De informatie in dit artikel heeft betrekking op administraties met de aanvullende module Uploaden & Inlezen Document categorieën.

Voor aanleveraars kan ingesteld worden dat zij bij het aanleveren van documenten verplicht een categorie moeten selecteren. Voor verwerkers kan dit wenselijk zijn, omdat dit automatisering en autorisatie op basis van de gekozen categorie mogelijk maakt. Door een verplichte categoriekeuze wordt de kans op foutgevoeligheid verminderd en kan tevens worden ingesteld of een opmerking vereist is. Het selecteren van categorieën kan bij het aanleveren van documenten via de webportal en de mobiele app.

Voor beheerders is de voorwaarde 'Document.Categorie' beschikbaar bij:

​Bijvoorbeeld: wanneer de categorie 'Declaraties' wordt geselecteerd, wordt automatisch de boekingstemplate voor declaraties toegewezen en vindt de autorisatie plaats door de daarvoor aangewezen verantwoordelijke.

Schakel de aanvullende module in bij de administratie instellingen via Beheer / Omgeving / Administraties / Potloodje bij betreffende administratie / tabje Aanvullende modules. Selecteer de module 'Uploaden & Inlezen document categorieën' en kies voor Opslaan.

Selecteer bij de app rechten wie de Document categorieën mogen beheren. Dit kan bij de rollen en/of bij de betreffende gebruikers:
- Rollen: Beheer / Omgeving / Rollen
- Gebruiker(s): Beheer / Omgeving / Gebruikers / Links van de gebruiker de button voor de app rechten

Het gebruikersrecht om Document categorieën te kunnen toevoegen of te verwijderen op administratieniveau is te raadplegen via Pagina's | Beheer | Administratie | Uploaden & inlezen document categorieën.

Het gebruikersrecht om Document categorieën te kunnen toevoegen of te verwijderen op omgevingsniveau is te raadplegen via Pagina's | Beheer | Omgeving | Uploaden & inlezen document categorieën.

Document categorieën zijn voor alle gebruikers inzichtelijk (ongeacht rechten).

Voor het inrichten van Document categorieën zijn er twee mogelijkheden:

Door Document categorieën op administratieniveau aan te maken, maak je per administratie een categorie aan en deze zal alleen in de desbetreffende administratie te raadplegen zijn. Ga hiervoor naar Beheer / Administratie / Uploaden & inlezen document categorieën en klik rechtsboven op 'Nieuwe categorie' om een categorie aan te maken

Door Document categorieën op omgevingsniveau aan te maken, maak je categorieën aan via Beheer / Omgeving / Uploaden & inlezen document categorieën en klik rechtsboven op 'Nieuwe categorie' om een categorie aan te maken
​

De categorienaam kan zowel in het Nederlands als in het Engels worden opgegeven. De zichtbare taal is afhankelijk van de ingestelde omgevingstaal van de betreffende gebruiker.
​

Optioneel kan ingesteld worden dat het verplicht is om een opmerking toe te voegen. Daarnaast kan er een externe link worden toegevoegd, bijvoorbeeld voor het raadplegen van een webpagina met aanvullende informatie.​ Bij het uploaden van het document wordt dan een kader met de titel 'Meer informatie' getoond. Dit kader bevat een link naar de opgegeven externe bron.

Het is mogelijk subcategorieën aan te maken. In onderstaand voorbeeld is Declaratie als hoofdcategorie aangemaakt, met daaronder de categorieën per medewerker.

Via Beheer / Omgeving / Administraties / Potloodje bij betreffende administratie / tabje Voorkeuren, kan ingesteld worden welk categorie standaard voorgesteld moet worden. Onder de categorie Standaard waardes kan de betreffende categorie geselecteerd worden bij de meerkeuzelijst 'Standaard uploaden & inlezen categorie'.
Dit kan op omgevingsniveau ingesteld worden, zie hiervoor dit artikel.

Via Beheer / Omgeving / Administraties / Potloodje bij betreffende administratie / tabje Voorkeuren, kan ingesteld worden of het selecteren van een categorie verplicht is. Onder de categorie Overige is het voorkeursveld 'Uploaden & Inlezen categorie veld is verplicht' te raadplegen.
Dit kan op omgevingsniveau ingesteld worden, zie hiervoor dit artikel.
​
​Let op: Zorg ervoor dat er minstens één documentcategorie in de administratie(s) is aangemaakt voordat het verplicht stellen van categorieën (op omgevingsniveau) wordt ingeschakeld. Als een gebruiker een document probeert in te lezen in een administratie waar geen categorie beschikbaar is, verschijnt de volgende foutmelding: Warning: some files failed to upload.

Wanneer documenten handmatig worden aangeleverd zijn de onderstaande velden beschikbaar. Deze worden ook getoond wanneer er met de mobiele app wordt aangeleverd.
​

Trefwoorden: Categorieën, Documenten uploaden, aanleveren