Aanmaken automatiseringsregels
Via Beheer / Administratie / Automatisering / Uploaden & inlezen kan je automatiseringsregels aanmaken. Automatiseringsregels zijn ALS ... DAN ... regels die bepalen of een actie uitgevoerd moet worden voor een document.
Hieronder zie je een voorbeeld regel voor het automatisch inlezen van documenten afkomstig van facturen@zenvoices.com.
Acties die geautomatiseerd kunnen worden
Voor de volgende acties kunnen automatiseringsregels aangemaakt worden:
- Inlezen van documenten
- Verwijderen van documenten
- Verplaatsen van documenten
- Dagboek toewijzen aan documenten
Tip: gebruik de vertrouwde & geblokkeerde lijst wanneer mogelijk
Voor het automatisch inlezen en verwijderen van documenten kan ook gebruik gemaakt worden van de vertrouwde lijst en de geblokkeerde lijst. Vaak is dit makkelijker dan gebruik te maken van zelf gemaakte automatiseringsregels.
Beschikbare velden voor regels
De volgende velden kunnen opgenomen worden in de conditie van automatisering regels:
- Afzendernaam: de naam van de afzender van een document. Deze waarde is terug te vinden via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
- Afzenderadres: het adres van de afzender van een document. Deze waarde is terug te vinden via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
- Onderwerp
- Dagboek
- Dagboek type
- Herkomst
- Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste vijf pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan representeert dit veld de tekst van het .pdf bestand. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan representeert dit veld de inhoud van de e-mail.
- Kanaal
- Kanaaltype
- Inlees bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen zal worden als boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand, dan is dit het .xml bestand.
- Inlees bestandsnaam extensie: de extensie bestandsnaam van het bestand dat ingelezen zal worden als boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand, dan is dit het .xml bestand. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.
Aandachtspunten
- Operaties op tekstvelden zijn hoofdletter ongevoelig.
- De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.
Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering
Regels worden uitgevoerd in de volgende volgorde:
- Op volgorde van actie: eerst verwijderen, daarna verplaatsen, dagboek toewijzen en vervolgens inlezen.
- Op volgorde van de prioriteitswaarde die toegewezen is aan regels: van laag naar hoge prioriteitswaarde.
Uitgevoerde automatiseringsregels van een document weergeven
De regels die uitgevoerd zijn op een document zijn te raadplegen via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Opmerkingen
- Automatiseringsregels worden niet uitgevoerd op documenten die handmatig geüpload zijn of ontstaan zijn door splitsen of samenvoegen.
- Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
- Inlees acties worden alleen uitgevoerd als het dagboek van het document bekend is.
- Verplaats acties naar inactieve administraties worden niet uitgevoerd.
- Bij het toepassen van automatiseringsregels wordt een verwerkte factuur in rekening gebracht bij het werken met regels, omdat op dat moment het document wordt ingelezen.