Zenvoices herkent factuurgegevens automatisch en leert van de gebruiker. In dit artikel lees je hoe de software leert van jouw aanpassingen en zo steeds beter wordt in het herkennen van jouw facturen.
De herkenning van jouw eerste ingelezen factuur
Verwerk je jouw eerste factuur en constateer je dat de herkenning nog beter moet? De herkenning van een factuur verbeter je zelf door de gewenste aanpassingen uit te voeren in het boekingsvoorstel en vervolgens de factuur te verwerken. Dit proces kan je soms 3 tot 5 keer toe moeten herhalen. Let op: de facturen moeten hiervoor geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket.
Hieronder lees je meer over de werking van de automatische factuurherkenning.
Automatisch herkennen met het meest waarschijnlijke scenario
Bij het inlezen van een factuur vult de software automatisch de herkende gegevens op basis van het meest waarschijnlijke scenario. Dit gebeurt door gegevens te vergelijken met eerdere boekingen uit alle omgevingen.
Leren van correcties in boekingen
Het kan incidenteel dus voorkomen dat de herkenning bijgestuurd moet worden. Wanneer je handmatig een boeking aanpast, leert Zenvoices hiervan. Bij een volgende factuur van dezelfde relatie of met vergelijkbare kenmerken, zal de software automatisch de juiste velden herkennen.
Controle na export
Na het exporteren van een boeking controleert Zenvoices of de geboekte gegevens overeenkomen met de eerder herkende gegevens. Bij afwijkingen leert het systeem van de aangepaste waarden, op voorwaarde dat deze informatie in het document aanwezig en leesbaar is.
Velden waarvan de herkenning zelflerend is
Factuurnummer
Factuurdatum
Bedragen: totaal excl. btw; totaal incl. btw; btw-regels
Kvk-nummer
Btw-nummer
IBAN
Gestructureerde betalingsreferentie ****
Uw referentie*,**
Uw bestelnummer**
Valuta***
Klantnummer
* Wordt gebruikt voor het matchen van verplichtingen uit AFAS en Exact Online Bouw (voorheen Bouw7).
** Wordt gebruikt voor het het matchen van bestellingen i.c.m. de module purchase to pay.
*** Dit veld is zelflerend wanneer de valuta instelling 'Bepaal valuta van boekingen op basis van stamgegevens' uitgeschakeld is.
**** Dit veld is zelflerend door de betalingsreferentie incl. +++ en / tekens in te geven. Nadat deze gegevens te raadplegen zijn via de 'Herkende gegevens', kan de variabel {herkendebetalingsreferentie} ingevoerd worden in het Betalingsreferentieveld in Zenvoices.
Bedrag herkenning
Zenvoices herkent automatisch meerdere btw-tarieven met bijbehorende basis- en btw-bedragen. Het herkennen van 0 % btw (bijvoorbeeld emballage) in combinatie met andere btw-tarieven wordt ondersteund en zal Zenvoices automatisch leren.
Let op!
Zelflerende herkenning van bedragen vindt plaats op basis van herkende relatiegegevens. Als er geen relatiekenmerken op een factuur staan (IBAN, KvK-nummer, btw-nummer, etc.) dan kan zelflerende herkenning niet plaatsvinden.
Zelflerende herkenning voor verkoopfacturen is alleen mogelijk als het eigen IBAN, KvK-nummer en/of btw-nummer ingesteld is bij de administratie instellingen.
Herkenningsscores
Aan ingelezen documenten wordt een herkenningsscore toegekend. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau.
De herkenningsscore van een boeking geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens van het document volledig juist herkend zijn. Velden welke de herkenningsscore van een boeking bepalen zijn:
Factuurnummer
Factuurdatum
Totaalbedrag incl. btw
Totaalbedrag excl. btw
De herkenningsscore van een veld geeft aan wat de zekerheid is dat het veld juist herkend is.
Weergave herkenningsscore bij Boekingen:
Rood indien < 50 %
Oranje indien tussen 50 % en 90 %
Groen indien > 90 %
Met deze score kun je ook bepalen vanaf welke herkenningsscore een boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd kan worden.
Naast het gehele document, wordt ook aan onderstaande velden een herkenningsscore toegekend:
Factuurnummer
Factuurdatum
Totaalbedrag incl. btw
Totaalbedrag excl. btw
Valuta (indien ingesteld is dat deze overgenomen moet worden)
Btw-nummer
KvK-nummer
IBAN
Betalingsreferentie
Uw referentie
Via 'Herkende gegevens' kan de score per veld bekeken worden.
