Deze handleiding beschrijft de stappen die nodig zijn om Zenvoices te koppelen aan een AFAS Profit (online) omgeving. Deze stappen dienen eenmalig per AFAS omgeving uitgevoerd te worden. Mochten er meerdere abonnementen zijn dan dient er per abonnement een koppeling gemaakt te worden.
Deze handleiding is bedoeld voor beheerders van AFAS Profit. Mocht je ondersteuning nodig hebben bij de installatie, neem dan contact met ons op.
Instellingen in AFAS
A. Voorbereiding
Nieuwe AFAS omgeving?
Wanneer de omgeving in AFAS nieuw is, adviseren wij om eerst enkele boekingen handmatig in AFAS te verwerken. Indien van toepassing, maak hierbij gebruik van verbijzonderingsassen. Door dit vooraf te doen, worden eventuele fouten direct zichtbaar en kunnen deze worden opgelost. Zo wordt ervoor gezorgd dat de koppeling met Zenvoices correct en zonder fouten tot stand komt.
Autonummer
Zorg ervoor dat autonummering van crediteuren en/of debiteuren ingeschakeld is. Dit is vereist als je crediteuren en/of debiteuren wilt aanmaken vanuit Zenvoices. Ga hiervoor naar Algemeen | Inrichting | Nummerinstellingen | Autonummering, en vink ‘Standaard autonummering gebruiken’ aan bij inkooprelatie en/of verkooprelatie.
B. Connector gebruiker aanmaken
Maak in AFAS een systeemgebruiker aan waarmee je kunt koppelen:
Ga naar Algemeen | Beheer | Autorisatie tool.
Ga naar het tabblad Onderhoud gebruikers en klik op ‘Nieuwe systeemgebruiker’.
Vul een gebruikersnaam en omschrijving in (bijv. ‘Zenvoices') en klik op ‘Volgende’. De gebruiker moet beginnen met het deelnemersnummer
Voorbeeld: is je AFAS Online gebruikersnaam AOL\12345.admin dan is 12345 het deelnemersnummer.
Vink ‘Profit Windows’ aan en klik op ‘Volgende'.
Vul eventueel het emailadres in en klik op ‘Volgende’.
Vul het initieel wachtwoord in en klik op ‘Volgende’ en vervolgens op
‘Voltooien’.
C. GetConnectoren importeren
Onderstaande GetConnectoren dienen in AFAS geïmporteerd te worden:
Zenvoices_AdministrationDetails
Zenvoices_AllocationCodeAssignments
Zenvoices_Commitments
Zenvoices_Countries
Zenvoices_Currencies
Zenvoices_Customers
Zenvoices_Journals
Zenvoices_LedgerAccounts
Zenvoices_Items
Zenvoices_PaymentConditions
Zenvoices_Periods
Zenvoices_Projects
Zenvoices_ProjectStages
Zenvoices_Reviewers
Zenvoices_SupplierInvoices
Zenvoices_Suppliers
Zenvoices_TaxCodes
Zenvoices_TaxRateGroups
Klik hier om naar de pagina te gaan om de GetConnectoren te downloaden. De
connectoren importeer je vervolgens als volgt in AFAS:
1. Ga naar Algemeen | Uitvoer | Beheer | GetConnector.
2. Klik op ‘Meer acties’ en vervolgens op ‘Importeren’ en selecteer de map met de connectoren. Via ‘Network | tsclient’ kan je je lokale computer benaderen. (Mocht je de knop ‘Importeren’ niet zien dan heb je hier mogelijk de rechten niet voor. Klik dan hier voor een instructie van Afas)
3. Klik op ‘Voltooien’.
Aandachtspunten bij het importeren van de GetConnectoren:
Indien je AFAS versie geen valuta ondersteunt verschijnt een foutmelding bij het importeren van de connector Zenvoices_Currencies. Deze melding kan je negeren. Dit is geen probleem.
Indien je AFAS versie geen projecten ondersteunt verschijnt een foutmelding bij het importeren van de connectoren Zenvoices_Projecten, Zenvoices_ProjectStages en Zenvoices_items. Deze melding kan je negeren. Dit is geen probleem.
Indien je AFAS versie geen verbijzondering ondersteunt verschijnt een foutmelding bij het importeren van de connector Zenvoices_ AllocationCodeAssignments. Deze melding kan je negeren. Dit is geen probleem.
Indien je AFAS versie geen verplichtingen ondersteunt verschijnt een foutmelding bij het importeren van de connector Zenvoices_ Commitments. Deze melding kan je negeren. Dit is geen probleem
D. AppConnector aanmaken
Nu de connectoren geïmporteerd zijn kan je de Zenvoices AppConnector aanmaken:
1. Ga naar Algemeen | Beheer | App Connector.
2. Klik op ‘Nieuw’.
3. Vul bij omschrijving ‘Zenvoices’ in.
4. Kies bij Authenticatietype voor 'Classic token' (Vanaf Profit 6)
5. Kies bij Gebruikersgroep de groep 'Alle Profit-gebruikers (Iedereen)'.
Zie je deze groep niet direct? Klik dan op Toon alle (zoals in onderstaande afbeelding) om deze optie zichtbaar te maken.
6. Klik op ‘Volgende’. (Gaat verder bij punt E)
E. Get- & Updateconnectoren toevoegen
1. Open de eigenschappen van de AppConnector als dit venster nog niet
openstaat.
2. Ga naar het tabblad ‘GetConnectoren’
3. Klik op ‘Nieuw’.
4. Selecteer de benodigde GetConnectoren (zie lijst bij punt C).
5. Ga naar het tabblad ‘UpdateConnectoren’.
6. Klik op ‘Nieuw’.
7. Selecteer de volgende connectoren:
KnSubject
FiEntries
KnPurchaseRelationOrg
KnSalesRelationOrg
FiInvoice
F. Gebruikerstoken aanmaken
1. Open de eigenschappen van de AppConnector als dit venster nog niet
openstaat.
2. Ga naar het tabblad ‘Gebruikerstokens’.
3. Klik op ‘Nieuw’.
4. Selecteer de in stap B aangemaakte gebruiker en vul ‘Zenvoices koppeling’
als omschrijving in.
5. Klik op ‘Volgende’.
6. Kopieer de gegenereerde token, sla deze tijdelijk op (je hebt deze nodig voor
de configuratie van Zenvoices) en bewaar deze op een veilige plek.
LET OP: het token kan niet opnieuw geraadpleegd worden in AFAS. Als je het
token vergeten bent, dien je het oude token te verwijderen en een nieuw token
aan te maken.
7. Klik op ‘Voltooien’.
Boekhoudpakket koppeling toevoegen in Zenvoices
Per AFAS omgeving voeg je een boekhoudpakket koppeling toe in Zenvoices:
1. Ga in Zenvoices naar Beheer | Omgeving | Boekhoudpakket koppelingen.
2. Klik op ‘Nieuwe boekhoudpakket koppeling’.
3. Kies ‘AFAS’.
4. Vul het in de vorige stap gegenereerde token in bij ‘Token’.
5. Vul bij deelnemersnummer je AFAS Online deelnemersnummer in.
Voorbeeld: is je AFAS Online gebruikersnaam AOL\12345.admin dan is 12345
het deelnemersnummer.
6. Zenvoices koppelt standaard met een AFAS productie omgeving. Wil je
koppelen met een AFAS accept of test omgeving? Vink dan ‘AFAS
Online’ uit en vul bij API URL
‘https://[deelnemersnummer].restaccept.afas.online/’ (accept) of
‘https://[deelnemersnummer].resttest.afas.online/’ (test) in. Vervang
[deelnemersnummer] door je deelnemersnummer (zie vorige stap).
7. Klik op ‘Volgende’.
8. Kies een unieke naam voor het boekhoudpakket. Als je meerdere AFAS
omgevingen wilt koppelen met Zenvoices is het raadzaam om de
omgevingsnaam op te nemen in de boekhoudpakket naam.
9. Klik op ‘Volgende’.
10. Selecteer de administraties uit je AFAS omgeving die je wilt koppelen aan
Zenvoices.
11. Klik op ‘Volgende’.
12. Kies welke dagboeken je wilt verwerken in Zenvoices.
13. Klik op ‘Voltooien’ om de koppeling te voltooien en je kunt aan de slag.
Foutmeldingen
Loop je tegen foutmeldingen aan? Verwerk dan eerst een boeking handmatig in AFAS. Het kan zijn dat er een foutmelding verschijnt die verband houdt met de foutmelding tijdens het maken van de koppeling.
Als de boeking wél foutmeldingen geeft: Los deze eerst op in AFAS voordat je verdergaat.
Als de boeking zonder fouten verwerkt kan worden: Maak een volledig screenshot van de boeking in AFAS en stuur dit naar support@zenvoices.com. Ons supportteam onderzoekt dit verder op de achtergrond.