De informatie in dit artikel heeft betrekking op administraties met de aanvullende module Purchase to pay.
Gebruik je de module Purchase to pay in combinatie met KING ERP? Zorg dan dat jouw omgeving en instellingen correct zijn geconfigureerd om problemen te voorkomen. In dit artikel lees je alle technische aandachtspunten die je moet controleren.
Let op! Minimale vereiste versie
Minimaal vereist: KING ERP Handel.1.
1. Controleer de versie van de koppelingssoftware
Is je KING ERP-koppeling ouder dan januari 2020? Neem contact op met je KING ERP-partner of het Zenvoices supportteam om te controleren of een update vereist is.
2. Verwerking van inkoopfacturen
Inkoopfacturen worden geboekt als inkoopfactuur in KING ERP.
Verwerking in KING ERP is handmatig, tenzij anders ingesteld.
Er wordt geen boekstuknummer getoond in Zenvoices.
3. Automatisch verwerken van inkoopfacturen
Ga naar Beheer > Omgeving > Administraties > Wijzigen > Tabblad King.
Schakel de instelling ‘Inkoopfacturen automatisch verwerken in King’ in.
Vereisten: Zenvoices King Webservice 1.18 en King 5.67a1 of nieuwer.
Bij fouten: Verwijder de factuur handmatig in KING ERP.
4. Dagboekinstellingen
Stel het juiste dagboek in via Vaste gegevens inkopen > Dagboek t.b.v. inkopen in KING ERP.
Dit dagboek wordt altijd gebruikt voor het boeken van inkoopfacturen, ongeacht het dagboek waarin de boeking verwerkt is in Zenvoices.
5. Matching en magazijnontvangsten
Automatisch matchen van bestellingen is mogelijk.
Handmatige selectie kan via ‘Magazijnontvangsten selecteren’.
6. Artikelen, tarieven en tekstblokken
Beschikbaar in Zenvoices als artikelen.
Artikelsoort wordt bepaald via het veld artikelsoort. Met behulp van het veld artikelsoort kan de artikelsoort (artikel, tarief of tekstblok) bepaald worden.
7. Blokkeren voor betaling tijdens autorisatie
Alleen mogelijk als automatische verwerking is ingeschakeld.
Anders verschijnen facturen bij betaalbaarstellingen zonder effect op KING ERP. Wanneer je geen gebruik maakt van deze instelling, zullen inkoopfacturen op normale wijze bij betaalbaarstellingen verschijnen in Zenvoices, echter zullen deze geen effect hebben op KING ERP.
8. Volledig ontvangen bestellingen
Zet het vinkje ‘Volledig ontvangen bestellingen automatisch verwijderen’ uit bij Vaste gegevens bestellingen in KING ERP.
9. Archiefstukken koppelen
Ondersteund vanaf KING ERP 5.62a1 en Zenvoices King Webservice 1.7 of hoger.
10. Referentienummer instellingen
Kies tussen factuurnummer, bestelnummer of referentie van magazijnbon.
Instelbaar via administratie-instellingen in Zenvoices.
Vereist Zenvoices King Webservice 1.8 of hoger. Als er geen bestellingregel gekoppeld is aan een inkoopfactuurregel, dan wordt altijd het factuurnummer overgenomen als het referentienummer. Wanneer een magazijnbonregel gekoppeld is aan een boekingsregel, wordt het magazijnbon referentienummer gebruikt en wordt deze administratie instelling niet toegepast.
11. Historische bestellingen
Niet als openstaand weergegeven bij eerste synchronisatie. Omdat in KING ERP aantal gefactureerd niet bijgehouden wordt per bestellingregel, neemt Zenvoices aan dat alle volledig ontvangen bestellingregels die aangemaakt zijn voor de eerste synchronisatie compleet gefactureerd zijn.
12. Inkoopeenheid vs. voorraadeenheid
Alleen ondersteund als beide eenheden gelijk zijn, dus inkoopeenheid gelijk is aan de voorraadeenheid..
Bij verschil: prijs per inkoopeenheid wordt berekend en gebruikt. Als dit niet het geval is, dan wordt de inkoopprijs per inkoopeenheid berekend, weergegeven in Zenvoices en gebruikt bij het boeken van de inkoopfactuurregel in KING ERP.
13. Workaround bij oude King Webservices
Veld ‘inkoopeenheid’ wordt aangevuld met “(Zenvoices)” bij afwijkende eenheden bij onvolkomenheid in King Webservices 5.63a en lager. Hierbij wordt het inkoopeenheid veld van een inkoopfactuurregel in KING ERP gevuld het achtervoegsel "(Zenvoices)" als in de bijbehorende bestellingregel gewerkt wordt met een inkoopprijs "per x aantal voorraadeenheden"
14. Ontvangstinstellingen
Zet ‘Inkoopfactuur maken toegestaan’ uit via Voorraad > Vaste gegevens inkopen > Ontvangsten.
15. Negatieve prijzen
Vermijd negatieve prijzen in bestellingen.
Worden geconverteerd naar positieve prijs met negatief aantal, wat controle beïnvloedt. In KING ERP is het namelijk niet mogelijk om inkoopfacturen te boeken met negatieve prijzen, net zoals in Zenvoices. Deze regels worden geconverteerd naar een boekingsregel met een positieve prijs en een negatief aantal.
16. Tarieven in bestellingen
Advies: gebruik tarieven alleen voor inkoop of verkoop. Ons advies is daarom om een tarief alleen voor inkoop of alleen voor verkoop te gebruiken om verkeerd gebruik van btw-codes te voorkomen.
17. Facturatie-inzicht bij magazijnontvangst
Kolom aanwezig waarin aantal keer gefactureerd zichtbaar is.
Alleen Zenvoices-archief wordt geraadpleegd.
18. Fout bij het aanmaken van factuurregels?
Verwijder boeking in KING ERP en exporteer opnieuw vanuit Zenvoices.