De informatie in dit artikel heeft betrekking op administraties met de aanvullende module Purchase to pay.

De Purchase to pay module maakt het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen en te controleren met bestellingen/inkooporders en goederenontvangsten uit je boekhoud- of ERP-pakket. Dit wordt ook wel inkoopordermatching genoemd. Facturen die overeen komen met de bijbehorende bestellingen kunnen direct geboekt worden in je administratie.

Wordt je boekhoudpakket nog niet ondersteund? Laat het ons dan weten via de chat of support@zenvoices.com. 

De Purchase to pay module biedt de volgende functies en mogelijkheden:

Purchase to pay is een aanvullende module die per administratie ingeschakeld kan worden.
​
Ga naar Beheer / Omgeving / Administraties / Wijzigen en ga naar het tabblad 'Aanvullende modules' om de module in te schakelen voor een administratie.

Wanneer de factuur binnenkomt en wordt ingelezen, worden onder andere onderstaande velden uit de factuur herkend:

Deze gegevens vormen de basis voor het automatische matchproces.

Matchen op basis van referentie

Automatisch matchen met een bestelling gebeurt op basis van de herkende referentie op de factuur.

Belangrijk hierbij is dat:

Wanneer Zenvoices deze referentie herkent, kan de software automatisch de juiste bestelling opzoeken en koppelen aan de factuur.

Daarna kunnen de bijbehorende orderregels geselecteerd worden voor de boeking.

Matchen op regelniveau

Naast het matchen op referentie kan Zenvoices ook factuurregels matchen met orderregels. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van regelherkenning.

Je kan regel herkenning enkele keren handmatig activeren wanneer regelherkenning actief is:

Hierbij wordt onder andere gekeken naar:

Wanneer deze gegevens overeenkomen, kan Zenvoices de factuurregels automatisch koppelen aan de juiste orderregels.

Dit zorgt ervoor dat de boekingsregels automatisch worden ingevuld.

Controle van de match

Tijdens het matchproces controleert Zenvoices of de factuur overeenkomt met de bestelling. Zie hiervoor het volgende artikel.

Omgaan met afwijkingen (bijvoorbeeld vrachtkosten)

Het kan voorkomen dat een factuur extra kosten bevat die niet in de bestelling staan.
Een veelvoorkomend voorbeeld hiervan zijn vracht- of transportkosten.

Omdat deze kosten niet in de oorspronkelijke bestelling zijn opgenomen, kan Zenvoices de factuur niet volledig matchen. Hierdoor krijgt de factuur een incorrecte beoordeling.

Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van boekingsregels.

Bijvoorbeeld:

Hiermee kan Zenvoices deze kosten automatisch verwerken, zonder dat de bestelling daardoor als incorrect wordt beoordeeld.
Zie hiervoor ook het volgende artikel.
Let op: met uitzondering van Exact Globe kan een inkoopfactuur niet gecombineerd worden met een financiële boeking, waardoor er geen grootboekrekeningen geselecteerd kunnen worden (voor bijvoorbeeld bovenstaande kosten en/of verschillen in het bedrag). Hiervoor is het advies om een extra artikel aan te maken, gekoppeld aan de grootboekrekening, zodat deze later in het boekhoudpakket verwerkt kan worden naar het juiste grootboekrekening.

Raadpleeg Beheer / Omgeving / Abonnement voor de geldende tarieven van deze module.

Na het uitschakelen van deze module blijft het mogelijk om bestaande inkoopfactuur boekingen te raadplegen in het archief en om boekingsvoorstellen van ingelezen facturen af te ronden. Bestellingen en magazijnontvangsten zullen echter niet meer bijgewerkt worden op basis van het gekoppelde ERP/boekhoudpakket.