Met de universele UBL koppeling is het mogelijk om gebruik te maken van de automatische herkenning van facturen en bonnen door Zenvoices en deze te verwerken in boekhoudpakketten die inkomende UBL facturen kunnen inlezen. 

Let op: gebruik deze koppeling alleen als Zenvoices geen standaard koppeling met je boekhoudpakket heeft.

Hoe werkt het?

Facturen en bonnen stuur je op normale wijze naar je Zenvoices administratie. Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel en na goedkeuring, tijdens het exporteren, wordt deze omgezet in een UBL factuur. Deze UBL factuur wordt vervolgens per e-mail verzonden naar je boekhoudpakket.

In je boekhoudpakket verwerk je de UBL factuur op reguliere wijze. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van je boekhoudpakket.

Boekingsregel coderen met 'Referentie GrootboekSchema (RGS)'

In Zenvoices is een gestandaardiseerd RGS grootboekschema beschikbaar om boekingsregel te coderen. Deze RGS codes worden opgenomen in de UBL factuur die door Zenvoices gegenereerd wordt. Op basis van deze codes kan een geschikt boekhoudpakket bij het inlezen van een UBL factuur boekingsregels aanmaken met de grootboekrekeningen uit jouw boekhoudpakket.

Let op: niet alle boekhoudpakketten ondersteunen dit. Raadpleeg je boekhoudpakket voor meer informatie hierover.

Welke boekhoudpakketten zijn geschikt?

Alle boekhoudpakketten die inkomende EN 16931 UBL facturen kunnen inlezen zijn geschikt. Voor het overnemen van de grootboekrekeningen uit Zenvoices is het aanvullend vereist dat het boekhoudpakket UBL facturen op regelniveau kan inlezen en boeken, en daarbij de opgenomen RGS codes gebruikt om grootboekrekeningen te bepalen.

Aan de slag gaan

Ga naar Beheer / Omgeving / Boekhoudsystemen, klik op 'Nieuw boekhoudsysteem koppelen' en kies voor 'Universeel (UBL versturen)'. Doorloop vervolgens de stappen om een UBL boekhoudsysteem en een bijbehorende administratie aan te maken.

Instellingen

Onderstaande instellingen zijn beschikbaar voor UBL boekhoudsystemen:

  • Bedrijfsnaam (alleen bij het aanmaken van een nieuw boekhoudsysteem): bepaalt de administratienaam. Deze kan na het aanmaken gewijzigd worden via Beheer / Omgeving / Administraties, Wijzigen.
  • Hoe PDF verzenden: bepaalt hoe een PDF document verzonden wordt. De standaard instelling 'PDF opnemen in het UBL bestand en verzenden als e-mail bijlage' voldoet voor bijna alle boekhoudpakketten.
  • Gewenste RGS niveau: bepaalt welke RGS grootboekrekeningen beschikbaar zijn in het boekingsscherm. Niveau 2 is het meest eenvoudige grootboekschema (ongeveer 40 grootboekrekeningen) en niveau 5 het meest uitgebreide schema (ongeveer 2300 grootboekrekeningen). 
  • E-mailadres boekhoudpakket: het e-mailadres waarnaar UBL facturen gemaild worden.

Technische specificaties

  • UBL standaard: EN 16931
  • Referentie GrootboekSchema (RGS) versie: 3.1
  • RGS codes worden via het AccountingCostCode element opgenomen in de UBL factuur.
  • Lande tabel standaard: ISO 3166-1 alpha-2
  • Valuta tabel standaard: ISO 4217 alpha-3


Heeft u het antwoord gevonden?