De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties met de aanvullende module Purchase to pay.

Als een inkoopfactuur ingelezen wordt, dan zal Zenvoices automatisch de factuur proberen te matchen met openstaande bestellingen uit je boekhoudpakket. In dit artikel lees hoe je dit matchen in zijn werk gaat.

De scan & herken functie van Zenvoices (alleen van toepassing bij niet e-facturen) herkent automatisch factuurregels met onder andere aantallen, artikelnummers, bedragen, omschrijvingen, prijzen, referenties en uw bestelnummers die in het document voorkomen. Op basis hiervan wordt gematched met openstaande bestellingsregels en openstaande ontvangsten van de leverancier. Deze herkende factuurregels worden overgenomen in het boekingsvoorstel. Raadpleeg de herkende gegevens om na te gaan welke gegevens gebruikt worden voor de matching.

Wanneer niet gebruik wordt gemaakt van abonnement Compleet (regelherkenning is niet beschikbaar in oudere abonnementsvormen), is bovenstaande niet van toepassing. In dat geval kan slechts gematcht worden met één bestelling. Het bestellingsnummer of de klant referentie van de bestelling welke op de factuur vermeld staat en het totaalbedrag van de factuur, dient dan overeen te komen met het openstaande bedrag van de bestelling.

E-facturen worden als eerste stap op dezelfde manier gematched als facturen die ingelezen worden via scan & herken. Als dit geen match oplevert, dan wordt op regelniveau gematched met bestellingsregels. Deze matchwijze vereist dat bestellingsnummers, bestelling klantreferenties en bestellingsregelnummers of artikelnummers in de e-factuur op regelniveau gespecificeerd zijn. Deze matchwijze is geschikt voor verzamelfacturen. Hierbij maken we gebruik van de volgende UBL velden:

Wil je weten of de e-facturen van jouw leverancier geschikt zijn om op regelniveau te matchen? Ons support team kijkt graag voor je wat de mogelijkheden zijn.

Als er geen automatische match is, dan kan handmatig in het boekingsscherm gematched worden door middel van de knop 'Bestellingen selecteren'. Hier kan een periode ingegeven worden, standaard staat deze selectie op 'Afgelopen 3 maanden', in de browser wordt de voorkeur per gebruiker/administratie opgeslagen. Herkende bestellingsnummers en referenties worden als suggestie weergegeven om snel de juiste bestellingsregels te kunnen selecteren.

Let op: updaten Zenvoices King Webservice vereist (versie 1.18, vereist KING ERP 5.67a1 of hoger).

Ons advies is om alleen van deze functionaliteit gebruik te maken, wanneer er niet gewerkt wordt met bestellingen. Magazijnontvangsten kunnen namelijk niet automatisch gematched worden (dit nummer staan niet op inkoopfacturen), waardoor dit nooit een volledig geautomatiseerd proces zal zijn. Gebruik 'Magazijnontvangsten selecteren' en 'Bestellingen selecteren' niet door elkaar bij dezelfde leverancier.

Bij KING ERP administraties bestaat de optie om naast het automatisch matchen en de handmatige bestelling selectie de boekingsregels handmatig op basis van magazijnontvangsten (ontvangstnummer) toe te voegen. Zo kunnen eenvoudig meerdere boekingsregels toegevoegd worden op basis van het ontvangstnummer uit KING ERP. Ook hier wordt de periode voorkeur opgeslagen. Kostprijzen worden overgenomen uit KING ERP, zonder gekoppelde bestellingsregels.

Bij de magazijnontvangst selectie is een kolom beschikbaar waarin geraadpleegd kan worden hoe vaak een bestelling is gefactureerd. De aantallen bij 'Aantal gefactureerd' worden alleen gebaseerd op de in Zenvoices gematchte magazijnontvangsten. Gefactureerde regels via 'Bestelling selecteren' worden hierin niet meegenomen.
​Let op: alleen het archief in Zenvoices wordt geraadpleegd.

Trefwoorden: bestellingen, inkooporders, matchen