De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Door gebruik te maken van vertrouwde lijst is het mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders automatisch in te lezen na ontvangst.
Hoe werkt vertrouwde lijst?
Vertrouwde lijst is een lijst die bepaalt of een document automatisch ingelezen mag worden.
Voorbeeld: documenten van afzender info@zenvoices.com automatisch inlezen.
Aan de vertrouwde lijst kunnen criteria toegevoegd worden op basis van de volgende velden:
Herkomst
Kanaal, kanaalnaam of kanaal koppeling
Afzender
Inleesbestandsnaam en -extensie
Vertrouwde lijst beheren
Ga voor het beheren van de vertrouwde lijst naar Beheer / Administratie / Automatisering of Beheer / Omgeving / Automatisering en klik op 'Vertrouwde lijst'.
Bij Beheer / Administratie / Automatisering wordt een overzicht getoond van de criteria die gelden voor de huidige administratie.
Bij Beheer / Omgeving/ Automatisering wordt een overzicht getoond van de criteria die gelden op omgevingsniveau. Per criteria is instelbaar voor welke administraties deze gelden.
Criteria toevoegen aan vertrouwde lijst
Klik op 'Nieuwe criteria' om een criterium aan te maken waardoor deze afzender documenten mag aanleveren in de administratie voor verwerking. In de tekstvelden kunnen wildcards (*) opgenomen worden. Een wildcard staat voor een willekeurige reeks tekens en maakt mogelijk dat alleen alles van een specifieke maildomeinnaam kan worden geaccepteerd.
Voorbeeld: *@zenvoices.com matcht met alle waardes die eindigen op @zenvoices.com. Daarmee kun je dus documenten afkomstig van alle personen/afdelingen die mailen vanaf dit domein als vertrouwd markeren.
Toevoegen aan de vertrouwde lijst vanuit Uploaden & inlezen
Vanuit 'Uploaden & inlezen' voeg je gemakkelijk een afzender toe aan de vertrouwde lijst van de administratie door in het overloopmenu op 'Inlezen & toevoegen' aan vertrouwde lijst te klikken:
Let op: deze optie is alleen beschikbaar wanneer er via de app rechten automatisering is toegewezen.
Hierdoor zal het document in de toekomst automatisch ingelezen worden.
Aandachtspunten
De vertrouwde lijst wordt niet toegepast op documenten die handmatig geüpload zijn of ontstaan zijn door splitsen of samenvoegen.
Per administratie kunnen maximaal 500 criteria aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
Per omgeving kunnen maximaal 250 criteria aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
Matching op tekstvelden is hoofdletter ongevoelig.
Automatiseringsregels worden uitgevoerd voordat de vertrouwde lijst wordt toegepast.
Als een document automatisch ingelezen is op basis van de vertrouwde lijst dan wordt dit weergegeven bij Uploaden & inlezen / Archief / Details weergeven.