De informatie in dit artikel heeft betrekking op Premium administraties.

Je kunt variabelen gebruiken om terugkerende boekingen automatisch te voorzien van de juiste omschrijvingen en betalingsreferentie. Hierdoor hoef je boekingsvoorstellen niet meer handmatig aan te vullen of te corrigeren.

Voorbeeld

Stel je gebruikt altijd de omschrijving 'Telefoonkosten [maand]-[jaar]' voor facturen van KPN, bijvoorbeeld 'Telefoonkosten 08-2019'. Je vult deze omschrijving handmatig in bij iedere boeking. Zenvoices kan dit echter automatisch voor je doen op basis van de factuurdatum.

Hiervoor gebruik je eenmalig in plaats van '[maand]-[jaar]' het variabel '{factuurdatummaandjaar|kort}'. De volledige omschrijving wordt dan:
'Telefoonkosten {factuurdatummaandjaar|kort}'. In toekomstige boekingen zal vervolgens automatisch de juiste periode overgenomen worden in het omschrijving veld en hierdoor hoef je boekingen niet meer handmatig te wijzigen.

Variabelen invoegen

In de kop en regel 'Omschrijving' velden van een boeking kun je variabelen gebruiken. Je voegt variabelen in door een accolade "{" te typen, waarna het variabel selectiescherm verschijnt. In het selectiescherm zie je de beschikbare variabelen, met daarbij een voorbeeld op basis van de huidige boeking.

Je ziet een voorbeeld van de uiteindelijke waarde van het veld wanneer je de muis over het oog icoontje in het invoerveld beweegt:


Na het opslaan van de boeking kun je ook in het 'Boeking details' venster een voorbeeld van de boeking bekijken:

Variabelen kunnen ook gebruikt worden in boekingstemplates en de standaard boekingsomschrijvingen van dagboeken.

Lijst met variabelen

De volgende variabelen zijn beschikbaar:

  • boekjaar.

  • documentafzendernaam: naam van de afzender van het ingelezen document.

  • documentbestandsnaam: bestandsnaam van het ingelezen document.

  • documentonderwerp: onderwerp van het ingelezen document.

  • factuurdatum*.

  • factuurdatumdag*: dag van de factuurdatum, bijvoorbeeld 24 bij factuurdatum 24-8-2019.

  • factuurdatumjaar*: jaar van de factuurdatum, bijvoorbeeld 2019.

  • factuurdatumkwartaal*: kwartaal van de factuurdatum, bijvoorbeeld '1e kwartaal' bij factuurdatum 24-8-2019.

  • factuurdatummaand of factuurdatummaand|kort*: maand van de factuurdatum, bijvoorbeeld 8 bij factuurdatum 24-8-2019.

  • factuurdatummaand|lang*: zelfde als bovenstaande variabel, maar dan de volledige maand naam. Bijvoorbeeld maart bij factuurdatum 24-8-2019.

  • factuurdatummaandjaar|kort*: maand-jaar van de factuurdatum in het formaat maandnummer-jaar (bijvoorbeeld 08-2019).

  • factuurdatummaandjaar|lang*: gelijk aan bovenstaande variabel, maar dan in het formaat maandnaam-jaar (bijvoorbeeld januari-2019).

  • factuurdatumweeknummer*: weeknummer van de factuurdatum.

  • factuurnummer.

  • herkendebetalingsreferentie: de in het document herkende of ingelezen betalingsreferentie.

  • kopkostendragercode: de kostendrager code van de boeking.

  • kopkostenplaatscode: de kostenplaats code van de boeking.

  • kopomschrijving: omschrijving van de boeking. Alleen beschikbaar voor regels.

  • kopprojectcode: de project code van de boeking.

  • periode.

  • regelartikelcode: de artikel code van de boekingsregel.

  • regelgrootboekrekeningcode: de grootboekrekening code van de boekingsregel.

  • regelkostendragercode: de kostendrager code van de boekingsregel.

  • regelkostenplaatscode: de kostenplaats code van de boekingsregel.

  • regelmedewerkercode: de medewerker code van de boekingsregel.

  • regelprojectcode: de project code van de boekingsregel.

  • regelprojectitemcode: de project item code van de boekingsregel.

  • regelverplichtingcode: alleen beschikbaar voor regels in AFAS administraties waarbij gebruik wordt gemaakt van verplichtingen.

  • relatiecode.

  • relatienaam.

Verhogen/verlagen

Variabelen met een * ondersteunen de optie verhogen/verlagen. Voorbeeld: voor de maand voor de factuurdatum gebruik je {factuurdatummaandjaar|kort-1}, voor de maand na de factuurdatum {factuurdatummaandjaar|kort+1}, voor twee maanden na de factuurdatum {factuurdatummaandjaar|kort+2}, etc.

Variabel lengte beperken

De maximale lengte van een variabel kan je op de volgende manieren beperken:

  • {variabelnaam, n}, waarbij n het maximaal aantal tekens is: de eerste n tekens van de variabelwaarde worden overgenomen.

  • {variabelnaam, nR}, waarbij n het maximaal aantal tekens is: de laatste n tekens van de variabelwaarde worden overgenomen.

Voorbeelden:

Factuurnummer is 12345678.

  • {factuurnummer, 6}: 123456

  • {factuurnummer, 4}: 1234

  • {factuurnummer, 4R}: 5648

  • {factuurnummer, 6R}: 345648

Heb je het antwoord gevonden?