. Op deze manier kunnen voor inkoopfacturen met afwijkingen in aantal en prijs ten opzichte van de bestelling, volledige boekingsvoorstellen gegenereerd worden.

Wanneer velden toegewezen worden aan kolommen (zie punt 3 bij alinea Hoe pas ik handmatig regelherkenning toe in het boekingsscherm?) dienen bij inkoopfacturen minimaal de velden 'Artikelnummer' en 'Aantal' ingegeven te worden.

Raadpleeg alle artikelen over Purchase to pay via deze link.

Automatiseringsregels voor het aanmaken van boekingsregels en het beoordelen van inkoopfacturen worden toegepast. Boekingsregels kunnen handig zijn wanneer in de herkende tabel geen btw-percentage staat, dit kan met deze automatiseringsregels vooraf gedefinieerd worden.

Via de knop 'Herkende gegevens' in het boekingsscherm kunnen de herkende gegevens geraadpleegd worden. Scroll naar beneden in de herkende gegevens om alle herkende regels te raadplegen. De herkenningsscore geeft de zekerheid aan dat regels correct herkend zijn, wanneer één of meerdere regels minder herkend worden, zal dit invloed hebben op de herkenningsscore van de boeking.

TIP: Heb je meerdere facturen van dezelfde relatie? Verwerk dan eerst één boeking volledig, nadat deze boeking geëxporteerd is naar het boekhoudpakket wordt de software getraind. Vervolgens kunnen alle overige facturen ingelezen worden, deze zullen voorgesteld worden o.b.v. ingestelde boekingswijze per relatie.

Voorbeeld herkende gegevens:

Bovenstaande geldt voor zowel kostenfacturen als inkoopfacturen (i.c.m. de module Purchase to pay).

E-facturen kunnen op regelniveau uitgelezen worden. In tegenstelling tot PDF en overige bestandformaten welke Zenvoices ondersteund, hoeft hier geen tabel gemarkeerd te worden, zoals toegelicht bij deze alinea stap 2.e. Informatie uit de e-factuur wordt uitgelezen zonder dat hier scan & herken van toepassing is.

Ook in combinatie met e-facturen kunnen Boekingstemplates gebruikt worden.

Standaard is het gebruikersrecht om de handmatig op de knop 'Regelherkenning' te klikken ingeschakeld voor gebruikers die rechten hebben voor het verwerken van boekingen.

Ga naar Beheer / Omgeving / Gebruikers en klik op 'Rechten' om dit per gebruiker aan te passen of ga naar Beheer / Omgeving / Rollen om dit op rolniveau aan te passen. Via Pagina's | Boekingen kan 'Handmatig regelherkenning uitvoeren' aangepast worden.