Met een e-facturatie koppeling ontvang je facturen automatisch en gestructureerd, waardoor ze direct correct ingelezen kunnen worden in je administratie. Zenvoices ondersteunt de volgende e-facturatie koppelingen:

PEPPOL staat voor 'Pan-European Public Procurement On-Line' en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van, onder andere, facturen. Elektronische facturen worden uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat en kunnen hierdoor volledig en correct ingelezen worden.
​

Om organisaties facturen naar je te laten versturen via PEPPOL, dien je jouw organisatie eerst te registreren in het PEPPOL netwerk. Dit doe je door een PEPPOL koppeling aan te vragen in Zenvoices (zie hieronder het hoofdstuk PEPPOL registratie aanvragen).

Deze registratie vindt plaats op basis van één of meerdere kenmerken van je organisatie, zoals je KvK-nummer, BTW-nummer, KBO-nummer, OIN (voor lokale overheden) of, voor Franse organisaties, een SIREN, SIRET of CTC-identificatienummer. Op basis van deze kenmerken kunnen andere partijen je vinden in het PEPPOL netwerk en e-facturen naar je sturen. De registratie kun je doorgeven aan de crediteuren waarvan je de UBL facturen via PEPPOL wilt ontvangen.

Als een e-factuur naar je wordt verzonden, wordt deze via het PEPPOL netwerk rechtstreeks afgeleverd in de juiste Zenvoices administratie bij 'Uploaden & inlezen'.

Let op: via PEPPOL kan ook een bijlage worden meegestuurd, bijvoorbeeld een specificatie of urenregistratie. Houd er echter rekening mee dat PEPPOL bij verzending niet vastlegt welk document de factuur is en welk document als bijlage bedoeld is. Hierdoor kan het voorkomen dat de ontvanger deze documenten in omgekeerde volgorde ontvangt.
​

Om je organisatie te registreren in het PEPPOL netwerk, controleren we het opgegeven identificatienummer. Welk nummer je gebruikt, hangt af van het land waarin je organisatie is geregistreerd.
​

Voor Nederlandse en Belgische organisaties gebruik je het KvK-nummer, BTW-nummer, KBO-nummer of OIN. We controleren deze nummers en vergelijken ze met facturen in de omgeving van de klant.
​

Voor Franse organisaties ondersteunen we de volgende identifiers:

Open de administratie namens wie facturen verwerkt moeten worden en ga naar Beheer / Administratie / E-facturatie koppelingen en klik op 'Nieuwe e-facturatie koppeling'. Doorloop de stappen en vul de gegevens in van de organisatie of onderneming waarvoor je e-facturen wil ontvangen en verwerken.

Voor de registratie van Franse organisaties werken we samen met Storecove, een gecertificeerde Plateforme Agréée (PA). Storecove verzorgt de registratie namens ons. We ondersteunen hierbij de formaten Factur-X, UBL en CII.
​

Let op

Na ontvangst wordt samen met het PEPPOL netwerk het voorgaande gecontroleerd en geverifieerd of je bevoegd bent te handelen namens de opgegeven organisatie of onderneming. Deze verificatieprocedure kan tot vijf werkdagen duren. Zodra de procedure is afgerond, ontvang je een e-mailbevestiging van ons.
​

Na succesvolle verificatie wordt je organisatie geregistreerd in het PEPPOL netwerk. Vanaf dat moment kan je facturen ontvangen en direct via de bestemde administratie automatisch laten verwerken.
​
​

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in het Compleet abonnement
​

JoinData is een platform waarmee agrarische ondernemers zelf bepalen welke organisaties toegang krijgen tot hun bedrijfsgegevens, zoals accountants, adviseurs, leveranciers en softwareleveranciers. Zenvoices ondersteunt JoinData als factuurkanaal. Dit werkt op een vergelijkbare manier als PEPPOL, maar dan specifiek voor de agrarische sector. Via de koppeling met Zenvoices worden facturen op deze manier veilig en gecontroleerd gedeeld en verwerkt, waarmee je e-Dairy en EAB facturen automatisch ontvangt, bijvoorbeeld facturen voor melk, vee en veevoer.
​

De koppeling met JoinData zorgt ervoor dat facturen niet meer los aangeleverd hoeven te worden. Zodra je toestemming hebt gegeven, haalt Zenvoices facturen automatisch op bij JoinData en verwerkt deze meteen in je administratie.

Dit levert een aantal voordelen op:

Via JoinData kun je twee soorten facturen ontvangen.

Facturen die via JoinData beschikbaar zijn, worden dagelijks automatisch opgehaald en verwerkt in Zenvoices. Je hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen.
​
​Beschikbaar maken in de omgeving

Nee, Zenvoices is niet bedoeld voor het maken en versturen van facturen. Ontvangen facturen worden in Zenvoices verwerkt en vervolgens geëxporteerd naar het gekoppelde boekhoudpakket. Voor het versturen van facturen gebruik je het betreffende boekhoudpakket. Verzonden verkoopfacturen kunnen wel worden ingelezen en automatisch worden verwerkt in een boekhoudpakket.