Inkoopfacturen worden in Zenvoices automatisch gecontroleerd en beoordeeld op basis van bestellingen en magazijnontvangsten. Op deze manier is direct inzichtelijk of een inkoopfactuur correct is of welke afwijkingen er zijn.

Let op: directe inkoopfacturen worden niet beoordeeld.

Welke controles vinden plaats?

Per factuurregel wordt het volgende gecontroleerd:

  • Prijs: komt de prijs op de factuur overeen met de prijs in de bestelling?
  • Aantal: komt het gefactureerde aantal overeen met het bestelde aantal en met de magazijnontvangsten (totaal aantal ontvangen)?

Als alle regels van een factuur correct zijn, dan wordt de factuur beoordeeld als correct. Als er één of meerdere incorrecte regels zijn, dan wordt de factuur beoordeeld als incorrect.

Instellingen

Bij de dagboek instellingen in Zenvoices zijn de volgende instellingen beschikbaar op het tabblad 'Inkoopfacturen':

  • Beoordeel regels zonder gekoppelde bestelling als correct: als deze optie ingeschakeld is, dan worden regels zonder gekoppelde bestelling als correct beoordeeld. Zo niet, dan worden deze regels als incorrect beoordeeld.
  • Controleer prijzen met bestellingen
  • Toegestaan positief prijsverschil* bedrag
  • Toegestaan positief prijsverschil* %
  • Toegestaan negatief prijsverschil* bedrag
  • Toegestaan negatief prijsverschil* %
  • Controleer aantallen met magazijnontvangsten

*Er is sprake van een positief prijsverschil als de prijs van de bestelling lager is dan de prijs van de factuur. Vice versa is sprake van een negatief prijsverschil.

Volgordelijkheid bij de controle van aantallen

Het controleren van aantallen vindt plaats op volgorde van het moment van koppelen bestelling en factuur. Voorbeeld:

  • Bestelling: 10 stuks
  • Factuur #1: 9 stuks
  • Factuur #2: 2 stuks

Als factuur #1 als eerste gekoppeld wordt aan de bestelling, dan zal deze als correct beoordeeld worden en factuur #2 als incorrect. Vice versa zal factuur #2 als correct beoordeeld worden en factuur #1 als incorrect.

Weergave van beoordeling resultaten

De beoordeling van inkoopfacturen wordt op de volgende wijze weergegeven:

  • In boekingsoverzichten (o.a. bij Niet compleet, Te controleren en Autorisatie / Afgekeurd) wordt de beoordeling weergegeven in de kolom 'Inkoopfactuur beoordeling'.
  • In het boekingsscherm wordt de beoordeling weergegeven met het veld 'Inkoopfactuur beoordeling'. Daarnaast worden regels en velden groen (correct) of rood (gemarkeerd) op basis van hun beoordeling.

Opnieuw beoordelen

Facturen worden in de volgende gevallen automatisch opnieuw beoordeeld:

  1. Na het wijzigen van een factuur door een gebruiker.
  2. Als een factuur als incorrect beoordeeld is en een gekoppelde bestelling wijzigt in het ERP-/boekhoudpakket. Ook het verwerken van een (magazijn)ontvangst valt hieronder.

Ook is het mogelijk om facturen handmatig opnieuw te beoordelen:

  • In boekingsoverzichten is de bulkactie 'Inkoopfactuur opnieuw beoordelen' beschikbaar.
  • In het boekingsscherm is de knop 'Inkoopfactuur opnieuw beoordelen beschikbaar':

Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door gebruikers met de benodigde rechten.

Handmatig beoordelen

Het is mogelijk om de automatische beoordeling te overrulen en een factuur handmatig als correct te beoordelen:

  • In boekingsoverzichten is de bulkactie 'Inkoopfactuur beoordeling wijzigen' beschikbaar.
  • In het boekingsscherm is de knop 'Inkoopfactuur beoordeling wijzigen':

Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door gebruikers met de benodigde rechten.

Na het handmatig beoordelen van een factuur zal deze niet meer automatisch beoordeeld worden.

Integratie met autorisatie

Voorwaardelijke autorisatie

Het veld 'Inkoopfactuur beoordeling' is beschikbaar voor voorwaardelijke autorisatie. Op deze wijze is het mogelijk een autorisatieproces in te richten waarbij alleen incorrecte facturen handmatig goedgekeurd hoeven te worden door medewerkers.

Automatisch afkeuren van incorrecte facturen

Incorrecte inkoopfacturen kunnen automatisch afgekeurd worden in het autorisatieproces, zodat deze facturen bij Autorisatie / Afgekeurd terecht komen voor opvolging. Nadat een factuur alsnog als correct beoordeeld wordt, bijvoorbeeld omdat een ontvangst verwerkt is of een creditnota ontvangen is, kan de factuur opnieuw geautoriseerd worden en alsnog goedgekeurd worden.

Als een factuur automatisch afgekeurd wordt tijdens autorisatie, dan wordt automatisch een opmerking toegevoegd aan de boeking waarin de reden van afkeuring toegelicht wordt.

Schakel bij een autorisatieschema de optie 'Incorrecte inkoopfacturen automatisch afkeuren' in om deze functionaliteit te activeren.

Automatisch opnieuw autoriseren na herbeoordeling

Incorrecte inkoopfacturen die afgekeurd zijn kunnen automatisch opnieuw geautoriseerd worden als deze alsnog als correct beoordeeld worden in een herbeoordeling. Schakel bij een autorisatieschema de optie 'Afgekeurde incorrecte inkoopfacturen automatisch opnieuw autoriseren na herbeoordeling als correct' in om deze functionaliteit te activeren.

Heeft u het antwoord gevonden?