Naar de hoofdinhoud
Koppeling met SAP Business One
Jèsel Broekema avatar
Geschreven door Jèsel Broekema
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Introductie

Deze handleiding beschrijft de stappen die nodig zijn om Zenvoices te koppelen aan SAP Business One.

Om de koppeling te realiseren dienen de volgende onderdelen geïnstalleerd te worden op een server van de klant:

  • Zenvoices SAP Business One web service: dit is een software onderdeel van Zenvoices. Het Zenvoices platform communiceert via het internet met deze webservice, welke vervolgens communiceert met SAP Business One via SAP Business One DI API. Deze webservice wordt gehost in IIS.

Wil je meer weten over hoe de koppeling beveiligd is en welke gegevens uitgewisseld worden? Bekijk dan dit document met meer informatie hierover.

Vragen, opmerkingen of tips? Neem contact met ons op via de chat, support@zenvoices.com of +31 (0)85 3038853.

Voorbereiding

Zie Voorbereiding door systeembeheerder SAP Business One voor de installatie eisen en vereiste voorbereidingen door systeembeheerder.

Installatie

Log in op een server van de klant en doorloop onderstaande stappen.

Benodigdheden

  • Van de systeembeheerder:

    • WAN IP of hostnaam

    • Doorgestuurde poort (indien deze afwijkt van standaard 8900)

    • Toegang tot de server waarop de installatie dient plaats te vinden

    • SAP Business One logingegevens van de aangemaakte koppelgebruiker

  • Van de klant:

    • SAP Business One logingegevens van een gebruiker met volledige rechten (om te testen)

    • Lijst met te koppelen administraties en dagboeken

    • Toegang tot de Zenvoices omgeving

Zenvoices SAP Business One web service installatie

  1. Pak de bestanden uit in een directory (bijv. C:\Zenvoices\SAP Business One web service\).

  2. Maak een nieuwe website aan in IIS met de naam “Zenvoices SAP Business One web service” en koppel deze aan de directory.

  3. Installeer een geldig SSL certificaat en maak een HTTPS binding aan met dit certificaat. Indien de klant niet over een SSL certificaat beschikt, dan kan een certificaat van Zenvoices gebruikt worden. Neem contact op met support om dit certificaat op te vragen. Bekijk hier de handleiding voor het installeren van een SSL certificaat.

  4. Open appsettings.json met een tekst editor en wijzig de volgende gegevens (indien nodig):

    1. Archief directory (Zenvoices.ArchiveDirectory): de directory waarin archiefstukken tijdelijk opgeslagen moeten worden. Gebruik bijvoorbeeld C:\Zenvoices\Archive temp. Zorg dat het IIS proces toegang heeft tot deze map. Dit doe je bijv. door de lokale groep IIS_IUSRS write toegang te geven tot deze map.

    2. Secret token (Zenvoices.SecretToken): genereer deze bijvoorbeeld met https://lastpass.com/generatepassword.php en gebruik lengte 32. Genereer een token alleen uit letters en cijfers bestaat om XML encoding fouten te voorkomen.

  5. Verifieer daarna dat de IIS website niet meer toegankelijk is door deze te openen in een browser. Er moet een 401 fout weergegeven worden als je http://localhost:8900/api/masterdata/authenticate aanroept. Dit bevestigt dat de extra beveiliging werkt.

  6. Zorg dat het IIS proces toegang heeft tot de digitale archief directory die in SAP Business One geconfigureerd is (zie hoofdstuk ‘Uitleg digitaal archief’). Dit doe je bijv. door de lokale groep IIS_IUSRS write toegang te geven tot deze map.

Administraties koppelen

Doorloop onderstaande stappen in Zenvoices voor elke te koppelen administratie.

Let op: per SAP Business One administratie wordt een boekhoudpakket koppeling aangemaakt in Zenvoices.

  1. Ga in Zenvoices naar Beheer / Omgeving / Boekhoudpakket koppelingen, Nieuwe boekhoudpakket koppeling en kies SAP Business One.

  2. Vul de gevraagde gegevens in:

    1. API url: de URL waarop Zenvoices SAP Business One web service bereikbaar is via het internet. Bijvoorbeeld: https://ipadresklant:8900/

    2. Secret token: het in de appsettings.json ingestelde secret token.

    3. Database servernaam: hostname/IP-adres en poort (optioneel) van de SAP Business One database server. Dit is te achterhalen door SAP Business One client te starten en bij het inloggen op ‘Change Company’ te klikken. De servernaam is terug te vinden bij het tweede veld rechtsachter Current Server.

    4. Administratie database naam: databasenaam van de te koppelen administratie

    5. Gebruikersnaam: gebruikersnaam van de koppelgebruiker

    6. Wachtwoord: wachtwoord van de koppelgebruiker

    7. Database servertype: server type van de database.

  3. Klik op Volgende om de koppeling te testen. Als de koppeling werkt, dan wordt een lijst met administraties getoond. Hierin wordt altijd één administratie weergegeven.

  4. Stel de standaard administratie gegevens in in Zenvoices: valuta en land (optioneel).

  5. Test de koppeling door de volgende acties uit te voeren:

    1. Lees een test factuur in.

    2. Maak een relatie aan vanuit het boekingsscherm in Zenvoices.

    3. Sla de boeking op zodat deze geëxporteerd wordt naar SAP Business One.

    4. Controleer het resultaat in SAP Business One: controleer of de boeking en het archiefstuk te raadplegen zijn. Verwijder de gegevens naderhand.

Installatie documenteren

Documenteer de gegevens van de installatie en eventuele bijzonderheden. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld dit template. Verstrek deze documentatie ook aan de systeembeheerder van de klant.

Na de installatie

Aandachtspunten bij het updaten van SAP Business One

Je kan er vanuit gaan dat Zenvoices compatible is met updates van SAP Business One. Nieuwe versies worden door ons getest en indien nodig passen we onze software aan.

Updaten van Zenvoices SAP Business One web service

Er kunnen nieuwe versies van de Zenvoices SAP Buisiness One web service beschikbaar komen. Als het een noodzakelijke update is, dan zullen wij de klant of onze installatiepartner hierover informeren.

Volg de volgende procedure voor installeren van een update:

  1. Stop de IIS website van Zenvoices SAP Business One web service

  2. Overschrijf alle bestanden behalve appsettings.json

  3. Start de IIS website

  4. Test vanuit Zenvoices of de koppeling werkt

Documentatie

Uitleg digitaal archief

Archiefstukken worden tijdelijk opgeslagen in de hiervoor ingestelde directory (SBO.ArchiveTempDirectory). SAP Business One kopieert de archiefstukken uit deze directory naar het in SAP Business One ingestelde documentpad (bij Administration / System Initialization / General Settings / Path / Attachments folder).

Het volgende formaat wordt gehanteerd als bestandsnaam van archiefstukken: “{crediteurnummer}-{factuurnummer}-{boekstuknummer}-{bijlagenummer}.{bestandsextensie}”.

De directory voor tijdelijke opslag van archiefstukken wordt leeggemaakt wanneer de SAP Business One web service gestart wordt.

Bekende foutmeldingen

Release notes

Versie 1.11 (18-10-2023)

  • Fixed: not being able to create credit purchase invoices with lines linked to purchase orders.

Versie 1.10 (10-8-2023)

  • Fixed: create financial transaction error handling.

Versie 1.9 (28-6-2023)

  • Fixed: “A transaction is already active” error message after exporting a transaction failed.

Versie 1.8 (24-5-2023)

  • New: SAP Business One connection pooling to optimize performance

Versie 1.7 (26-1-2023)

  • Opgelost: “VAT allocation code is a mandatory field” foutmelding bij het exporteren van boekingen in Italiaanse administraties die werken met SAP Business One versie 10.0 of nieuwer.

Versie 1.6 (2-9-2022)

  • Opgelost: Korting % en Totaal (EV) velden van inkoopfactuurregels die gekoppeld zijn aan bestellingregels of goederenontvangstregels worden niet goed gevuld.

Versie 1.5 (2-9-2022)

  • Opgelost: DocEntry van aangemaakte inkoopfacturen wordt verkeerd teruggegeven.

Versie 1.4 (16-8-2022)

  • Nieuw: ondersteuning toegevoegd voor het relatie btw-code veld.

  • Gewijzigd: target .NET framework gewijzigd van .NET 5.0 naar .NET 6.0

Versie 1.3 (11-8-2022)

  • Nieuw: ondersteuning voor het “Prijs per eenheid” boeking/inkoopfactuur veld toegevoegd.

Versie 1.2 (16-5-2022)

  • Gewijzigd: prijzen in inkoopfacturen boeken op regelniveau als stukprijs i.p.v. een totaalkorting op factuurniveau.

  • Opgelost: “[PCH1.AcctCode] Field cannot be updated” foutmelding bij het exporteren van inkoopfacturen.

Versie 1.1 (8-2-2022)

  • Opgelost: boekstuknummer wordt niet juist teruggegeven

Versie 1.0 (30-9-2021)

  • Eerste versie

Was dit een antwoord op uw vraag?