Overstappen naar Zenvoices? Je kan jouw historische documenten vaak opnemen in het digitale archief van jouw Zenvoices omgeving/administratie.
Archief overzetten vanuit ander pakket
Wil je archiefdocumenten uit een ander softwarepakket overzetten naar Zenvoices? Dit kan mits de juiste gegevens beschikbaar zijn. In dit artikel lees je wat je moet aanleveren, welke gegevens meegenomen kunnen worden en waar je rekening mee moet houden bij de migratie.
Voorwaarden voor aanlevering
Dagboek en boekstuknummer zichtbaar maken
Zorg dat het dagboek en boekstuknummer te herleiden zijn uit het document of opgenomen zijn in de bestandsnaam.Overzetten van Basecone archief
Lever je Basecone archief aan? Dan is dit doorgaans geen probleem: Basecone voegt automatisch een pagina toe met deze informatie.Scheiding per administratie
Documenten moeten per administratie gescheiden aangeleverd worden.
Wat zie je na de import?
Wat zichtbaar is in het archief na de import, is afhankelijk van de informatie in de bestandsnaam. Meestal zijn dit de volgende gegevens:
Dagboekcode
Boekstuknummer
Factuurnummer
Archief import bij hetzelfde boekhoudpakket, nieuwe Zenvoices omgeving
De kosten voor het importeren en voorbereiden zijn van toepassing. De inhoud van het archief wordt overgenomen, met uitzondering van:
Autorisatiehistorie
Automatiseringshistorie
Opmerkingen
Verhuizen naar andere administratie of boekhoudpakket
De boekingsregels worden niet overgenomen. Wel worden onderstaande velden meegenomen:
Boekstuknummer
Boekjaar
Datum
Relatiecode
Relatienaam
Totaalbedragen
Valuta
Omschrijving
Betalingsreferentie
Factuurnummer
Tarieven voor archief import
De kosten voor archiefimport zijn afhankelijk van het aantal documenten en of je gebruik wilt maken van 'full text search'.
Aantal documenten | Inclusief full text search | Exclusief full text search |
0 – 1.000 | € 0,099 | € 0,025 |
1.001 – 2.500 | € 0,077 | € 0,019 |
2.501 – 10.000 | € 0,055 | € 0,014 |
10.001 – 25.000 | € 0,044 | € 0,011 |
Meer dan 25.001 | € 0,033 | € 0,008 |
Tarief voorbereiding import: € 525,- excl. btw
Tip! Werk met full text search import
Met full text search kun je volledige documenten doorzoeken op inhoud. Dit betekent dat je niet alleen zoekt op metadata zoals factuurnummers of datums, maar ook op woorden en zinnen binnen de tekst van het document zelf. Dit maakt het archief veel beter doorzoekbaar, vooral bij grote hoeveelheden documenten.
Let op: Werken met full text search heeft invloed op de importkosten.
Archiefstukken importeren in Zenvoices?
Maak een afspraak met één van onze specialisten om dit verder voor te bereiden. Neem contact met ons op via 085-303 8853 of support@zenvoices.com