De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Basis/Pro/Compleet abonnement bij administraties.

Met deze module kunnen documenten zonder financiële boeking in het archief opgeslagen worden. Documenten zijn eenvoudig te raadplegen, te filteren, te doorzoeken, te downloaden en kunnen automatisch in de juiste categorieën geplaatst worden.

De Document management module biedt de volgende functies en mogelijkheden:

Document management is een aanvullende module die per administratie ingeschakeld kan worden.

Ga naar Beheer / Omgeving / Administraties / Wijzigen en ga naar het tabblad 'Aanvullende modules' om de module in te schakelen voor een administratie.

Categorieën kunnen aangemaakt worden op administratie- of omgevingsniveau.

Categorieën die aangemaakt zijn op administratieniveau, zijn alleen beschikbaar voor de administratie waarin deze aangemaakt zijn.

Categorieën die aangemaakt zijn op omgevingsniveau, zijn beschikbaar in alle administraties.

Op administratieniveau kunnen subcategorieën toegevoegd worden aan categorieën die op omgevingsniveau aangemaakt zijn. Voorbeeld:

Maak categorieën aan op administratieniveau via Beheer / Administratie / Document management categorieën of op omgevingsniveau via Beheer / Omgeving / Document management categorieën. Maak categorieën en subcategorieën aan zoals getoond in onderstaande video via de 'plus' knop:

Op administratieniveau worden categorieën op omgevingsniveau bij het beheren van categorieën weergegeven in een grijskader.

Ga naar Beheer / Omgeving / Gebruikers om de gebruikersrechten te raadplegen. Het gebruikersrecht Pagina's | Beheer | Administratie | Document management categorieën dient actief te zijn om document categorieën te kunnen beheren op administratieniveau en Pagina's | Beheer | Omgeving | Document management categorieën voor het beheren op omgevingsniveau.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om via het gebruikersrecht Pagina's | Archief | Document management rechten te beheren om documenten te kunnen aanmaken/bewerken en verwijderen.

De volgende gebruikersrechten zijn instelbaar:

Zodra de module ingeschakeld is en categorieën aangemaakt zijn, kunnen documenten aangeleverd worden.

Via 'Documenten uploaden' kunnen documenten aangeleverd worden door eerst de bestemming 'Document management' te selecteren en vervolgens de gewenste categorie te selecteren. Sleep je bestanden naar het venster of klik op de button 'Klik hier om te uploaden' om handmatig bestanden te selecteren.

Raadpleeg dit artikel voor een handige instructievideo. Selecteer de gewenste categorie en subcategorie bij het aanleveren.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over onder andere de prioritering voor de bestemming bepaling voor documenten welke aangeleverd worden via het @to-zenvoices e-mailadres.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

De voorkeur instellingen in het kanaal Dropbox en de invoer bij het uploaden via de mobiele app worden overgenomen.

Bij Uploaden & inlezen kan de bestemming van een document handmatig aangepast worden. Selecteer daarvoor één of meerdere documenten en wijs handmatig een bestemming toe via de bulkactie 'Bestemming toewijzen'.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Alleen wanneer de module ingeschakeld is, is in het archief een tabblad met 'Documenten' te raadplegen. Nadat een document ingelezen is, is deze te raadplegen in het archief onder dit tabblad. Via de zoekfunctie kun je eenvoudig zoeken in de inhoud van de documenten, dit geldt alleen voor de eerste honderd pagina's. Standaard worden alleen de documenten van de huidige administratie getoond. Met het administratiekeuze veld kan je kiezen van welke administraties de documenten getoond dienen te worden, hiermee is het mogelijk om documenten van meerdere administraties te raadplegen. Via de 'Veldkiezer' kunnen extra kolommen toegevoegd worden. Op diverse kolommen kunnen filters toegepast worden. Via 'Categorie' aan de linkerkant van het scherm is inzichtelijk hoeveel documenten voor een bepaalde (sub)categorie opgeslagen zijn, hier kan ook op gefilterd worden.

Door gebruikers kunnen opmerkingen toegevoegd worden aan document management bestanden. Dit kan zowel in het scherm 'Wijzigen' als in scherm 'Details weergeven' (raadplegen d.m.v. vergrootglas).

Door een @ te typen in het opmerking veld kan je een gebruiker selecteren om te taggen. In dit artikel lees je meer over het ontvangen van notificaties.

Raadpleeg Beheer / Omgeving / Abonnement voor een overzicht van de geldende tarieven. De geldende tarieven voor ingelezen facturen worden ook voor documenten gehanteerd.