De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Basis/Pro/Compleet abonnement bij Premium administraties.
Introductie
Met deze module kunnen documenten zonder financiële boeking in het archief opgeslagen worden. Documenten zijn eenvoudig te raadplegen, te filteren, te doorzoeken, te downloaden en kunnen automatisch in de juiste categorieën geplaatst worden.
Functies en mogelijkheden
De Document management module biedt de volgende functies en mogelijkheden:
Document management categorieën aanmaken.
De bestemming van ontvangen documenten toewijzen:
Handmatige bestemming toewijzing via Uploaden & inlezen.
Automatische bestemming toewijzing via de voorkeur administratie instellingen.
Automatische bestemming toewijzing via een uniek e-mailadres per categorie.
Automatische bestemming toewijzing via automatisering.
Automatische bestemming toewijzing via kanaal instellingen.
Automatische bestemming toewijzing via de mobiele app (in ontwikkeling).
Automatische bestemming toewijzing via vermelding van de categorie in het e-mail onderwerp.
Documenten archief raadplegen, filteren en doorzoeken.
Per gebruiker instellen of het toegestaan is om categorieën te beheren.
Per gebruiker instellen of het toegestaan is om documenten te raadplegen via Document management.
Module inschakelen
Document management is een aanvullende module die per administratie ingeschakeld kan worden.
Ga naar Beheer / Omgeving / Administraties / Wijzigen en ga naar het tabblad 'Aanvullende modules' om de module in te schakelen voor een administratie.
Rechten toekennen
Ga naar Beheer / Omgeving / Gebruikers om de gebruikersrechten te raadplegen. Het gebruikersrecht Pagina's | Beheer | Administratie | Document management categorieën dient actief te zijn om document categorieën te kunnen beheren. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om via het gebruikersrecht Pagina's | Archief | Document management rechten te beheren om documenten te kunnen aanmaken/bewerken en verwijderen.
Instellingen
Maak document management categorieën aan via Beheer / Administratie / Document management categorieën. Maak categorieën en subcategorieën aan zoals getoond in onderstaande video via de 'plus' knop.
Tip: als je werkt met meerdere administraties, zorg er dan voor dat categorieën in administraties zoveel mogelijk via dezelfde indeling/opbouw aangemaakt worden, zodat in het archief eenvoudig filters toegepast kunnen worden.
Hoe werkt de module Document management?
Zodra de module ingeschakeld is en categorieën aangemaakt zijn, kunnen documenten aangeleverd worden.
Uploaden in de portal
Via 'Documenten uploaden' kunnen documenten aangeleverd worden door eerst de bestemming 'Document management' te selecteren en vervolgens de gewenste categorie te selecteren. Sleep je bestanden naar het venster of klik op de button 'Klik hier om te uploaden' om handmatig bestanden te selecteren.
Uploaden met de app voor Android en iOS
Raadpleeg dit artikel voor een handige instructievideo. Selecteer de gewenste categorie en subcategorie bij het aanleveren.
Administratie e-mailadres
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over onder andere de prioritering voor de bestemming bepaling voor documenten welke aangeleverd worden via het @to-zenvoices e-mailadres.
Kanaal e-mail (POP3/IMAP)
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Dropbox en mobiele app
De voorkeur instellingen in het kanaal Dropbox en de invoer bij het uploaden via de mobiele app worden overgenomen.
Bestemming handmatig toewijzen/wijzigen
Bij Uploaden & inlezen kan de bestemming van een document handmatig aangepast worden. Selecteer daarvoor één of meerdere documenten en wijs handmatig een bestemming toe via de bulkactie 'Bestemming toewijzen'.
Bestemming automatisch toewijzen
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Archief
Alleen wanneer de module ingeschakeld is, is in het archief een tabblad met 'Documenten' te raadplegen. Nadat een document ingelezen is, is deze te raadplegen in het archief onder dit tabblad. Via de zoekfunctie kun je eenvoudig zoeken in de inhoud van de documenten, dit geldt alleen voor de eerste vijftig pagina's. Standaard worden alleen de documenten van de huidige administratie getoond. Met het administratiekeuze veld kan je kiezen van welke administraties de documenten getoond dienen te worden, hiermee is het mogelijk om documenten van meerdere administraties te raadplegen. Via de 'Veldkiezer' kunnen extra kolommen toegevoegd worden. Op diverse kolommen kunnen filters toegepast worden. Via 'Categorie' aan de linkerkant van het scherm is inzichtelijk hoeveel documenten voor een bepaalde (sub)categorie opgeslagen zijn, hier kan ook op gefilterd worden.
Prijzen & facturatie
Raadpleeg Beheer / Omgeving / Abonnement voor een overzicht van de geldende tarieven. De geldende tarieven voor ingelezen facturen worden ook voor documenten gehanteerd.
Facturatie vindt plaats als onderdeel van reguliere facturering.