De informatie in dit artikel heeft betrekking op administraties met de aanvullende module Purchase to pay.
Module inschakelen
Raadpleeg dit artikel voor uitleg over hoe je de module 'Purchase to pay' inschakelt voor een administratie.
Boekingstype kiezen
Heb je de module 'Purchase to pay' ingeschakeld? Dan kies je in het boekingsscherm zelf welk boekingstype je gebruikt voor inkoopboekingen:
Financiële boeking: dit boekingstype verwerkt de boeking als journaalpost in je boekhoudpakket. Hierbij boek je op regelniveau naar grootboekrekeningen. Zonder de module 'Purchase to pay' gebruik je altijd dit standaard boekingstype.
Inkoopfactuur: dit boekingstype bestaat uit regels met artikelen en verwijzingen naar bestellingsregels en/of magazijnontvangsten.
Afhankelijk van het boekingstype zijn bepaalde velden en functies wel of niet beschikbaar in het boekingsscherm.
Ook in boekingsoverzichten en in het archief wordt het boekingstype weergegeven:
Het boekingstype veld is daarnaast beschikbaar voor autorisatievoorwaarden en goedkeur automatiseringsregels.
Bepaling van het boekingstype
Als een inkoop document ingelezen wordt, dan wordt het boekingstype van het boekingsvoorstel automatisch bepaald op basis de laatste boeking van de crediteur (standaard instelling). Wanneer je dit niet automatisch bepaald wilt laten worden, kan in de crediteur instellingen onder 'Boekingsvoorstellen' aangegeven worden of het standaard boekingstype van deze crediteur 'Financiële boeking' of 'Inkoopfactuur' dient te zijn.
Voorbeeld: als de laatste boeking van een crediteur een inkoopfactuur heeft, dan wordt het volgende boekingsvoorstel van deze crediteur ook een inkoopfactuur.
Bestellingen selecteren in het boekingsscherm
Bij inkoopfacturen is het mogelijk om bestellingen van de leverancier te selecteren en over te nemen als factuurregels:
Bij het selecteren van bestellingen is per bestellingsregel zichtbaar hoeveel er besteld, ontvangen en reeds gefactureerd zijn. Het bestellingen overzicht kan naar wens aangepast worden en deze instellingen worden per gebruiker opgeslagen.
Automatische boekingsvoorstellen voor inkoopfacturen
Abonnement Compleet:
Wanneer inkoopfactuurregels herkend worden van niet e-facturen (zoals PDF en afbeeldingen), zal Zenvoices op regelniveau de bijbehorende bestelregels matchen. Het kan eenmalig noodzakelijk zijn om de tabelvoorkeur aan te geven en velden toe te wijzen aan herkende tabellen via de knop 'Regelherkenning' in het boekingsscherm.
Overige abonnementen in combinatie met de aanvullende module Purchase to pay:
De reguliere boekingswijzen Stamgegevens, Laatste boeking - btw-herkenning en Boekingstemplates zijn beschikbaar voor inkoopfacturen, maar hebben alleen betrekking op de kop van de boeking.
De regels van een inkoopfactuur worden automatisch voorgesteld op basis van gematchte bestellingen. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie hierover.