Naar de hoofdinhoud
Universele UBL koppeling

Lees hier hoe je Zenvoices kan koppelen met een UBL ready boekhoudpakket

Nik Schuiling avatar
Geschreven door Nik Schuiling
Meer dan een week geleden bijgewerkt

De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.

Met Zenvoices Premium kun je facturen en bonnen automatisch en realtime omzetten in een UBL factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.

Met de universele UBL koppeling is het mogelijk om gebruik te maken van de automatische herkenning van facturen en bonnen door Zenvoices en deze te verwerken in boekhoudpakketten die inkomende UBL facturen kunnen inlezen. 

Let op: gebruik deze koppeling alleen als Zenvoices geen standaard koppeling met je boekhoudpakket heeft.

Hoe werkt het?

Facturen en bonnen stuur je op normale wijze naar je Zenvoices administratie. Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel en na goedkeuring, tijdens het exporteren, wordt deze omgezet in een UBL factuur. Deze UBL factuur wordt vervolgens per e-mail verzonden naar je boekhoudpakket.

In je boekhoudpakket verwerk je de UBL factuur op reguliere wijze. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van je boekhoudpakket.

Boekingsregel coderen met 'Referentie GrootboekSchema (RGS)'

In Zenvoices is een gestandaardiseerd RGS grootboekschema beschikbaar om boekingsregel te coderen. Deze RGS codes worden opgenomen in de UBL factuur die door Zenvoices gegenereerd wordt. Op basis van deze codes kan een geschikt boekhoudpakket bij het inlezen van een UBL factuur boekingsregels aanmaken met de grootboekrekeningen uit jouw boekhoudpakket.

Let op: niet alle boekhoudpakketten ondersteunen dit. Raadpleeg je boekhoudpakket voor meer informatie hierover.

Tip

  • Maak je liever gebruik van je eigen grootboekrekeningenschema? Neem dan contact met ons op via support@zenvoices.com voor meer informatie over de mogelijkheden en prijzen. Het is namelijk ook mogelijk om je eigen grootboekrekeningenschema te importeren.

  • Naast de mogelijk om je eigen grootboekrekeningenschema te importeren, bieden we ook de mogelijkheid om eigen kostenplaatsen en artikelen te importeren. Raadpleeg de boekingsscherm instellingen om extra kolommen aan je boekingsscherm toe te voegen.

    • Artikelen worden in de UBL opgenomen onder: InvoiceLine.Item.SellersItemIdentification.

    • Kostenplaatsen worden in de UBL opgenomen onder: InvoiceLine.Item.AdditionalItemProperty met als Name 'CostCentre'.

Welke boekhoudpakketten zijn geschikt?

Alle boekhoudpakketten die inkomende EN 16931 UBL facturen kunnen inlezen zijn geschikt. Voor het overnemen van de grootboekrekeningen uit Zenvoices is het aanvullend vereist dat het boekhoudpakket UBL facturen op regelniveau kan inlezen en boeken, en daarbij de opgenomen RGS codes gebruikt om grootboekrekeningen te bepalen.

Aan de slag gaan

Ga naar Beheer / Omgeving / Boekhoudpakket koppelingen, klik op 'Nieuwe boekhoudpakket koppeling' en kies voor 'Overige (universeel)'. Kies Premium (UBL export) en doorloop vervolgens de stappen om een UBL boekhoudpakket en een bijbehorende administratie aan te maken.

Instellingen

Onderstaande instellingen zijn beschikbaar voor UBL boekhoudpakketten:

  • Bedrijfsnaam (alleen bij het aanmaken van een nieuw boekhoudpakket): bepaalt de administratienaam. Deze kan na het aanmaken gewijzigd worden via Beheer / Omgeving / Administraties, Wijzigen.

  • Hoe PDF verzenden: bepaalt hoe een PDF document verzonden wordt. De standaard instelling 'PDF opnemen in het UBL bestand en verzenden als e-mail bijlage' voldoet voor bijna alle boekhoudpakketten.

  • Gewenste RGS niveau: bepaalt welke RGS grootboekrekeningen beschikbaar zijn in het boekingsscherm. Niveau 2 is het meest eenvoudige grootboekschema (ongeveer 40 grootboekrekeningen) en niveau 5 het meest uitgebreide schema (ongeveer 2300 grootboekrekeningen). 

  • E-mailadres boekhoudpakket: het e-mailadres waarnaar UBL facturen gemaild worden.

  • Automatiseren: met de universele UBL koppeling (Zenvoices Premium) is het mogelijk om op basis van regels het proces van inkomende factuur tot aan omzetting in een UBL factuur door middel van regels te automatiseren met behoud van regie.

  • Modules: met de universele UBL koppeling (Zenvoices Premium) is het mogelijk om gebruik te maken van de aanvullende modules 'Autorisatie' en 'Betalen'

Technische specificaties

  • UBL standaard: EN 16931

  • Referentie GrootboekSchema (RGS) versie: 3.1

  • RGS codes worden via het AccountingCostCode element opgenomen in de UBL factuur.

  • Lande tabel standaard: ISO 3166-1 alpha-2

  • Valuta tabel standaard: ISO 4217 alpha-3

Zenvoices Lite UBL conversie

Het is ook mogelijk om te werken met Zenvoices Lite om facturen en bonnen automatisch en realtime om te zetten in een UBL factuur voor verwerking in je boekhoudpakket. In deze versie zijn de mogelijkheden beperkt. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Was dit een antwoord op uw vraag?