De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Aanmaken automatiseringsregels
Via Beheer / Administratie / Automatisering / Uploaden & inlezen kan je automatiseringsregels aanmaken. Automatiseringsregels zijn ALS ... DAN ... regels die bepalen of een actie uitgevoerd moet worden voor een document.
Hieronder zie je een voorbeeld regel voor het automatisch inlezen van documenten afkomstig van facturen@zenvoices.com.
Acties die geautomatiseerd kunnen worden
Voor de volgende acties kunnen automatiseringsregels aangemaakt worden:
Inlezen van documenten
Verwijderen van documenten
Verplaatsen van documenten
Bestemming (dagboek of document management) toewijzen aan documenten
Voor het automatisch inlezen en verwijderen van documenten kan ook gebruik gemaakt worden van de vertrouwde lijst en de geblokkeerde lijst. Vaak is dit makkelijker dan gebruik te maken van zelf gemaakte automatiseringsregels. Ook bespaar je met de geblokkeerde lijst kosten, omdat op deze manier geen verwerkte facturen in rekening gebracht worden voor documenten die niet ingelezen hoeven te worden.
Beschikbare velden voor regels
De volgende velden kunnen opgenomen worden in de conditie van automatisering regels:
Afzendernaam: de naam van de afzender van een document. Deze waarde is terug te vinden via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Afzenderadres: het adres van de afzender van een document. Deze waarde is terug te vinden via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Onderwerp
Splitsen vereist: dit veld geeft aan of het document meerdere facturen/bonnen bevat en gesplitst dient te worden met de functie Splitsen & rangschikken. Dit veld is alleen beschikbaar als de module Automatisch documenten splitsen ingeschakeld is en het document 100 of minder pagina's heeft. Tip: combineer dit veld met het veld 'Document aantal pagina's' om te voorkomen dat documenten met meer dan 100 pagina's ten onrechte als niet splitsen vereist worden gezien.
Opmerking: op basis van toegevoegde opmerkingen via e-mail.
Dagboek
Document management categorie: alleen beschikbaar wanneer de module voor document management geactiveerd is.
Dagboek type
Herkomst
Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste 100 pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan representeert dit veld de tekst van het .pdf bestand. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan representeert dit veld de inhoud van de e-mail.
Document aantal pagina's: het aantal pagina's van het document (maximum waarde is 100).
Kanaal
Kanaaltype
Inlees bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen zal worden als boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand, dan is dit het .xml bestand.
Inlees bestandsnaam extensie: de extensie bestandsnaam van het bestand dat ingelezen zal worden als boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand, dan is dit het .xml bestand. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.
Aandachtspunten
Operaties op tekstvelden zijn hoofdletterongevoelig.
De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.
Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering
Regels worden uitgevoerd in de volgende volgorde:
Op volgorde van actie: eerst verwijderen, daarna verplaatsen, bestemming toewijzen en vervolgens inlezen.
Op volgorde van de prioriteitswaarde die toegewezen is aan regels: van laag naar hoge prioriteitswaarde.
Uitgevoerde automatiseringsregels van een document weergeven
De regels die uitgevoerd zijn op een document zijn te raadplegen via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Opmerkingen
Automatiseringsregels worden niet uitgevoerd op documenten die handmatig geüpload zijn of ontstaan zijn door splitsen of samenvoegen.
Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
Inlees acties worden alleen uitgevoerd als het dagboek van het document bekend is.
Verplaats acties naar inactieve administraties worden niet uitgevoerd.
Als automatiseringsregels bestaan voor een administratie, dan worden verwerkte facturen in rekening gebracht wanneer documenten ontvangen worden in de administratie. Per vijf pagina's wordt één verwerkte factuur in rekening gebracht, met een maximum van 20 verwerkte facturen per document.
Trefwoorden: verplaatsregel, verwijderregel, inleesregel, dagboektoewijsregel, automatisering, bestemmingtoewijsregel