De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Compleet abonnement bij Premium administraties.
Introductie
Gebruik automatiseringsregels op omgevingsniveau om regels in te stellen voor meerdere administraties tegelijk in plaats van per administratie.
Aanmaken automatiseringsregels
Via Beheer / Omgeving / Automatisering kan je automatiseringsregels aanmaken. Per regel kan ingesteld worden of deze regel:
Voor alle administraties uitgevoerd dient te worden
Voor een selectie administraties uitgevoerd dient te worden
Voor alle administraties met enkele uitzonderingen uitgevoerd dient te worden
Bij het uitsluiten of het selecteren van administraties kan gebruikt gemaakt worden van administratie tags.
Acties die geautomatiseerd kunnen worden
Uploaden & inlezen:
De volgende handelingen zijn te automatiseren:
Inlezen van documenten
Verwijderen van documenten
Verplaatsen van documenten
Bestemming toewijzen (dagboek of document management) aan documenten
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie en beschikbare velden voor automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen. Uitzonderingen op de velden die op administratieniveau beschikbaar zijn:
Dagboekcode: de code van het dagboek. Deze waarde is terug te vinden via de dagboekinstellingen per administratie.
Dagboeknaam: de naam van het dagboek. Deze waarde is terug te vinden via de dagboekinstellingen per administratie.
Kanaalnaam: de naam van het kanaal. Deze waarde is terug te vinden via Beheer / Administratie / Kanalen.
Op deze manier zijn administraties met verschillende dagboekcodes voor het inkoopdagboek door middel van één regel in te lezen.
Aandachtspunten voor Uploaden & inlezen
De verplaatsregel wordt niet uitgevoerd wanneer de bronadministratie hetzelfde is als de doeladministratie.
Bij de bestemming toewijsregel kan een dagboek toegewezen worden op dagboekcode, dagboeknaam of dagboektype. Wanneer er meerdere dagboeken van hetzelfde type zijn (bijv. inkoop), dan zal deze regel niet uitgevoerd worden. Bij matchen op 'Naam' en 'Code' kan slechts één waarde ingegeven worden.
Boekingen:
De volgende handelingen zijn te automatiseren:
Boekingsregels toevoegen (alleen in combinatie met de module Purchase to pay)
Boekingsvoorstellen goedkeuren
Boekingswijzen toewijzen
Relaties toewijzen
Inkoopfactuur regels beoordelen (alleen in combinatie met de module Purchase to pay)
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie en beschikbare velden voor automatiseringsregels voor boekingen. Uitzonderingen op de velden die op administratieniveau beschikbaar zijn, zijn de:
Crediteur/debiteur code: de code van de crediteur/debiteur.
Crediteur/debiteurnaam: de naam van de crediteur/debiteur.
Crediteur/debiteur KvK-nummer: het KvK-nummer van de crediteur/debiteur.
Crediteur/debiteur IBAN: het IBAN van de crediteur/debiteur.
Crediteur/debiteur btw-nummer: het btw-nummer van de crediteur/debiteur.
Bovenstaande waarden zijn te raadplegen via Beheer / Administratie / Relaties.
Aandachtspunten voor Boekingen
Bij de boekingswijze toewijsregel kunnen boekingstemplates uit één bronadministratie toegepast worden voor alle administraties. Dit dienen wel administraties te zijn welke gekoppeld zijn met hetzelfde boekhoudpakket. Houd hierbij ook rekening dat grootboekrekeningen welke je hebt ingegeven in een boekingstemplate dan ook in alle administraties hetzelfde zijn.
Bij de relatie toewijsregel worden relaties toegewezen op basis van relatiecode,
-naam, -postcode, -KvK-nummer, -IBAN of -btw-nummer. Meerdere waardes kunnen toegevoegd worden door middel van ";".
Algemene aandachtspunten
Via de 'Veldkiezer' kunnen extra kolommen toegevoegd worden aan het automatiseringsregeloverzicht, zodat inzichtelijk is voor welke administraties de regel van toepassing of welke administraties uitgesloten zijn.
Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering
Regels worden uitgevoerd in de volgende volgorde:
Verwijderen
Verplaatsen
Bestemming toewijzen
Inlezen (alleen mogelijk wanneer de bestemming bepaald is)
Regels worden uitgevoerd op volgorde van de prioriteitswaarde van laag naar hoge prioriteitswaarde. De prioriteit kun je zelf aan regels toekennen. Regels op administratieniveau en omgevingsniveau worden hierbij samengenomen. Wanneer de prioriteitswaarde hetzelfde is, worden regels op administratieniveau als eerste uitgevoerd.
Gebruikersrechten
Een gebruiker krijgt toegang tot het beheren van automatiseringsregels op omgevingsniveau door het gebruikersrecht Pagina's | Omgeving | Automatisering toe te kennen. Let op dat een gebruiker met dit gebruikersrecht alle administratienamen kan zien en toegang heeft tot de automatiseringsinstellingen van alle administraties.
Uitgevoerde automatiseringsregels van een document weergeven
De regels die uitgevoerd zijn op een document zijn te raadplegen via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen'. Hier is inzichtelijk of het een regel op administratie- of omgevingsniveau betreft.
In de Tijdlijn bij 'Boekingen' wordt inzicht gegeven welke automatiseringsregels toegepast zijn.