De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.

In Zenvoices is een archief beschikbaar om boekingen en documenten te raadplegen. Hierin worden boekingen en bijbehorende documenten getoond. In dit archief is een boeking gemakkelijk te zoeken en worden veelgebruikte relaties aan de linkerzijde onderaan weergegeven. Naast het zoeken via het zoekveld is het mogelijk om op alle kolommen te sorteren in het archief. Daarnaast is de veldkiezer beschikbaar waardoor je zelf geselecteerde kolommen zichtbaar kan maken. In het archief kan er onderscheid gemaakt worden in:

Let op: activeer de module Document management om documenten zonder boeking op te kunnen slaan in het archief.

Bij Boekingen zijn alle boekingen te raadplegen.

Bij Documenten zijn documenten te raadplegen welke verwerkt zijn via de module 'Document management'.

Bovenstaande weergave is alleen actief wanner de module 'Document management' ingeschakeld is voor voor één of meerdere administraties.

Met de zoekfunctie zoek je eenvoudig in de inhoud van meerdere boekingsvelden (onder andere omschrijving, regelomschrijvingen en relatienaam) en in de tekst van het (boekings)document. Alleen de eerste vijftig pagina's worden doorzocht.

Het veld geeft de resultaten weer van een exacte zoekopdracht:

Zoek je op Jansen, dan komen alle resultaten op Jansen naar voren in de boeking.
Zoek je op op "Jansen BV" (met dubbele aanhalingstekens), dan komen de resultaten waarin deze combinatie is vermeld naar voren.   

Met het gebruik van de volgende toetsen kan er specifieker gezocht worden:

Wanneer je dit niet wil, dien je op een exacte woordgroep te zoeken door de woorden tussen aanhalingstekens te plaatsen.

Standaard worden alleen de boekingen van de huidige administratie getoond. Met het administratiekeuze veld kan je kiezen van welke administraties de boekingen of documenten getoond dienen te worden:

Hiermee is het mogelijk om boekingen en documenten van meerdere administraties te raadplegen in het archief.

Mocht je de toegang tot het archief voor een gebruiker willen beperken tot een bepaalde administratie, dan kan je dit bij de gebruiker instellen.

De volgende voorgedefinieerde weergaven zijn beschikbaar:

Boekingen kunnen geopend worden door op het factuurnummer, boekstuknummer of 'Details weergeven' (vergrootglas) te klikken. Door op de regel te dubbelklikken wordt de boeking ook geopend.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Bij Boekingen kan gefilterd worden op onderstaande velden door gebruik te maken van de veldkiezer:

Klik op dit symbool:

'Eindigt met' zoekopdrachten ondersteunen we momenteel niet in 'bevat' zoekopdrachten. Bij deze zoekopdrachten wordt gekeken of één van de zoekwoorden voorkomt in het veld en je kan hier gebruik maken van wildcards (*) om een 'begint met' zoekopdracht uit te voeren. Automatisch voegen we een wildcard toe aan de laatste zoekterm.

Bij Documenten kan gefilterd worden op onderstaande velden:

Werk je met autorisatie binnen Zenvoices, dan kun je de rechten voor een autorisator zo instellen dat deze uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen historie. In de gebruikersrechten kun je daarvoor Pagina’s | Archief | Autorisatie archief raadplegen selecteren en toevoegen aan de gebruikersrechten van een autorisator. 

Het is mogelijk om (boekings)documenten uit het archief te downloaden. 

Door op bovenstaande knop te klikken, download je het boekstuk.

Door op bovenstaande knop te klikken, download je het boekstuk inclusief het bijbehorende auditrapport (alleen beschikbaar bij Boekingen).

Met de voldoende rechten is het mogelijk een boeking uit het archief te verwijderen.

Door de rood gekaderde optie aan te klikken is het mogelijk om de optie verwijderen te kiezen.

Let op: met het verwijderen van een boeking uit het archief verwijder je niet de boeking uit het boekhoudpakket.