De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.
Administratie instellingen e-mail aanlevering via @to-zenvoices e-mailadres
Raadpleeg de administratie instellingen via Beheer / Omgeving/ Administraties en klik op 'Wijzigen' bij desbetreffende administratie, via het tabblad 'Voorkeuren' kan een voorkeur bestemming ingegeven worden onder 'E-mail aanlevering'. Indien het wenselijk is dat alle inkomende e-mails automatisch aan de bestemming 'Document management' gekoppeld worden, kan hier een standaard categorie ingegeven worden.
Per document management categorie kan een uniek @to-zenvoices.com e-mailadres gebruikt worden
In dit artikel lees je hier meer over.
Document management categorie toewijzen door meesturen categoriecode in e-mail
Wanneer je met meerdere document management categorieën werkt, kan je in het e-mail onderwerp een categoriecode opnemen. In dit geval wordt de opgegeven categorie toegewezen aan het document. De categoriecode dien je tussen blokhaken te plaatsen. Een aantal voorbeelden:
Documenten [2022]
Documenten [Brieven/Belastingdienst]
Let op: de waardes die je in blokhaken toevoegt is de benaming van de document management categorie. Deze toewijzing is niet spatiegevoelig tussen de slashes.
Document management categorieën toewijzen met Bestemming toewijs regels
Bij de stap 'Uploaden & inlezen' is er de mogelijkheid om op bepaalde criteria een document toe te wijzen aan het juiste bestemming en document management categorie. Ga daarvoor naar Beheer / Administratie / Automatisering en ga vervolgens naar 'Bestemming toewijs regels' en maak daar regels aan voor het toewijzen van een bestemming.
Aandachtspunten
Bestemming toewijsregels hebben altijd voorrang ten opzichte van andere mogelijkheden om bestemmingen te bepalen bij het aanleveren.
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie aangaande de priorisering van de stemming bepaling voor aanlevering via e-mail.