De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
In Zenvoices is een archief beschikbaar om boekingen te raadplegen. Hierin worden boekingen en bijbehorende documenten getoond. In dit archief is een boeking gemakkelijk te zoeken en worden veelgebruikte relaties aan de linkerzijde onderaan weergegeven. Naast het zoeken via het zoekveld is het mogelijk om op alle kolommen te sorteren in het archief. Daarnaast is de veldkiezer beschikbaar waardoor je zelf geselecteerde kolommen zichtbaar kan maken.
Zoekfunctie
Met de zoekfunctie zoek je eenvoudig in de inhoud van meerdere boekingsvelden (onder andere omschrijving, regelomschrijvingen en relatienaam) en in de tekst van het boekingsdocument (alleen de eerste vijf pagina's).
Het veld geeft de resultaten weer van een exacte zoekopdracht:
Zoek je op Jansen, dan komen alle resultaten op Jansen naar voren in de boeking
Zoek je op op Jansen BV, dan komen de resultaten waarin deze combinatie is vermeld naar voren.
Administratie filter
Standaard worden alleen de boekingen van de huidige administratie getoond. Met het administratiekeuze veld kan je kiezen van welke administraties de boekingen getoond dienen te worden:
Hiermee is het mogelijk om boekingen van meerdere administraties te raadplegen in het archief.
Mocht je de toegang tot het archief voor een gebruiker willen beperken tot een bepaalde administratie, dan kan je dit bij de gebruiker instellen.
Weergaveopties
De volgende voorgedefinieerde weergaven zijn beschikbaar:
- Standaard weergave
- Recent geautoriseerd: toont recent geautoriseerde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
- Recent afgekeurd: toont recent afgekeurde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
- Autorisatie in behandeling: toont de boekingen die nog geautoriseerd moeten worden
Boekingen openen
Boekingen kunnen geopend worden door op het factuurnummer, boekstuknummer of 'Details weergeven' (vergrootglas) te klikken. Door op de regel te dubbelklikken wordt de boeking ook geopend.
Filtermogelijkheden
Je kunt filteren op onderstaande velden:
- Aantal opmerkingen
- Artikelen
- Autorisatie datum en tijd
- Autorisatiestatus
- Autorisatoren
- Bedrag incl. btw
- Bedrag excl. btw
- Bestandsnaam
- Bestellingen
- Boekingsdatum
- Boekingstype
- Boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd
- Boekingsvoorstel goedgekeurd door
- Boekingsvoorstel goedgekeurd op
- Boekstuknummer
- Btw bedrag
- Datum
- Document aangeleverd op
- Document afzender
- Document herkomst
- Document onderwerp
- Factuurnummer
- Geautoriseerd door
- Grootboekrekeningen
- Herkenningsscore
- Ingelezen door scan & herken
- Inkoopfactuurbeoordeling
- Kostendragers
- Kostenplaatsen
- Laatst gewijzigd
- Medewerkers
- Omschrijving
- Projecten
- Relatie
Persoonlijke autorisatie historie raadplegen
Werk je met autorisatie binnen Zenvoices, dan kun je de rechten voor een autorisator zo instellen dat deze uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen historie. In de gebruikersrechten kun je daarvoor Pagina’s / Archief / Autorisatie archief raadplegen selecteren en toevoegen aan de gebruikersrechten van een autorisator.
Documenten downloaden
Het is mogelijk om boekingsdocumenten uit het archief te downloaden.
Door op bovenstaande knop te klikken, download je het boekstuk.
Door op bovenstaande knop te klikken, download je het boekstuk inclusief het bijbehorende auditrapport.
Boeking verwijderen
Met de voldoende rechten is het mogelijk een boeking uit het archief te verwijderen.
Door de rood gekaderde optie aan te klikken is het mogelijk om de optie verwijderen te kiezen.
Let op: met het verwijderen van een boeking uit het archief verwijder je niet de boeking uit het boekhoudpakket.