De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Introductie
In Zenvoices is een archief beschikbaar om boekingen en documenten te raadplegen. Hierin worden boekingen en bijbehorende documenten getoond. In dit archief is een boeking gemakkelijk te zoeken en worden veelgebruikte relaties aan de linkerzijde onderaan weergegeven. Naast het zoeken via het zoekveld is het mogelijk om op alle kolommen te sorteren in het archief. Daarnaast is de veldkiezer beschikbaar waardoor je zelf geselecteerde kolommen zichtbaar kan maken. In het archief kan er onderscheid gemaakt worden in:
Boekingen: hier zijn alle boekingen en documenten te raadplegen waar een boeking voor gemaakt is.
Documenten: hier zijn alle documenten te raadplegen welke opgeslagen zijn waar geen boeking voor gemaakt is.
Let op: activeer de module Document management om documenten zonder boeking op te kunnen slaan in het archief.
Bij Boekingen zijn alle boekingen te raadplegen.
Bij Documenten zijn documenten te raadplegen welke verwerkt zijn via de module 'Document management'.
Bovenstaande weergave is alleen actief wanner de module 'Document management' ingeschakeld is voor voor één of meerdere administraties.
Zoekfunctie
Met de zoekfunctie zoek je eenvoudig in de inhoud van meerdere boekingsvelden (onder andere omschrijving, regelomschrijvingen en relatienaam) en in de tekst van het (boekings)document. Alleen de eerste vijftig pagina's worden doorzocht.
Het veld geeft de resultaten weer van een exacte zoekopdracht:
Zoek je op 'Jansen', dan komen alle resultaten op Jansen naar voren in de boeking.
Zoek je op op 'Jansen BV', dan komen de resultaten waarin deze combinatie is vermeld naar voren.
Administratie filter
Standaard worden alleen de boekingen van de huidige administratie getoond. Met het administratiekeuze veld kan je kiezen van welke administraties de boekingen of documenten getoond dienen te worden:
Hiermee is het mogelijk om boekingen en documenten van meerdere administraties te raadplegen in het archief.
Mocht je de toegang tot het archief voor een gebruiker willen beperken tot een bepaalde administratie, dan kan je dit bij de gebruiker instellen.
Weergaveopties
De volgende voorgedefinieerde weergaven zijn beschikbaar:
Standaard weergave.
Recent geautoriseerd: toont recent geautoriseerde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum.
Recent afgekeurd: toont recent afgekeurde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum.
Autorisatie in behandeling: toont de boekingen die nog geautoriseerd moeten worden.
Openstaande facturen: toont de openstaande facturen wanneer de module Betalen gebruikt wordt.
Vervallen facturen: toont de vervallen facturen wanneer de module Betalen gebruikt wordt.
Boekingen openen
Boekingen kunnen geopend worden door op het factuurnummer, boekstuknummer of 'Details weergeven' (vergrootglas) te klikken. Door op de regel te dubbelklikken wordt de boeking ook geopend.
Exporteren naar Excel
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Filtermogelijkheden
Bij Boekingen kan gefilterd worden op onderstaande velden door gebruik te maken van de veldkiezer:
Klik op dit symbool:
Aantal opmerkingen
Artikelen
Autorisatie datum en tijd
Autorisatiestatus
Autorisatoren
Bedrag incl. btw
Bedrag excl. btw
Bestandsnaam
Bestellingen
Boekingsdatum
Boekingstype
Boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd
Boekingsvoorstel goedgekeurd door
Boekingsvoorstel goedgekeurd op
Boekstuknummer
Btw bedrag
Datum
Document aangeleverd op
Document afzender
Document herkomst
Document onderwerp
Factuurnummer
Geautoriseerd door
Grootboekrekeningen
Herkenningsscore
Ingelezen door scan & herken
Inkoopfactuurbeoordeling
Kostendragers
Kostenplaatsen
Laatst gewijzigd
Medewerkers
Omschrijving
Projecten
Relatie
'Eindigt met' zoekopdrachten ondersteunen we momenteel niet in 'bevat' zoekopdrachten. Bij deze zoekopdrachten wordt gekeken of één van de zoekwoorden voorkomt in het veld en je kan hier gebruik maken van wildcards (*) om een 'begint met' zoekopdracht uit te voeren. Automatisch voegen we een wildcard toe aan de laatste zoekterm.
Bij Documenten kan gefilterd worden op onderstaande velden:
Administratie
Categorie
Datum
Document aangeleverd op
Document afzender
Document onderwerp
Herkomst
Laatst gewijzigd
Naam
Omschrijving
Persoonlijke autorisatie historie raadplegen
Werk je met autorisatie binnen Zenvoices, dan kun je de rechten voor een autorisator zo instellen dat deze uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen historie. In de gebruikersrechten kun je daarvoor Pagina’s | Archief | Autorisatie archief raadplegen selecteren en toevoegen aan de gebruikersrechten van een autorisator.
Documenten downloaden
Het is mogelijk om (boekings)documenten uit het archief te downloaden.
Door op bovenstaande knop te klikken, download je het boekstuk.
Door op bovenstaande knop te klikken, download je het boekstuk inclusief het bijbehorende auditrapport (alleen beschikbaar bij Boekingen).
Boeking verwijderen
Met de voldoende rechten is het mogelijk een boeking uit het archief te verwijderen.
Door de rood gekaderde optie aan te klikken is het mogelijk om de optie verwijderen te kiezen.
Let op: met het verwijderen van een boeking uit het archief verwijder je niet de boeking uit het boekhoudpakket.