Als een inkoopfactuur ingelezen wordt, dan zal Zenvoices automatisch de factuur proberen te matchen met openstaande bestellingen uit je boekhoudpakket. In dit artikel lees hoe je dit matchen in zijn werk gaat.

Scan & herken

De scan & herken functie van Zenvoices herkent automatisch het totaalbedrag van de factuur en de bestelling/inkooporder referenties die in het document voorkomen. Op basis hiervan wordt gematched met openstaande bestellingsregels van de leverancier. Als deze overeenkomen met de factuur, dan worden de bestellingsregels overgenomen in het boekingsvoorstel.

Deze matchwijze vereist dat de factuur betrekking heeft op één bestelling, het bestellingsnummer op de factuur vermeld staat en het totaalbedrag van de factuur overeenkomt met het openstaande bedrag van de bestelling.

E-facturen (UBL)

E-facturen worden als eerste stap op dezelfde manier gematched als facturen die ingelezen worden via scan & herken. Als dit geen match oplevert, dan wordt op regelniveau gematched met bestellingsregels. Deze matchwijze vereist dat bestellingsnummers en bestellingsregelnummers of artikelnummers in de e-factuur op regelniveau gespecificeerd zijn. Deze matchwijze is geschikt voor verzamelfacturen.

Wil je weten of de e-facturen van jouw leverancier geschikt zijn om op regelniveau te matchen? Ons support team kijkt graag voor je wat de mogelijkheden zijn.

Handmatig matchen

Als er geen automatische match is, dan kan handmatig in het boekingsscherm gematched worden. Herkende bestellingsnummers en referenties worden daar als suggestie weergegeven om snel de juiste bestellingsregels te kunnen selecteren.

Heeft u het antwoord gevonden?