Door gebruik te maken van vertrouwde lijst is het mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders automatisch in te lezen na ontvangst. 

Hoe werkt vertrouwde lijst?

Vertrouwde lijst is een lijst die bepaalt of een document automatisch ingelezen mag worden. 

Voorbeeld: documenten van afzender info@zenvoices.com automatisch inlezen.

Aan de vertrouwde lijst kunnen criteria toegevoegd worden op basis van de volgende velden:

  • Herkomst
  • Kanaal, kanaalnaam of kanaal koppeling
  • Afzender
  • Inleesbestandsnaam en -extensie

Vertrouwde lijst beheren

Ga voor het beheren van de vertrouwde lijst naar Beheer / Administratie / Automatisering en klik op 'Vertrouwde lijst'. Vervolgens wordt een overzicht van de globale criteria (geldig voor alle administraties) en de administratie criteria (geldig voor specifieke administratie) weergegeven.

Globale criteria (instellen criteria voor alle administraties)

Globale criteria gelden voor alle administraties en kunnen alleen aangemaakt en gewijzigd worden door gebruikers die toegang hebben tot alle administraties.

Administratie criteria (instellen criteria voor specifieke administratie)

Administratie criteria gelden alleen voor de huidige administratie.

Criteria toevoegen aan vertrouwde lijst

Klik op 'Nieuwe criteria' om een criterium aan te maken waardoor deze afzender documenten mag aanleveren in de administratie voor verwerking. In de tekstvelden kunnen wildcards (*) opgenomen worden. Een wildcard staat voor een willekeurige reeks tekens en maakt mogelijk dat alleen alles van een specifieke maildomeinnaam kan worden geaccepteerd.

Voorbeeld: *@zenvoices.com matcht met alle waardes die eindigen op @zenvoices.com. Daarmee kun je dus documenten afkomstig van alle personen/afdelingen die mailen vanaf dit domein als vertrouwd markeren. 

Toevoegen aan de vertrouwde lijst vanuit Uploaden & inlezen

Vanuit 'Uploaden & inlezen' voeg je gemakkelijk een afzender toe aan de vertrouwde lijst door in het overloopmenu op 'Inlezen & toevoegen' aan vertrouwde lijst te klikken:

Hierdoor zal het document in de toekomst automatisch ingelezen worden.

Aandachtspunten

  • De vertrouwde lijst wordt niet toegepast op documenten die handmatig geüpload zijn of ontstaan zijn door splitsen of samenvoegen. 
  • Per administratie kunnen maximaal 500 criteria aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
  • Per omgeving kunnen maximaal 250 globale criteria aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
  • Matching op tekstvelden is hoofdletter ongevoelig.
  • Automatiseringsregels worden uitgevoerd voordat de vertrouwde lijst wordt toegepast.
  • Als een document automatisch ingelezen is op basis van de vertrouwde lijst dan wordt dit weergegeven bij Uploaden & inlezen / Archief / Details weergeven.
Heeft u het antwoord gevonden?