Regelherkenning
Jörg Linschoten avatar
Geschreven door Jörg Linschoten
Meer dan een week geleden bijgewerkt

De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Basis/Pro/Compleet abonnement bij Premium administraties.

Bekijk hier ons webinar over regelherkenning terug.

Wat is regelherkenning?

Met regelherkenning wordt bedoeld dat naast de standaard kopvelden van een factuur, ook factuurregels herkend worden. De software kan tabellen op een factuur herkennen en zo kunnen bijvoorbeeld artikelnummers, omschrijvingen, bedragen, btw-bedragen en btw-percentages herkend worden en overgenomen worden in boekingsregels. Via verschillende boekingswijzen, is het mogelijk om de software aan te geven hoe de herkende gegevens geboekt dienen te worden.

Voorbeeld factuur:

Resultaat boekingsregels in Zenvoices:

Boekingswijzen

Voor regelherkenning de volgende boekingswijzen beschikbaar:

  • Laatste boeking - regelherkenning

  • Boekingstemplates

Laatste boeking - regelherkenning

Bij welke scenario toepassen?

Deze boekingswijze wordt gebruikt wanneer het wenselijk is dat alle factuurregelomschrijvingen exact overgenomen worden in de boekingsregels. Wanneer de factuurregelomschrijving altijd hetzelfde is, kan de software de gebruikte grootboekrekening uit de laatste boeking (of evt. boekingen verder in het verleden wanneer deze omschrijving niet voorkomt op de laatste factuur) in combinatie met deze omschrijving voorstellen. Op deze manier kan bijvoorbeeld een herkende kolom met 4 rijen en 4 verschillende omschrijvingen op 4 verschillende grootboekrekeningen geboekt worden.

Hoe pas ik deze toe?

Bij de eerste boeking dient eenmalig aangegeven te worden op welke grootboekrekening elke regel geboekt dient te worden. In bovenstaand voorbeeld kunnen verschillende grootboekrekeningen ingevoerd worden voor omschrijving 'Boodschappen, zie specificatie'. Het kan immers wenselijk zijn om de boodschappen met btw-hoog op een andere grootboekrekening te boeken dan boodschappen met btw-laag. Bij deze boekingswijze wordt het boekingsvoorstel gemaakt op basis van de laatste boeking van de relatie in Zenvoices.

In deze boekingswijze worden standaard alle velden van de laatste boeking overgenomen. Per dagboek en relatie kan ingesteld worden welke velden overgenomen moeten worden.

Per factuurregel wordt een boekingsregel aangemaakt en hierbij worden de boekingsgegevens van de overeenkomende boekingsregel uit de laatste boeking overgenomen. De overeenkomende boekingsregel wordt gezocht op basis van de factuurregelomschrijving.

Boekingstemplates

Bij welke scenario toepassen?

Deze boekingswijze wordt gebruikt wanneer boekingswijze Laatste boeking - regelherkenning niet volstaat. Wanneer bijvoorbeeld een specifiek woord uit een omschrijving gebruikt dient te worden, kan via onderstaand voorbeeld een boekingsscenario geactiveerd worden. In tegenstelling tot boekingswijze Laatste boeking - regelherkenning, hoeft hier de omschrijving niet altijd hetzelfde te zijn. Naast de Omschrijving, kan ook op de velden Bedrag, Uw bestelnummer, Grootboekrekening, Aantal, Prijs, Btw-bedrag, Btw %, Btw verlegd, Referenties en Artikelnummers uit een kolom, een en boekingsscenario geactiveerd worden. Hoe dit te trainen is, lichten we toe in deze alinea.

Met boekingstemplates vereenvoudig en automatiseer je complexe boekingen. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.

Boekingstemplates zijn in combinatie met regelherkenning ideaal om op basis van herkende factuurregelomschrijvingen boekingsregels toe te voegen. Ook kunnen met behulp van boekingstemplates boekingsregels met dezelfde omschrijving en btw-code samengevoegd worden.

Hoe pas ik deze toe?

Voorbeeld 1:

Wanneer het wenselijk is om meerdere rijen uit een kolom samen te voegen tot één boekingsregel, kan onderstaande boekingstemplate gebruikt worden.

In tegenstelling tot boekingswijze Laatste boeking - regelherkenning, kan bij een boekingstemplate een deel van een omschrijving gebruikt worden om een boekingsscenario te activeren.

In onderstaand voorbeeld van een boekingstemplate staat 'Regels met dezelfde omschrijvingen en dimensies samenvoegen' aangevinkt. Dit houdt in dat de software elke regel waar het woord 'Statiegeld' in voorkomt (de omschrijving dient het woord statiegeld te bevatten en is van toepassing bij drie factuurregels in bovenstaand voorbeeld) en met hetzelfde herkende btw-percentage, de omschrijving 'Statiegeld geleverd/retour' geeft en deze samenvoegt op de daarvoor ingestelde grootboekrekening.

Voorbeeld regel boekingstemplate:

Resultaat boekingsregel in Zenvoices:

Voorbeeld 2:

Wanneer het wenselijk is om een boekingsvoorstel te generen op basis van een samenvatting van bijvoorbeeld een factuur van een horeca leverancier, kan een boekingstemplate toegepast worden.

In onderstaand voorbeeld van een boekingstemplate wordt de grootboekrekening en omschrijving welke per artikel is opgenomen in een e-factuur, gebruikt om een verzamelfactuur van een horecaleverancier te verwerken. Raadpleeg deze alinea over het verwerken en uitlezen van e-facturen.

Zenvoices toont de ingelezen grootboekrekening uit de UBL als “Boekingsinformatie" bij de UBL-weergave in het boekingsscherm.

Via onderstaande boekingstemplate geef je aan dat grootboek 5000 voorgesteld dient te worden wanneer op regelniveau grootboek 5000 wordt uitgelezen en dat de btw-code gebruikt dient te worden welke op regelniveau uitgelezen is. De omschrijving dient dan altijd INKOOP VLEES te zijn.

Tip:

Bij Grootboekrekening en btw-code kan gekozen worden voor 'Automatisch matchen' of 'Vaste waarde'. Gebruik Automatisch matchen alleen wanneer deze gegevens kunnen worden uitgelezen.

Bij Omschrijving kan gekozen worden voor 'Vaste waarde' of 'Overnemen van factuurregel'. Bij Vaste waarde kan bijvoorbeeld de tekst INKOOP VLEES ingevoerd worden gecombineerd met variabelen.

Belangrijk: Vink 'Regels met dezelfde omschrijvingen en dimensies samenvoegen' aan om alle factuurregels met de omschrijving 'INKOOP VLEES' en dezelfde btw-code samen te voegen.

Tip: Gebruik het variabel {regelomschrijving} + naar wens andere variabelen bij 'Omschrijving' wanneer gekozen wordt voor 'Vaste waarde' om de herkende regelomschrijving + bijvoorbeeld de maand te laten vullen in de regelomschrijving.

Onderstaande verzamelstaat uit de PDF wordt zo automatisch uitgesplitst.

Resultaat boekingsregels in Zenvoices:

Let op:

  • In combinatie met AFAS en Microsoft Dynamics 365 Business Central is het niet mogelijk om gebruik te maken van verbijzonderingscodes wanneer gekozen wordt voor grootboekrekening ‘Automatisch matchen’.

  • In combinatie met Twinfield is het niet mogelijk om een ICP transactiesoort in te geven in de verkoop boekingstemplate regel.

Hoe pas ik handmatig regelherkenning toe in het boekingsscherm?

Onderstaande werkwijze is alleen van toepassing en noodzakelijk wanneer Zenvoices aangeleerd moet worden welke velden (zoals omschrijving en btw-percentage) aan kolommen toegewezen dienen te worden. Dit kan noodzakelijk zijn wanneer er bijvoorbeeld niet het woord 'Omschrijving' boven een kolom staat. Ook kan via onderstaande instructie aangegeven worden welke tabel herkend dient te worden wanneer er meerdere tabellen op een factuur staan. Daarnaast kunnen zelf tabellen omlijnd worden wanneer niet de juiste tabellen herkend zijn.

Onderstaande instructie geldt voor alle ondersteunde bestandsformaten behalve e-facturen.

  1. Klik in het boekingsscherm op de knop 'Regelherkenning'.

  2. Selecteer de gewenste tabellen en groepeer waar nodig via onderstaande knoppen.

    1. Meerdere tabellen selecteren kan via de Ctrl-toets en een muisklik. Klik hiervoor op het groene kader van de tabel. Gegroepeerde tabellen krijgen een andere kleur.

    2. Pas indien wenselijk de grootte van een tabel aan.

    3. Overbodige tabellen kunnen geselecteerd en verwijderd worden.

    4. Groeperen kan wenselijk zijn wanneer factuurregels over meerdere pagina's verspreid staan en de tabelvelden alleen op de eerste pagina staan.

    5. De software is zelflerend aangaande de gewenste tabel selectie.

  3. Wijs velden toe aan de kolommen van tabellen. Minimale vereisten zijn de velden 'Omschrijving' en 'Bedrag' (raadpleeg de alinea voor P2P in dit artikel voor meer informatie over de verwerking van inkoopfacturen waar bestellingen voor zijn aangemaakt in het boekhoud- of ERP-pakket).

    1. Wanneer meerdere kolommen het veld 'Omschrijving' krijgen toebedeeld, zal de omschrijving gecombineerd worden.

    2. Gebruik indien wenselijk onderstaande knop om de herkende tabelrijen te tonen of te verbergen

    3. Beschikbare velden zijn:

      1. Aantal

      2. Art. nr

      3. Bedrag

      4. Btw %

      5. Btw-bedrag

      6. Grootboekrekening (kan overgenomen worden uit e-facturen)

      7. Omschrijving

      8. Prijs

      9. Referentie

      10. Uw bestelnummer

  4. Kies de gewenste opties om de toekomstige boekingswijze van deze relatie aan te passen van de huidige boekingswijze naar:

    1. Boekingswijze: Laatste boeking - regelherkenning

    2. Boekingswijze: Boekingstemplate

    3. Boekingsregelomschrijving: Gebruik het variabel {regelomschrijving} om de herkende factuurregel omschrijving in te voegen. Door bijvoorbeeld {regelomschrijving} te combineren met {factuurdatummaand|lang}, wordt de herkende regelomschrijving gecombineerd met de factuurdatum. Deze instelling kan per boeking ingegeven worden, maar ook per relatie en per dagboek kan dit gestandaardiseerd worden. Deze handmatige invoer over-ruled de dagboek- en relatie instellingen.

    4. Vink 'Herkenning trainen' aan om de software te trainen wat bij punt 3 ingegeven is.

  5. In het boekingsscherm worden de herkende regelomschrijvingen getoond.

    1. Geef een grootboekrekening per regel in en maak de boeking af.

    2. Nulregels worden automatisch verwijderd.

  6. Zenvoices zal bij de eerstvolgende boeking van deze relatie de boekingsregels overnemen op basis van de exacte omschrijving van de laatste boeking.

Let op: worden tabelrijen of -kolommen niet goed herkend bij stap 2? Neem dan contact op met support om deze kenbaar te maken. Velden toewijzen zoals omschrijving en btw-percentage kunnen aangeleerd worden, wanneer tabellen niet goed gesplitst worden, ontvangen we graag feedback van onze gebruikers.

Purchase to pay

Inkoopfacturen kunnen op regelniveau gematcht worden. Op basis van geselecteerde tabellen of e-factuurregels wordt er gematcht met bestellingen. Regels zonder match worden niet getoond. Op deze manier kunnen voor inkoopfacturen met afwijkingen in aantal en prijs ten opzichte van de bestelling, volledige boekingsvoorstellen gegenereerd worden.

Wanneer velden toegewezen worden aan kolommen (zie punt 3 bij alinea Hoe pas ik handmatig regelherkenning toe in het boekingsscherm?) dienen bij inkoopfacturen minimaal de velden 'Artikelnummer' en 'Aantal' ingegeven te worden.

Raadpleeg alle artikelen over Purchase to pay via deze link.

Automatisering toepassen

Automatiseringsregels voor het aanmaken van boekingsregels en het beoordelen van inkoopfacturen worden toegepast. Boekingsregels kunnen handig zijn wanneer in de herkende tabel geen btw-percentage staat, dit kan met deze automatiseringsregels vooraf gedefinieerd worden.

Herkende gegevens en herkenningsscores

Via de knop 'Herkende gegevens' in het boekingsscherm kunnen de herkende gegevens geraadpleegd worden. Scroll naar beneden in de herkende gegevens om alle herkende regels te raadplegen. De herkenningsscore geeft de zekerheid aan dat regels correct herkend zijn, wanneer één of meerdere regels minder herkend worden, zal dit invloed hebben op de herkenningsscore van de boeking.

TIP: Heb je meerdere facturen van dezelfde relatie? Verwerk dan eerst één boeking volledig, nadat deze boeking geëxporteerd is naar het boekhoudpakket wordt de software getraind. Vervolgens kunnen alle overige facturen ingelezen worden, deze zullen voorgesteld worden o.b.v. ingestelde boekingswijze per relatie.

Voorbeeld herkende gegevens:

Bovenstaande geldt voor zowel kostenfacturen als inkoopfacturen (i.c.m. de module Purchase to pay).

Verwerking e-facturen

E-facturen kunnen op regelniveau uitgelezen worden. In tegenstelling tot PDF en overige bestandformaten welke Zenvoices ondersteund, hoeft hier geen tabel gemarkeerd te worden, zoals toegelicht bij deze alinea stap 2.e. Informatie uit de e-factuur wordt uitgelezen zonder dat hier scan & herken van toepassing is.

  1. Klik in het boekingsscherm op de knop 'Regelherkenning'.

  2. Selecteer de gewenste regels:

    1. Factuurregels

    2. Kortingen en toeslagen

    3. Klik vervolgens op 'Volgende'.

  3. Kies de gewenste opties bij 'Boekingswijze' en klik op 'Voltooien'.

  4. Geef een grootboekrekening per regel in en maak de boeking af.

  5. Zenvoices zal bij de eerstvolgende boeking van deze relatie de boekingsregels overnemen op basis van de exacte omschrijving van de laatste boeking.

Ook in combinatie met e-facturen kunnen Boekingstemplates gebruikt worden.

Rechten toekennen

Standaard is het gebruikersrecht om de handmatig op de knop 'Regelherkenning' te klikken ingeschakeld voor gebruikers die rechten hebben voor het verwerken van boekingen.

Ga naar Beheer / Omgeving / Gebruikers en klik op 'Rechten' om dit per gebruiker aan te passen of ga naar Beheer / Omgeving / Rollen om dit op rolniveau aan te passen. Via Pagina's | Boekingen kan 'Handmatig regelherkenning uitvoeren' aangepast worden.

Was dit een antwoord op uw vraag?