De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Purchase to pay.

In dit artikel vind je de aandachtspunten van de module 'Purchase to pay' voor KING ERP gebruikers:

  • Is je KING ERP koppeling opgeleverd voor januari 2020? Mogelijk dient de koppelingssoftware dan bijgewerkt te worden naar de laatste versie voordat je kunt werken met Purchase to pay. Neem contact op met je KING ERP partner of ons supportteam voor meer informatie.

  • Inkoopfacturen worden in KING ERP geboekt als inkoopfactuur. Geboekte inkoopfacturen dienen verwerkt te worden in KING ERP. Daarom wordt er ook geen boekstuknummer getoond in Zenvoices.

  • In de administratie instellingen (te raadplegen via Beheer / Omgeving / Administraties, klik op 'Wijzigen' en via het tabblad King) is de instelling 'Inkoopfacturen automatisch verwerken in King' beschikbaar. Als deze instelling ingeschakeld is, dan worden inkoopfacturen automatisch verwerkt in KING ERP. Wanneer er een fout optreedt bij het verwerken, zal een foutmelding getoond worden bij het exporteren en dient de inkoopfactuur handmatig in KING ERP verwijderd te worden (vereist Zenvoices King Webservice 1.18 en King 5.67a1 of nieuwer).

  • Het dagboek waarin inkoopfacturen geboekt worden is instelbaar in KING ERP via Vaste gegevens inkopen in het veld 'Dagboek t.b.v. inkopen'. Inkoopfacturen worden in dit dagboek geboekt door KING ERP, ongeacht het dagboek waarin de boeking verwerkt is in Zenvoices.

  • Bestellingen kunnen automatisch gematcht worden, via 'Magazijnontvangsten selecteren' kunnen magazijnontvangsten (evt. zonder bestelling) handmatig geselecteerd worden.

  • Artikelen, tarieven en tekstblokken worden opgehaald uit KING ERP en zijn in Zenvoices beschikbaar als artikelen. Met behulp van het veld artikelsoort kan de artikelsoort (artikel, tarief of tekstblok) bepaald worden.

  • Het is mogelijk om inkoopfacturen tijdens autorisatie te blokkeren voor betaling. Hiervoor dient de instelling 'Inkoopfacturen automatisch verwerken in King' (zie punt hierboven) ingeschakeld te zijn. Wanneer je geen gebruik maakt van deze instelling, zullen inkoopfacturen op normale wijze bij betaalbaarstellingen verschijnen in Zenvoices, echter zullen deze geen effect hebben op KING ERP.

  • Het vinkje 'Volledig ontvangen bestellingen automatisch verwijderen' dient uitgevinkt te zijn bij de 'Vaste gegevens bestellingen' in KING ERP.

  • Het koppelen van archiefstukken aan inkoopfacturen in KING ERP wordt ondersteund vanaf KING ERP 5.62a1 en vereist Zenvoices King Webservice 1.7 of hoger.

  • De minimaal vereiste KING ERP versie is King Handel.

  • Via de administratie instellingen in Zenvoices kan ingesteld worden hoe het referentienummer van inkoopfactuurregels gevuld wordt: met het factuurnummer, met het bestelnummer of met het referentienummer van de meest recente magazijnbon behorende bij de bestellingregel (Zenvoices King Webservice 1.8 of hoger vereist). Als er geen bestellingregel gekoppeld is aan een inkoopfactuurregel, dan wordt altijd het factuurnummer overgenomen als het referentienummer.

  • Historische openstaande bestellingen (besteld en volledig ontvangen) worden niet als openstaand weergegeven in Zenvoices na opstart (voor eerste synchronisatie) met 'Purchase to pay'. Omdat in KING ERP aantal gefactureerd niet bijgehouden wordt per bestellingregel, neemt Zenvoices aan dat alle volledig ontvangen bestellingregels die aangemaakt zijn voor de eerste synchronisatie compleet gefactureerd zijn.

  • Bestellingsregels met een inkoopprijs per "x aantal voorraadeenheden" worden alleen ondersteund als de inkoopeenheid gelijk is aan de voorraadeenheid. Als dit niet het geval is, dan wordt de inkoopprijs per inkoopeenheid berekend, weergegeven in Zenvoices en gebruikt bij het boeken van de inkoopfactuurregel in KING ERP.

  • Als workaround voor een onvolkomenheid in King Webservices 5.63a en lager wordt het inkoopeenheid veld van een inkoopfactuurregel in KING ERP gevuld het achtervoegsel "(Zenvoices)" als in de bijbehorende bestellingregel gewerkt wordt met een inkoopprijs "per x aantal voorraadeenheden".

  • In KING ERP maken wij eerst de kop van de inkoopfactuur aan en daarna de regels. Als het aanmaken van een regel mislukt, is er geen mogelijkheid meer om de reeds aangemaakte kop of regels te verwijderen. Deze mogelijkheid ontbreekt in King Webservices. Ons advies is dan om de boeking in KING ERP te verwijderen en opnieuw te exporteren vanuit Zenvoices.

  • Zorg ervoor dat in KING ERP onder Voorraad / Vaste gegevens inkopen / Ontvangsten de optie 'Inkoopfactuur maken toegestaan' uitgevinkt is.

  • In KING ERP is het mogelijk om bestellingsregels aan te maken met een negatieve prijs, het advies is om dit soort bestellingsregels niet aan te maken in KING ERP. In KING ERP is het namelijk niet mogelijk om inkoopfacturen te boeken met negatieve prijzen, net zoals in Zenvoices. Deze regels worden geconverteerd naar een boekingsregel met een positieve prijs en een negatief aantal. Dit heeft echter wel invloed op de gefactureerde aantal controle.

  • In KING ERP kunnen tarieven opgenomen worden in bestellingen. Let hierbij op dat tarieven in KING ERP zowel voor in- als verkoop gebruikt kunnen worden en dat er slechts één btw-code vastgelegd kan worden bij een tarief. Ons advies is daarom om een tarief alleen voor inkoop of alleen voor verkoop te gebruiken om verkeerd gebruik van btw-codes te voorkomen.

  • Bij de magazijnontvangst selectie is een kolom beschikbaar waarin geraadpleegd kan worden hoe vaak een bestelling is gefactureerd. Let op: alleen het archief in Zenvoices wordt geraadpleegd.

Heb je het antwoord gevonden?